Die 3 größten Fehler am digitalen Arbeitsplatz - und wie man sie vermeidet

Zahlreiche Unternehmen machen bei der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes entscheidende Fehler. Woran Digital-Workplace-Projekte am häufigsten scheitern und welche Lösungen es gibt, beschreibt dieser Artikel.

Funktionierende digitale Arbeitsplätze sind ein entscheidender Baustein in der Zukunftsstrategie eines Unternehmens. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Flache Hierarchien und flexible Arbeitszeiten führen zu mehr Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter. Digital Workplaces ermöglichen das gemeinsame Arbeiten an unterschiedlichen Orten. Firmen haben somit die Möglichkeit, sich gezielt Fachkompetenz ins Team zu holen – standortunabhängig und auf Zeit. Digitale Arbeitsplätze wirken sich auch unmittelbar auf die Produktivität aus: Denn Mitarbeiter, die durch neue Tools eine Verbesserung ihres Arbeitsalltags erleben, sind in der Regel motivierter und arbeiten effektiver.

Wie jede Neuerung bringt jedoch auch die Einführung digitaler Arbeitsplätze im Unternehmen Herausforderungen mit sich. Damit die Einrichtung von Digital Workplaces gelingt, geben wir Ihnen im Anschluss einige Lösungsvorschläge zur Überwindung der drei größten Hürden mit an die Hand.                                                

Der digitale Arbeitsplatz: Die drei größten Hürden und wie man sie gekonnt meistert

Herausforderung 1: Kommunikationschaos durch zu viele Tools

Digitale Arbeitsplätze zeichnen sich durch flexible Kommunikationsmöglichkeiten und einen direkten Zugriff auf alle wichtigen Daten eines Projektes aus: Abteilungsübergreifende Videokonferenzen sollten ebenso möglich sein, wie die Arbeit an gemeinsamen Bildschirmen und das Versenden von Nachrichten in Echtzeit. Werden digitale Tools jedoch häppchenweise eingeführt, entsteht ein Dickicht aus unterschiedlichsten Systemen, die nicht miteinander kompatibel sind, sodass im schlimmsten Fall eine schnelle Kommunikation unmöglich wird und Mitarbeiter viel Zeit mit nicht funktionierender Technik verschwenden.

Die Lösung

Führen Sie eine gründliche IT-Konsolidierung durch und konzentrieren Sie sich auf wichtige Tools, die miteinander kompatibel sind und alle Anforderungen des digitalen Arbeitsplatzes erfüllen. Überflüssige Anwendungen sollten Sie entfernen – somit sparen Sie zusätzlich Lizenzgebühren und Wartungskosten ein. Schaffen Sie eine Plattform, auf der alle Anwendungen zusammenlaufen, sodass auch die abteilungsübergreifende Kommunikation reibungslos abläuft. Achten Sie darauf, dass zukünftige Anschaffungen stets im Hinblick auf die gesamte digitale Struktur erfolgen.

Herausforderung 2: Fehlende IT-Infrastruktur

Um digitale Tools erfolgreich zu nutzen, ist eine zukunftsfähige IT-Struktur unerlässlich. Doch in vielen Firmen wird diese wichtige Schnittstelle zwischen Unternehmen, Mitarbeitern und Kunden vernachlässigt. Veraltete Systeme und fehlendes Fachpersonal sorgen für Ausfälle: Verprellte Kunden, deren Mails nicht zugestellt werden, oder fehlgeleitete Nachrichten innerhalb des Unternehmens sind nur einige der Folgen. Anstelle eines kompetenten Systemadministrators hat möglicherweise ein früherer Praktikant den Server eingerichtet. Im Falle eines technischen Problems weiß deshalb niemand, was zu tun ist.

Die Lösung

Richten Sie im gesamten Unternehmen eine einheitliche IT-Lösung ein und setzen Sie an diesem neuralgischen Punkt auf Fachkompetenz: Mitarbeiter, deren Hauptaufgabe die Systemadministration ist, kennen alle Passwörter und greifen umgehend ein, wenn es zu technischen Problemen kommt – so sind die Systeme stets auf dem neuesten Stand und vor Datenlecks geschützt. Dank eines kompetenten Mitarbeiters, der das gesamte System überblickt, ist auch die Implementierung neuer digitaler Tools problemlos umsetzbar.

Herausforderung 3: One-Man-Show statt Teamwork

Damit digitale Arbeitsplätze zu einem Erfolg werden, müssen alle an einem Strang ziehen. Es macht wenig Sinn, wenn Einzelpersonen Maßnahmen anordnen, ohne auf die Anforderungen der einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter zu achten – denn der digitale Arbeitsplatz der Zukunft steht auch für effektive Teamarbeit. In Zukunft werden Mitarbeiter an verschiedenen Orten arbeiten und teilweise nur digital miteinander kommunizieren: Ohne einen Teamspirit und eine gemeinsame Motivation kann schnell ein Gefühl von Isolation entstehen – was bei den Mitarbeitern zu Frust und somit zu einem geringeren Einsatz für die Ziele des Unternehmens führen kann.                                                                                 

Die Lösung

Ein Studie der Stanford University zeigt, dass Mitarbeiter wesentlich effektiver und motivierter arbeiten, wenn sie ein Gemeinschaftsgefühl haben – das gilt auch für diejenigen, die nicht unmittelbar vor Ort arbeiten. Tools, die gezielt die Kommunikation innerhalb von Teams ermöglichen, helfen dabei ebenso wie das Definieren eines gemeinsamen Ziels und die Berücksichtigung der Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter. Fragen Sie nach: Welche technischen Möglichkeiten erleichtern die Arbeit und welche Form der Kommunikation funktioniert am besten? Mit diesen Vorgaben können Sie passgenaue digitale Arbeitsplätze einrichten, die auch die Mitarbeiter motivieren. Wenn Sie zusätzlich auf gut funktionierende Teams achten, die sich gegenseitig ergänzen, wird digitales Arbeiten langfristig zum Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen.                                                                           

Umdenken ist gefragt!

Um digitale Arbeitsplätze erfolgreich einzurichten, sollten Unternehmen sowohl im Bereich Technik als auch Mitarbeiterführung umdenken: Die gesamte IT-Infrastruktur gehört auf den Prüfstand – mit dem Ziel einheitliche IT-Lösungen und kompatible Tools für das gesamte Unternehmen zu schaffen. Gleichzeitig müssen Hierarchien und Zeitpläne neu gedacht werden, sodass Mitarbeiter einen direkten Nutzen durch den digitalen Arbeitsplatz spüren und sich als Teil eines Teams verstehen. Wenn all dies gelingt, ist der digitale Arbeitsplatz ein Erfolg versprechender Faktor für die Zukunftsstrategie Ihres Unternehmens.

 

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