Change Management in der IT: Widerstände erfolgreich überwinden

Im Vordergrund sehen Sie zwei Bildschirme, Kopfhörer und ein Smartphone platziert auf einem schwarzen Schreibtisch. Im Hintergrund steht eine grüne Pflanze.

Wer die Digitalisierung in seinem Unternehmen vorantreiben möchte, setzt früher oder später auf den Einsatz neuer Tools und Softwares. Diese treffen bei den Mitarbeitern nicht immer auf Gegenliebe: Der Widerstand gegen Änderungen im gewohnten Arbeitsablauf ist oft groß. Wir verraten, wie Sie Widerstände gegen IT-Projekte in Ihrem Unternehmen mit erfolgreichem Change Management überwinden.

Veränderte Prozesse? - nicht mit mir! Warum sich Mitarbeiter wehren

Neue IT-Projekte bedeuten für Mitarbeiter häufig vor allem eines: Erzwungene Änderungen in ihrem Arbeitsalltag, auf die sie gerne verzichten würden. Abhängig von der Art der Veränderung und dem Unternehmen entstehen bei Mitarbeitern schnell Ängste und Unsicherheiten, die Sie als Unternehmer ernst nehmen sollten.
Eine weit verbreitete Unsicherheit bei technischem Wandel ist die Angst um den eigenen Job. Noch immer ist die Digitalisierung mit der Angst verbunden, dass massenhaft Arbeitsplätze verloren gingen. Dabei zeigen Studien, dass inzwischen viele Mittelständler neue Jobperspektiven durch die digitale Transformation in ihrem Unternehmen erwarten. Gerade ältere Mitarbeiter fürchten zudem, dass sie den ständigen Herausforderungen durch Innovationen nicht mehr gerecht werden können und hinter jüngeren Mitarbeitern zurückbleiben. Hier sind Sie als Unternehmen gefragt: Stärken Sie das Selbstvertrauen Ihrer Mitarbeiter und machen Sie deutlich, dass Sie jeden einzelnen beim technischen Wandel mitnehmen möchten.
Neben den Ängsten und Unsicherheiten ist eine weitere Ursache für Widerstände in der IT, dass Mitarbeiter den Wandel für unnötig halten. Das Credo: „Bislang hat doch auch immer alles geklappt“ ist sehr verbreitet. Bei Neuerungen in der IT entsteht zudem schnell der Eindruck, dass die IT-Experten im Unternehmen keine Ahnung vom täglichen Arbeitsablauf im Unternehmen hätten und daher die geschäftlichen Bedürfnisse nicht verstehen könnten.

Change Management zur Konfliktprävention

Wenn Sie sich eine erfolgreiche Implementierung des neuen IT-Projekts wünschen, sollten Sie die Ängste Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen. Studien zeigen, dass die Benutzerakzeptanz etwa 70 Prozent der Wertschöpfung und Rentabilität einer Software ausmacht. Dementsprechend kommt dem Change Management eine bedeutende Rolle zu: Als Präventionsmaßnahme sollte es alle bedeutenden IT-Projekte in Ihrem Unternehmen begleiten und sicherstellen, dass Sie Widerstände in der Belegschaft bewältigen und Akzeptanz bei den Mitarbeitern schaffen. Schulungen für den Umgang mit der neuen Software greifen dabei zu kurz .

Im besten Fall setzt das Change Management lange vor der Einführung der neuen Software ein und wird von einem Projektteam koordiniert, das gemeinsam an einem Strang zieht. Entwickeln Sie gemeinsam im Team eine Kommunikationsstrategie, die aus verschiedenen Phasen besteht. Klären Sie zunächst, welche Informationen Sie an die Mitarbeiter vermitteln möchten. Hier sollten vor allem die Fragen im Vordergrund stehen, welchen Nutzen die Einführung der neuen Software mit sich bringt und welchen konkreten Einfluss diese auf den Arbeitsalltag der Belegschaft hat. Machen Sie gleichzeitig deutlich, was gleich bleibt: So vermitteln Sie Ihren Angestellten bestenfalls ein Gefühl der Beständigkeit und vermindern die Angst, dass plötzlich alles anders wird.

Wenn Sie die Ziele Ihrer Kommunikationskampagne vorerst definiert haben, geht es an die weitere Planung. Zu welchem Zeitpunkt kommunizieren Sie welche Informationen auf welchem Kanal an die Mitarbeiter? Die Wahl der geeigneten Maßnahmen ist abhängig von der Größe des Unternehmens, der vorhandenen Kommunikationspolicy und der vorliegenden Ressourcen und Kanäle. Mögliche und geeignete Kommunikations-Maßnahmen zur Vermittlung Ihrer Change Prozesse können z. B. persönliche Kommunikationswege wie ein Meeting mit der gesamten Belegschaft oder Themen-Workshops sein.  Aber auch klassische interne Kommunikationsmittel wie ein Artikel im hauseigenen Newsletter bzw. der Mitarbeiterzeitschrift oder eine detaillierte Informationsseite im unternehmenseigenen Intranet (wenn vorhanden) sind sinnvoll.

Wichtig ist aber vor allem: Die Kommunikation sollte  keinesfalls einseitig sein. Mitarbeiter fühlen sich ernst genommen, wenn sie noch vor der Einführung des Projekts nach ihrer Meinung und ihren Wünschen gefragt werden. Diese können Sie durch Umfragen oder einzelne bzw. Gruppeninterviews in Erfahrung bringen.

In einem weiteren Schritt steht die rollenbasierte Schulung des Teams im Vordergrund. Wichtig ist hier, dass die Mitarbeiter individuell aufgeklärt werden und sich Zeit nehmen können, um mit den Änderungen vertraut zu werden. Je besser Sie auf die Wünsche, Ängste und Herausforderungen der Belegschaft eingehen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Implementierung des IT-Projekts ein Erfolg wird.

Das Management in die Kommunikation mit einbinden

Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens sollten keinesfalls das Gefühl bekommen, dass die IT-Abteilung in den Arbeitsalltag eingreift und allen das Leben schwerer macht. Daher ist es sinnvoll, dass Management in die Kommunikation mit einzubinden. Newsletter oder Rund-E-Mails sollten bestenfalls im Namen der Geschäftsführung verfasst werden. So entsteht im Team der Eindruck, dass die Chefetage rückhaltlos hinter dem Projekt steht und sich eine gute Umsetzung wünscht. Gleichzeitig sollte auch nicht der Eindruck eines Top-Down-Ansatzes entstehen. Hier ist Fingerspitzengefühl im Umgang mit den Angestellten gefragt.

Change Management ist eine wichtige Methode, um Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erreichen und eine neue Unternehmenskultur auf dem Weg zur New Work zu schaffen. Nur wenn die Geschäftsführung und das Team an einem Strang ziehen, wird die digitale Transformation im eigenen Unternehmen gelingen.

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