smapOne – Die digitale Lösung für effiziente Maschinenwartung und -inspektion
Digitale Wartungsdokumentation in Minuten – 100 % normkonform nach ISO 9001
Installation, Wartung und Inspektion von Maschinen erfordern präzise Protokollierung. Mit smapOne transformieren Sie analoge Prozesse in effiziente digitale Workflows – ohne Programmieraufwand und mit garantierter Compliance-Sicherheit.
So revolutionieren Sie Ihr Instandhaltungsmanagement:
Mobile Erfassung vor Ort – Dokumentieren Sie Verschleißwerte, Schmierintervalle und Sicherheitschecks offlinefähig direkt an der Maschine – auch in Produktionshallen ohne Netzempfang.
Automatisierte Inspektionsberichte – Generieren Sie ISO-9001-konforme Protokolle inklusive QR-Code-Scans und Fotonachweisen per Klick.
Intelligente Pflichtfelder – Die App erinnert Techniker an vergessene Einträge wie Hydraulikdruckmessungen, Lagerstellungsprüfungen oder Ersatzteilprotokolle.
Vorher
Zeitaufwand:
Stundenlange manuelle Protokollierung auf Papierchecklisten – Nachträgliche Übertragung von Verschleißwerten und Sichtprüfungen in Excel verursacht Produktionsverzögerungen.Fehleranfälligkeit:
30% der Wartungsprotokolle enthalten unvollständige Einträge zu Schmierintervallen, fehlende Fotos von Lagerdefekten oder falsche Messwerte bei Hydraulikdrucktests.Archivierung:
Zettelwirtschaft – Papierberichte zu Inspektionen verschwinden in Werkstattschränken, Excel-Dateien werden nicht synchronisiert oder gehen bei Personalwechsel verloren.Compliance-Risiko:
Stress bei Zertifizierungsaudits – Prüfer finden lückenhafte Nachweise nach ISO 9001 oder veraltete Kalibrierungsdaten von Messgeräten. Vertragsstrafen bis zu 40.000 € möglich.Kommunikation:
E-Mails & Telefonate – Unterschriften auf Sicherheitschecks oder Mängelbilder werden verzögert an die Instandhaltungsleitung übermittelt.
Nachher
Zeitersparnis:
60% schnellere Dokumentation durch mobile Erfassung an Maschinen und automatische Generierung ISO-konformer Berichte (inkl. EN 13306-Vorlagen).Präzision:
100 % vollständige Wartungsdaten – Pflichtfelder und Foto-Upload sorgen für normkonforme und lückenlose Dokumentation.Archivierung:
Zentrale Cloud-Speicherung aller Wartungsberichte, Ersatzteilhistorien und IoT-Sensordaten – revisionssicher abrufbar für Audits oder Herstelleranfragen.Compliance-Sicherheit:
Automatische Vorlagen nach BetrSichV und Maschinenrichtlinie 2006/42/E. Keine Beanstandungen mehr bei TÜV-Prüfungen.Reibungslose Kommunikation:
Echtzeit-Synchronisation – Freigaben mit digitalen Unterschriften der Schichtleiter und Fotos kritischer Komponenten landen sofort im MES/ERP-System.
Bauen Sie Ihre Wartungs-App in 3 einfachen Schritten
Erstellen
Verwenden Sie ein Template oder erstellen Sie Ihre eigene App nach Ihren Anforderungen.
Verteilen
Teilen Sie Ihre individuelle Wartungs-App sofort, damit Ihr Team von überall aus Bewertungen durchführen kann.
Managen
Erfassen, Speichern und Abrufen von Wartungsdaten in Echtzeit, so dass Sie einen klaren Überblick über die Fortschritte bei der Einhaltung der Vorschriften haben.
So funktioniert's
- Erstellen Sie maßgeschneiderte Inspektionsprotokolle per Drag-and-Drop – ohne Programmierkenntnisse.
- Erfassen Sie Daten an Maschinen (Offline-Datenerfassung ist möglich).
- Generieren Sie mit einem Klick normgerechte Berichte
- Teilen Sie Protokolle sofort mit Kollegen und Systeme.
- Durch Rest-API in unzählige Systeme und Plattformen integrierbar
Key Features für Digitale Maschinenwartung
- Mobile Offline-Erfassung von Wartungsdaten direkt an Maschinen (auch ohne Netz)
- ISO-9001-Vorlagen mit automatischen Updates für Normen wie BetrSichV
- SAP/MES-Integration für Arbeitsaufträge und Ersatzteilmanagement
- Revisionssichere Protokolle mit digitalen Unterschriften (eIDAS-konform)
- Automatisierte Berichte inkl. Lebenszyklusanalysen und Kostentrends
- Echtzeit-Monitoring via IoT-Sensoren für OEE-Kennzahlen
Weitere Einsatzszenarien für Protokolle, die unsere Kunden bereits umgesetzt haben
- Umlagerung von Waren:
Effiziente Lagerplatzzuordnung und -optimierung - Maschinenaufmaß:
Digitale Übersicht für alle Maschinenanforderungen - Instandhaltung:
Instandhaltungsarbeiten direkt per App dokumentieren
Lernen wir uns kennen!
Vereinbaren Sie eine individuelle Beratung mit unseren Spezialisten und entdecken Sie, wie smapOne Ihre Prozesse bei Inspektion, Wartung und Instandhaltung revolutioniert!
Der größte Vorteil von smapOne ist, dass wir endlich auswertbare Daten haben und flexibel darauf zugreifen können. Das spart uns nicht nur Zeit, sondern macht unsere Prozesse deutlich effizienter. So haben wir die Möglichkeit, fundierte Entscheidungen mit mehr Präzision zu treffen.
Ursprünglich waren wir auf der Suche nach einer Audit-App. smapOne hat uns dann noch mehr geboten: Es war schnell klar, dass es zahlreiche Papierprozesse in unserer Produktion gibt, die wir mit einer smap digitalisieren und somit vereinfachen können. Die Möglichkeit, diese Prozesse selbst zu digitalisieren, ohne Hilfe z.B. der IT-Abteilung, war ein weiterer Pluspunkt. smapOne hat uns überzeugt.
Die Integration von smapOne in unser SAP und unser Ticketsystem war einfach und verlief sehr schnell. Ich habe noch nie eine so umfangreiche REST-API-Dokumentation gesehen. Auch die Zusammenarbeit mit den Technical Consultants war zuverlässig und klasse.
Wir nutzen smapOne bereits seit längerer Zeit für die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst. Mit Hinblick auf die Corona-Krise haben wir nun weitere Apps schaffen können, die uns z.B. bei der Zeiterfassung im Homeoffice unterstützen oder die Lieferscheinerfassung papier- und kontaktlos steuern. Toll ist, dass wir alle Apps nach unseren Bedürfnissen erstellen können.
Als Systemlieferant medizinischer Technologien müssen wir bei Mindray unsere Tätigkeitsnachweise im Außendienst nun nicht mehr zeitverzögert einsammeln oder umständlich einscannen. Stapel an Formularen wurden von smarten Apps auf mobilen Endgeräten abgelöst. smapOne schafft eine praktische Entlastung für uns und unsere Kunden!
»Prozesse im Facility Management müssen sich an die Kundenbedürfnisse anpassen, schnell und flexibel sein. Die Testphase hat gezeigt, dass man mit smapOne individuelle Anforderungen einfach auf das Smartphone bringen und Verwaltungsaufwände reduzieren kann. Das System folgt dem Prozess und nicht umgekehrt – Cleverer Service.«
»Beratung des Kunden in seinem Projektmanagementprozess ist mein Geschäft. Dabei führe ich aufschlussreiche Assessments mit den einzelnen Projektbeteiligten durch, um gezielt und rechtzeitig Schwachstellen im Projekt zu identifizieren und den positiven Projektverlauf zu unterstützen. Während des Assessments ist es wenig förderlich das Notebook als Blockade zwischen dem zu Interviewenden und mir zu haben. Hervorragend eigenen sich daher die Bearbeitung des Interviews auf einem mobilen Devices.«
Häufig gestellte Fragen
Wieso ist der Einsatz von smapOne in der Maschinenwartung und -inspektion besonders lohnenswert?
Gerade in der Maschinen- und Anlagenwartung müssen Unternehmen zahlreiche Prüfschritte, Inspektionsnachweise und regulatorische Vorgaben – wie etwa nach ISO 9001 oder BetrSichV – zuverlässig dokumentieren. Diese Anforderungen sind oft komplex, zeitaufwendig und in vielen Fällen noch papierbasiert.
Mit smapOne stellen Unternehmen sicher, dass alle relevanten Wartungs- und Inspektionsdaten strukturiert, konsistent und lückenlos erfasst werden – ohne dass Mitarbeitende durch umständliche Papierprozesse oder unübersichtliche Excel-Tabellen gebremst werden. So wird nicht nur die Einhaltung normativer Vorgaben vereinfacht, sondern auch die Effizienz in der Instandhaltung deutlich gesteigert und Stillstandszeiten reduziert.
Welche Vorteile hat die digitale Erfassung bei Wartung und Inspektion?
Bis zu 60 % Zeitersparnis, vollständige und fehlerfreie Wartungsprotokolle, höhere Prozesssicherheit, volle Audit-Bereitschaft nach ISO 9001 und BetrSichV sowie automatische Normkonformität – alles revisionssicher, transparent und ohne Medienbrüche.
Welche Prozesse lassen sich digitalisieren?
Grundsätzlich eignen sich alle Abläufe, die bisher noch auf Papier, in Excel-Tabellen oder anderen manuellen Listen dokumentiert werden. Typische Beispiele sind Inspektionsprotokolle, Wartungsnachweise, Verschleiß- und Schmiermittelkontrollen, Kalibrierungen, Ersatzteilhistorien und Sicherheitsprüfungen.
Besonders wertvoll ist der Einsatz von smapOne überall dort, wo Fotodokumentationen oder Sensordaten (z. B. bei Lagerdefekten, Hydrauliktests oder Temperaturüberwachungen) notwendig sind, um Vorgänge nachvollziehbar und revisionssicher festzuhalten.
Werden IT-Kapazitäten oder Entwickler benötigt?
Nein. Mit smapOne erstellen Fachbereiche ihre Anwendungen selbst – ohne Entwickler oder zusätzlichen IT-Aufwand. Nur bei der Anbindung an Drittsysteme ist IT-Unterstützung nötig. Digitale Formulare lassen sich hingegen vollständig ohne IT-Kapazitäten digitalisieren.
Sind digitale Formulare auch offline nutzbar?
Ja, alle Workflows funktionieren ohne Netz. Daten werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Wie sicher sind die Daten?
Die Daten werden verschlüsselt übertragen, DSGVO-konform verarbeitet und in zertifizierten Rechenzentren gehostet.
Wie schnell können wir starten?
Sofort. In weniger als einer Stunde erstellen und nutzen Sie Ihr erstes digitales Formular – intuitiv, flexibel und ohne aufwändige IT-Prozesse. Jetzt kostenfrei loslegen!
Insights & Ressourcen – auf einen Blick
Praxisstory: AAB digitalisiert Wartungsprotokolle
Maschinenbau & Service leicht gemacht
