smapOne – Die digitale Lösung für effizienten Wareneingang und -ausgang
Digitale Wareneingangs- und Ausgangsdokumentation in Minuten – 100% normgerecht nach § 377 HGB
Wareneingang, Qualitätskontrolle und Warenausgang erfordern präzise Protokollierung. Mit smapOne transformieren Sie analoge Checklisten und Papierformulare in effiziente digitale Workflows – ohne Programmieraufwand und mit garantierter Normkonformität nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs.
So revolutionieren Sie Ihre Wareneingangs- und Ausgangsprozesse:
Mobile Erfassung vor Ort – Dokumentieren Sie Lieferkontrollen, Transportschäden und Qualitätsprüfungen offlinefähig direkt an der Rampe oder im Lager
Automatisierte Prüfberichte – Generieren Sie § 377 HGB-konforme Protokolle inklusive Zeitstempel, Verantwortlichkeitsnachweis und Fotodokumentation per Klick
Intelligente Pflichtfelder – Die digitale Lösung erinnert Ihr Team an alle erforderlichen Einträge wie Mängelrügen, Lieferschein-Abgleich oder Wareneingangsprüfungen
Mit smapOne sparen Sie bis zu 50% der Dokumentationszeit und schaffen mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten – einfach, schnell und rechtssicher.
Vorher
Zeitaufwand:
Stundenlange Wareneingangsprozesse – manuelle Protokollierung auf Papier, Nachbereitung von Lieferscheinen und Qualitätsprüfungen im Büro.Fehleranfälligkeit:
25 % der Wareneingangsprotokolle enthalten unvollständige Prüfpunkte, fehlende Fotodokumentation der Lieferungen oder vergessene Mängelrügen.Archivierung:
Ordnerchaos – Papierberichte zu Wareneingangskontrollen verschwinden in Schubladen oder gehen bei Personalwechsel in der Logistik-Abteilung verloren.Compliance-Risiko:
Stress bei Kontrollen – Behörden finden lückenhafte Nachweise nach § 377 HGB oder veraltete Wareneingangsdokumentation. Verlust der Gewährleistungsrechte möglich.Kommunikation:
E-Mails & Faxe – Unterschriften von Lagermitarbeitern und Fotos der Warenschäden werden zeitverzögert nachgereicht.
Nachher
Zeitersparnis:
50 % schnellere Protokollierung durch digitale Erfassung vor Ort und automatische Generierung normgerechter Berichte nach § 377 HGB.Präzision:
100 % vollständige Protokolle dank Pflichtfeldern, GPS-getaggter Fotos und automatischer Plausibilitätsprüfung von Warenmengen und Qualitätsdaten.Archivierung:
Revisionssichere Cloud-Speicherung aller Wareneingangsdokumente – jederzeit abrufbar für Auditoren oder Gewährleistungsprüfungen.Compliance-Sicherheit:
Automatische Vorlagen nach § 377 HGB mit Echtzeit-Updates bei Gesetzesänderungen. Keine verlorenen Gewährleistungsrechte mehr bei Wareneingangsprüfungen.Reibungsloser Workflow:
Echtzeit-Synchronisation – Protokolle mit digitalen Unterschriften der Lagermitarbeiter landen sofort im System, wie bei RAFI GmbH mit 50 % Zeitersparnis bei der Transportschadenserfassung.
Dokumentieren mit Apps
Zum Best-Practice-Beispiel
Dokumentation in Logistik & Wareneingang – Ihre Lösung für mehr Effizienz
smapOne ersetzt Papier, Excel-Wildwuchs und manuelle Insellösungen durch strukturierte, mobile und nahtlos integrierbare Datenerfassung – direkt aus der Logistikabteilung.
Mit smapOne dokumentieren Ihre Mitarbeitenden Wareneingänge, Qualitätsprüfungen und Warenausgänge digital – standardisiert, revisionssicher und vollständig integrierbar in Ihre bestehenden Systeme.
Das schafft klare Abläufe und verlässliche Daten – für schnellere Prozesse, bessere Rückverfolgbarkeit und weniger Aufwand bei Audits und Reklamationen.
So funktioniert's
- Erstellen Sie individuelle Wareneingangs- und Ausgangsprotokolle per Drag-and-Drop – ohne Programmierkenntnisse.
- Erfassen Sie Daten direkt an der Rampe, im Hochregallager oder in der Qualitätssicherung – auch offline.
- Generieren Sie mit einem Klick normgerechte Berichte nach § 377 HGB, ISO 9001 und IFS Logistics.
- Teilen Sie Dokumentationen sofort mit Lagerteams, Qualitätsprüfern oder Ihrer Verwaltung.
- Nahtlos über REST-API in Ihr ERP-, WMS- oder SAP-System integrierbar.
Key Features für den digitalen Wareneingang und -ausgang
- Greifen Sie jederzeit auf Ihre Berichtsvorlagen nach § 377 HGB, ISO 9001 und IFS Logistics zu
- Offline-fähige mobile Erfassung auch bei schlechtem Empfang an Rampen, Block- und Hochregallagern
- Barcode- und QR-Code-Scan von Lieferscheinen, Artikeln und Palettenlabels
- Foto-Dokumentation von Warenzustand, Verpackung und Transportschäden mit GPS-Tagging
- Automatische PDF-Berichte mit allen relevanten Wareneingangs-, Qualitäts- und Warenausgangsdaten
- Integration in Ihr ERP, WMS, TMS und SAP-Systeme (via REST API)
- Revisionssichere Cloud-Archivierung aller Wareneingangsprotokolle
- Digitale Unterschriften für Fahrer, Lagermitarbeiter und Qualitätsprüfer
Mit smapOne und Citizen Development sind wir in der Lage, weitere Potentiale der Digitalisierung zu schöpfen. Die No-Code-Plattform von smapOne befähigt unsere Mitarbeitenden, individuelle Prozesse eigenständig digital abzubilden und diese dennoch zentral im Einklang mit der Corporate IT zu orchestrieren. Wir wollen die Kreativität unserer Mitarbeitenden fördern und sie aktiv mit auf die Reise der digitalen Transformation nehmen.
Mit Hilfe von smapOne können wir den gesamten Prozess bestehend aus Dateneingabe, Bildaufnahmen und digitaler Unterschrift in einer App abbilden. Damit sparen wir beim Erfassen wie beim Auswerten der Daten kostbare Zeit.
Häufig gestellte Fragen
Wieso ist der Einsatz von smapOne in Logistikprozessen besonders lohnenswert?
Gerade im Wareneingang und -ausgang müssen Unternehmen zahlreiche Prüfschritte, Dokumentationspflichten und rechtliche Vorgaben – wie etwa nach § 377 HGB – zuverlässig einhalten. Diese Anforderungen sind oft komplex, zeitaufwendig und in vielen Fällen noch papierbasiert.
Mit smapOne können Unternehmen sicherstellen, dass alle notwendigen Daten strukturiert, konsistent und lückenlos erfasst werden – ohne dass Mitarbeitende durch umständliche Papierprozesse oder unübersichtliche Excel-Tabellen gebremst werden. So wird nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben vereinfacht, sondern auch die interne Effizienz in der Logistik deutlich gesteigert.
Welche Vorteile bringt eine digitale Dokumentation im Wareneingang und -ausgang?
Bis zu 50 % Zeitersparnis, vollständige und fehlerfreie Protokolle, höhere Prozesssicherheit, volle Audit-Bereitschaft und automatische Normkonformität nach § 377 HGB – alles revisionssicher und ohne Medienbrüche.
Welche Prozesse lassen sich in der Logistik digitalisieren?
Grundsätzlich eignen sich alle Abläufe, die bisher noch auf Papier, in Excel-Tabellen oder anderen manuellen Listen dokumentiert werden. Typische Beispiele sind Lieferkontrollen, Transportschäden, Wareneingangsprüfungen, Lieferschein-Abgleiche, Mängelrügen und Warenausgangsdokumentationen.
Besonders wertvoll ist der Einsatz von smapOne überall dort, wo eine Fotodokumentation (z. B. von Schäden oder Ladungszuständen) notwendig oder hilfreich ist, um Vorgänge nachvollziehbar und revisionssicher festzuhalten.
Werden IT-Kapazitäten oder Entwickler benötigt?
Nein. Mit smapOne erstellen Fachbereiche ihre Anwendungen selbst – ohne Entwickler oder zusätzlichen IT-Aufwand. Nur bei der Anbindung an Drittsysteme ist IT-Unterstützung nötig. Digitale Formulare lassen sich hingegen vollständig ohne IT-Kapazitäten digitalisieren.
Sind digitale Formulare auch offline nutzbar?
Ja, alle Workflows funktionieren ohne Netz. Daten werden lokal gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Wie sicher sind die Daten?
Die Daten werden verschlüsselt übertragen, DSGVO-konform verarbeitet und in zertifizierten Rechenzentren gehostet.
Wie schnell können wir starten?
Sofort. In weniger als einer Stunde erstellen und nutzen Sie Ihr erstes digitales Formular – intuitiv, flexibel und ohne aufwändige IT-Prozesse. Jetzt kostenfrei loslegen!
Insights & Ressourcen – auf einen Blick
Praxisstory: Digitale Protokolle bei Mader Logistik
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