Alzchem Group AG
Mit No Code zu schnelleren Prozessen in der Chemiebranche
Demografischer Wandel, steigende Dokumentationspflichten und knappe IT-Ressourcen stellen die Chemiebranche vor große Veränderungen. Auch bei Alzchem wurde klar: Abläufe müssen effizienter werden.
Das Unternehmen entschied sich, seine Prozesse mit der No-Code-Plattform smapOne zu digitalisieren. Wo früher Ausdrucke, Scans und lange E-Mail-Verteiler den Alltag bestimmten, laufen die Abläufe heute Schritt für Schritt digital, transparent und revisionssicher ab.
Erster Schritt: Versanddokumentation digitalisieren
Als Pilotprojekt diente die Versanddokumentation, bei der es vor allem auf Vollständigkeit und Genauigkeit ankommt. Hier werden unter anderem Transportaufträge, Begleitpapiere, Gefahrgutkennzeichnungen oder auch die ordnungsgemäße Verladung erfasst. Früher bedeutete das: Formulare ausdrucken, ausfüllen, unterschreiben, scannen und an die richtigen Stellen weiterleiten. Jeder Zwischenschritt war eine potenzielle Fehlerquelle und verlangsamte die Abläufe.
Mit smapOne läuft dieser Prozess erstmals durchgängig digital. Alle relevanten Daten wurden direkt in der entsprechenden smap (mit smapOne erstellte App) erfasst, automatisch in Berichte übertragen und sicher abgelegt.
Das Ergebnis: Dokumentationen liefen schneller, verlässlicher und wurden damit zertifizierungssicher. Gleichzeitig sank die Fehleranfälligkeit deutlich.
Vom Pilotprojekt zur Standardlösung in der Chemiebranche
Aus einem Pilotprojekt wurde schnell ein Standard. Heute sind bei Alzchem 85 smaps in mehr als 30 Abteilungen im Einsatz. Monatlich werden über 2.000 Datensätze erfasst. In Kürze sollen es rund 10.000 werden.
Zu den typischen Anwendungen zählen unter anderem die Kontrolle von Augenduschen, der tägliche Check der E-Ameise, Verlade- und Loop-Checks, die Arbeitsvorbereitung inklusive Sicherheitsprüfungen sowie die Erfassung von Beinaheunfällen.
Die Vorteile auf einen Blick:
Praxisbeispiel Verladecheck dokumentieren
Ein konkretes Beispiel für den Einsatz von smapOne ist auch der Verladecheck, also die Pflichtkontrolle, ob ein LKW korrekt beladen und gesichert ist. Früher liefen die Abläufe mit Klemmbrett, Papierlisten und Fotos auf der Digitalkamera, die später mühsam eingescannt und irgendwo abgelegt wurden. Bei über 7.000 Verladungen im Jahr war es reines Glück, die richtigen Nachweise zu finden.
Mit smapOne läuft der Verladecheck digital und aus einem Guss. Alle relevanten Daten – von der Checkliste bis zu den Fotos der Ladungssicherung – werden direkt in der smap erfasst, automatisch in einem Bericht zusammengeführt und anhand der Transportnummer benannt. Über einen Workflow landet der Bericht direkt beim entsprechenden SAP-Transportauftrag. Kommt es zu einer Beanstandung, reicht die Transportnummer und der Nachweis ist in Sekunden parat. So wurden bislang rund 466 Stunden Arbeitszeit allein für diesen einen Prozess eingespart.
So schafft Alzchem Strukturen und Standards für nachhaltige Prozessdigitalisierung
Damit No Code nachhaltig skaliert, setzt Alzchem auf klare Regeln. Ein zentrales Kernteam für KI und digitale Inhalte arbeitet eng mit der IT zusammen und gibt die Richtung vor. Neue smaps durchlaufen einen standardisierten Freigabeprozess.
Über das Mutter-Kind-Prinzip werden smaps zentral im Master-Account erstellt und anschließend automatisch an die jeweiligen Nutzergruppen verteilt. So gelangen die Anwendungen direkt an den richtigen Ort, zum Beispiel in SharePoint. Für zusätzliche Transparenz gibt es eine eigens entwickelte Freigabe-smap, die alle Entscheidungen nachvollziehbar macht.
Rechtssichere Dokumentation von Prozessen und volle Audit-Transparenz
Gerade in einer stark regulierten Branche wie der Chemie ist es entscheidend, dass Prozesse rechtssicher und nachvollziehbar ablaufen. Bei Alzchem erfüllen die Prozesse klare Anforderungen an Dokumentation und Compliance.
Mit smapOne werden dafür die nötigen Metadaten wie Zeitpunkt, Benutzer oder digitale Signatur automatisch erfasst. Ab einem bestimmten Prozessschritt werden Daten zudem unveränderbar gespeichert, was volle Transparenz und Sicherheit garantiert. Ergänzend sorgen Pflichtfelder und intelligente Prüfregeln dafür, dass Eingabefehler kaum noch vorkommen. So wird aus einem vormals fehleranfälligen Prozess ein verlässlicher, auditfähiger Nachweis, der Prüfungen souverän standhält.
Die wichtigsten Zahlen im Überblick
8.834 Stunden Arbeitszeit eingespart bei 404.318 Prozesswiederholungen
Rund 110.000 Seiten Papier vermieden
85 smaps in mehr als 30 Abteilungen, entwickelt von 94 Creatoren
Aktuell 600 Nutzer, Ziel: etwa 1.000
Datenvolumen im Hochlauf: von 2.000 auf bis zu 10.000 Datensätze pro Monat
Fazit
Die Einführung von smapOne hat bei Alzchem gezeigt, wie aus alltäglichen Herausforderungen nachhaltige Verbesserungen entstehen können. Was mit einem einzelnen Anwendungsfall in der Versanddokumentation begann, entwickelte sich zu einer unternehmensweiten Lösung, die heute in mehr als 30 Abteilungen eingesetzt wird.
Die Ergebnisse sprechen für sich: tausende eingesparte Arbeitsstunden, deutlich weniger Papierverbrauch und eine Dokumentation, die effizient und rechtssicher ist. Gleichzeitig profitieren die Teams von spürbarer Entlastung im Alltag und einer klaren Struktur für den weiteren Ausbau.
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