HeubACH
Ladungssicherung per App ermöglicht eine rechtssichere Dokumentation
Was ist die Herausforderung?
Heubach ist ein führender globaler Anbieter von anorganischen und organischen Premiumpigmenten, Pigmentpräparationen. Das Unternehmen produziert eine breite Palette organischer Farbpigmente für verschiedenste Anwendungen und Industriebereiche. Im HPPM-Betrieb am Standort Frankfurt-Höchst werden die Hochleistungspigmente, unlösliche farbige Pulver, zur weiteren Verarbeitung gemischt und gemahlen.
Bei diesen Verarbeitungsschritten entstehen Abfallprodukte, die als Gefahrgüter klassifiziert werden und in Stahlbehältern zur Entsorgung versendet werden müssen. Die für diese Gefahrgüter notwendige und den Vorschriften entsprechende Dokumentation für Transport und Ladungssicherung erfolgte bisher aufwendig analog. Ein zeitintensiver und mehrstufiger Prozess, welcher nicht länger die Lösung sein konnte.
In der Praxis sah der Dokumentationsvorgang bisher wie folgt aus: Zu Beginn jeder Versendung wurde ein entsprechendes Papierformular gedruckt, handschriftlich ausgefüllt, gescannt und anschließend digital abgelegt. Mittels Digitalkamera wurden zusätzlich Fotos von der Ladung und der Ladungssicherung gemacht. Dabei war die spätere Informationsverarbeitung bzw. manuelle Zusammenführung der verschiedenen Daten aufwendig und stellte eine Fehlerquelle dar.
Wie sieht die Lösung aus?
Heute erfassen die Mitarbeiter im HPPM-Betrieb alle Daten zur Ladungssicherheit mithilfe einer selbst erstellten Checklisten-App von smapOne. In der digitalen Dokumentation können alle Daten nun ohne Medienbrüche erfasst, ein kompletter Bericht automatisch erstellt und die Berichte zudem mittels Microsoft Power Automate korrekt abgespeichert werden. Pflichtfelder stellen dabei sicher, dass die Angaben vollständig und einheitlich sind und damit allen behördlichen Vorgaben zum Versenden von Gefahrgut entsprechen. Die Funktion der digitalen Unterschrift vervollständigt diesen Prozess.
Was hat sich verbessert?
Durch die digitale Lösung ist die Erstellung der Berichte deutlich effizienter geworden. Anstelle der Dokumentation mit Zettel, Stift und Digitalkamera kann der Nachweis für die Ladungssicherung, dank integrierter Fotofunktion in der smap (selbst erstellte App mit smapOne), nun in einem Arbeitsschritt durchgeführt werden. Mittlerweile lässt sich der ehemals 30-minütige Dokumentationsprozess innerhalb von 5 Minuten durchführen.
Ein weiterer, durchaus wichtiger Vorteil ist die erzeugte Rechtssicherheit durch die lückenlose Dokumentation. Die erfassten Informationen werden direkt im Auftrag abgespeichert und stehen als kompletter Datensatz zu jeder Zeit aktuell und an jedem Ort elektronisch zur Verfügung. Das ist für die behördlichen Vorgaben zum Versenden von Gefahrgut dringend notwendig.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Aufgrund der einfachen und sehr intuitiven Handhabung des Tools waren die Mitarbeiter im HPPM-Betrieb schnell von der Anwendung überzeugt. Die enorme Arbeitserleichterung und das hohe Potenzial für Zeit-Einsparungen haben alle von Anfang an begeistert. Inzwischen wurden weitere Prozesse mithilfe von smaps digitalisiert und der Ideenaustausch und die Optimierung von smaps ist fester Bestandteil im wöchentlichen Jour Fixe des Betriebs geworden.
Generell empfiehlt Florian Gerke, Meister für Logistik und Prozesse eine „Just-do-it-Mentalität“ zu entwickeln. Um möglichst schnell anzufangen, solle man nicht lange überlegen, warum es nicht klappen könnte, sondern einfach mit kleinen, nicht zu komplexen Themen beginnen. Mit den ersten und vor allem schnell erzielbaren Erfolgen wächst das Vertrauen und die Motivation der Mitarbeiter, sich an komplexere Themen heranzuwagen. Regelmäßige Schulungen zum Umgang mit smapOne und eigens erstellte interne Tutorial-Videos fördern die weitere Integration und Akzeptanz im Unternehmen. „Für die Zukunft haben wir noch viele Ideen für neue smaps, damit wir unserem Ziel ‚Papierloser Betrieb‘ Schritt für Schritt näherkommen“, so Gerke.
