Digitale Prozessoptimierung bei den Hamburger Energienetzen

Hamburger Energienetze GmbH 

Schlanke Lösung statt IT-Großprojekt: Wie Fachbereiche ihre Prozesse selbst digitalisieren

Die Hamburger Energienetze sorgen dafür, dass in Hamburg Strom und Gas zuverlässig fließen. Doch hinter der sichtbaren Energieinfrastruktur passiert noch viel mehr: Im Hintergrund laufen täglich Hunderte kleiner, operativer Prozesse, die nicht kritisch, aber unverzichtbar für den reibungslosen Alltag sind. Genau diese Prozesse rutschen im Digitalisierungsalltag schnell mal durch. Vor allem dann, wenn die IT mit größeren Projekten gut ausgelastet ist.

Die Folge: Daten wurden lange zeitaufwendig per Zettel, Excel oder manueller Übergabe erfasst. Medienbrüche, doppelte Eingaben und IT-Abhängigkeiten erschwerten den Arbeitsalltag zusätzlich.

Was gebraucht wurde, war also keine große IT-Offensive, sondern ein unkompliziertes, flexibles Werkzeug für den Alltag. Etwas, das die Fachabteilungen selbst in die Hand nehmen konnten. Die Antwort: smapOne. Eine No-Code-Plattform, mit der mobile Datenerfassung und digitale Prozessoptimierung ganz einfach selbst gebaut werden können. 

• Lesetipp: So setzen Energieversorger No Code ein: Die 3 Top Use Cases im Überblick.

No-Code-Plattform für Energieversorger: Digitalisierung aus der Fachabteilung heraus

Mit smapOne entwickeln Fachabteilungen ihre digitalen Anwendungen – sogenannte smaps – schnell und einfach selbst, ganz ohne Programmierkenntnisse. Per Drag & Drop, mit Vorlagen oder KI-gestützt über einfache Prompts. Die IT bleibt dabei als strategischer Partner eng eingebunden: Sie schafft die nötigen Governance-Strukturen, begleitet die Einführung und sorgt für IT-Sicherheit, Datenschutz und Compliance. So entsteht Digitalisierung, die nicht von oben kommt, sondern von innen wächst. Direkt aus den Fachbereichen heraus.

Skalierung mit Struktur: Governance sichert nachhaltigen Erfolg

Damit die Digitalisierung bei den Hamburger Energienetzen nachhaltig skaliert, wurde ein klarer Prozess zur smap-Erstellung etabliert: 

• smap-Ideen werden bei der smapCrew eingereicht. Diese fungiert als Center of Excellence für smapOne.
• Die smapCrew prüft Machbarkeit, Relevanz und mögliche Schnittstellen, z. B. zu SAP.
• Ein klares Regelwerk gibt Sicherheit für IT, Architektur und Datenschutz.
• Nach Genehmigung folgen Bau, Test und finale Freigabe.
• Die Creatoren bleiben Ansprechpersonen für ihre smaps und begleiten den Betrieb.
• Unterstützt wird das Ganze durch interne Plattformen, Schulungen und regelmäßige Community-Treffen

Digitale Prozessoptimierung: Konkrete Einsatzbeispiele aus dem Alltag

Durch die mobile Datenerfassung profitieren die Hamburger Energienetze deutlich im Alltag. Die Teams draußen merken es sofort: weniger Papier, weniger Nachfragen und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Und wie sieht das nun in der Praxis aus? Das zeigen wir euch hier anhand konkreter Use Cases: 

1. Mängelerfassung im Störungsmanagement

Früher: Papierformulare, manuelle Übertragung in SAP, Verzögerungen durch Medienbrüche 
Heute: digitale Datenerfassung per smap, saubere Daten, automatische Fristen, QR-Codes, direkter Versand und vollautomatisierte Ablage 

Ergebnis: Das Papier bleibt im Schrank. Die Abläufe sind jetzt durchgängig digital und endlich so schnell, wie sie im Alltag gebraucht werden. 

2. Digitalisierung der Abfallentsorgung und des Behältermanagements

Früher: Word- und Excel-Listen, hoher Personalaufwand, hohe Fehleranfälligkeit 
Heute: digitale Registrierung aller Behälter, mobile Dokumentation der Containerbewegungen per smap, lückenlose Zuordnung aller Behälter im System 

Ergebnis: höhere Datenqualität und volle Transparenz über jeden Schritt, minimaler Aufwand 

3. Externe Dienstleister integrieren, ohne Systemanbindung 

Früher: Dienstleister mussten namentlich bekannt sein, Konfiguration individueller IT-Zugänge war zeitintensiv 
Heute: Datenübermittlung durch Dienstleister direkt per smap, aufwendige Systemintegration gehört der Vergangenheit an 

Ergebnis: schnellere Zusammenarbeit, weniger IT-Aufwand und maximale Flexibilität bei der Einbindung externer Partner, keine Kompromisse bei Qualität oder Sicherheit

4. Verfügungserlaubnis digitalisiert und beschleunigt 

Früher: manuelle Erstellung und Übergabe nur zu Arbeitszeiten, kam ein Dokument abends zurück, verzögerte sich die Weiterverarbeitung oft um einen ganzen Tag 
Heute: digitale Abwicklung via smapOne: medienbruchfrei, unabhängig von festen Servicezeiten und deutlich schneller 

Ergebnis: reibungslosere Abläufe, spürbare Zeitersparnis und keine Verzögerungen mehr im Tagesgeschäft 

5. Formularwesen modernisieren 

Interne Formulare für ganz unterschiedliche Abläufe wurden mit der smapOne-Plattform digitalisiert. So wurden Prozesse schlanker und vollständig papierlos gestaltet. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert Bürokratie spürbar. 

• Mehr zum Thema digitale Formulare findest du hier: Digitale Formulare für Deine Prozesse: So einfach geht’s! - smapOne

Zahlen, die überzeugen: 

• Rund 1000 smap-Ideen bis heute
• Mehr als 2.600 aktive Nutzer im Unternehmen
• Über 100 produktive smaps im täglichen Einsatz
• 86 Creator aus allen Bereichen der Hamburger Energienetze
• Prozesse, die heute bis zu viermal schneller, sauberer und stressfreier ablaufen

Vorteile der Digitalisierung mit No Code und mobiler Datenerfassung 

• Spürbare Zeitersparnis durch direkte, mobile Datenerfassung und automatisierte Weiterverarbeitung
• Medienbruchfreie Abläufe steigern Prozessqualität und IT-Sicherheit
• Höhere Transparenz durch zentrale, standardisierte Datenbasis
• Schnelle Umsetzbarkeit: Fachbereiche digitalisieren ihre Prozesse schnell und einfach selbst
• Deutlich effizientere Workflows im Tagesgeschäft

Fazit: Digitalisierung, die in der Energiebranche wirkt 

Was die Hamburger Energienetze mit smapOne realisiert haben, ist ein Best-Practice-Beispiel für Digitalisierung in der Energiewirtschaft: einfach, wirksam und aus der Praxis heraus gedacht. Formulare werden heute nicht mehr stundenlang gejagt, sondern in wenigen Minuten digital erfasst. Nicht top-down, sondern gemeinsam mit den Menschen, die die Prozesse wirklich leben. Statt teurer Großprojekte wurde eine No-Code-Plattform zur Digitalisierung alltäglicher Prozesse etabliert, die den Fachbereichen maximale Eigenständigkeit und der IT volle Kontrolle ermöglicht.  

Ein Blueprint für alle Energieversorger, die ihre operativen Prozesse sicher, skalierbar und zukunftsfähig gestalten wollen. 

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