Witty GmbH & Co. KG
Schnellere Prozesse und messbare Ergebnisse direkt aus den Fachbereichen
Ausgangslage: Viele Ideen, aber kein passendes Werkzeug
Witty ist ein Familienunternehmen mit Fokus auf Hygienelösungen für Schwimmbäder, Großküchen und Trinkwasserversorger. Lange Zeit liefen viele Prozesse noch papierbasiert. Formulare wurden ausgefüllt, weitergereicht und mehrfach manuell übertragen.
Das war nicht nur aufwendig und fehleranfällig, sondern vor allem schwer skalierbar. Gleichzeitig hatten die Fachbereiche längst konkrete Ideen, wie es besser gehen könnte.
Was fehlte, war ein Werkzeug, um genau diese Ideen eigenständig umzusetzen.
Schnell starten, schnell überzeugen
Mit der No-Code-Plattform von smapOne entschied sich Witty bewusst für einen Ansatz, bei dem Fachbereiche ihre Prozesse eigenständig und ohne IT-Abhängigkeiten digitalisieren können. Der entscheidende Faktor beim Start waren schnell sichtbare Ergebnisse.
Heute sind rund 200 smaps in nahezu allen Abteilungen im Einsatz.
Wie groß der Effekt im Alltag ist, zeigen diese Beispiele:
Serviceberichte im Außendienst
Früher:
- Berichte wurden beim Kunden auf Papier ausgefüllt
- Weitergabe per Post oder intern
- Manuelle Datenübertragung
- Zeitaufwendig, fehleranfällig und oft verzögert
Heute:
- Digitale Erfassung direkt beim Kunden
- Automatisierte Weiterleitung und Versand
- Sofortige Verfügbarkeit im System
Ergebnis:
- Bearbeitungszeit von 5 Minuten auf 1 Minute reduziert (pro Vorgang)
- Bis zu 80 % Zeitersparnis
- Deutlich weniger Fehler durch standardisierte Abläufe
„Die größte Veränderung ist, dass deutlich weniger Prozessfehler passieren und dass die Prozesse einfach schneller, viel schneller, umgesetzt werden als vorher.“
– Valentin Mayer: Teamleiter im Vertrieb Geschäftsfeld Care
Angebots- und Vertriebsprozesse
Früher:
- Angebotserstellung in Excel- und Word-Dateien
- Manuelle Berechnungen
- Übergabe an den Innendienst
- Bereitstellung dauerte oft mehrere Tage oder Wochen
Heute:
- Angebotserstellung direkt vor Ort beim Kunden
- Automatisierte Berechnungen
- Sofortige Verfügbarkeit und direkte Weiterleitung
Ergebnis:
- Deutlich schnellere Angebotsprozesse
- Weniger Abstimmungsaufwand zwischen Innen- und Außendienst
- Reduzierte Fehlerquote durch Standardisierung
„An smapOne hat mich am meisten überrascht, dass man sich sehr, sehr schnell in das Thema reinfuchsen kann, auch ohne vorher großartige IT oder Programmiererfahrung zu haben.“
– Nicole Miller: Teamleiterin Beratung & Prozessmanagerin
Labor- und Prüfprozesse
Früher:
- Dokumentation von Proben und Daten auf Papier
- Versand per Post
- Mehrfache Übertragung in verschiedene Systeme
- Gesamtdauer: drei bis vier Wochen
Heute:
- Digitale Datenerfassung direkt beim Kunden
- Automatische Weiterleitung an das Labor
- Ergebnisse werden direkt im System erfasst und ergänzt
- Automatisierter Versand der Befunde
Ergebnis:
- Rund 1.200 Prozesse digital abgewickelt
- Durchlaufzeit von mehreren Wochen auf wenige Tage reduziert
- Bis zu 75 % Zeitersparnis
- Rund 11.000 € Einsparung in zwei Jahren
„Wir sind total happy, dass wir smapOne haben, weil wir so einfach viel mehr Erleichterung im Labor verspüren. Aufträge können wir heute viel schneller und zuverlässiger bearbeiten.“
– Dr. Johannes Ellenrieder: Teamleiter Entwicklung Chemie & Dienstleistungslabor
Entlastung für die IT und mehr Umsetzungskraft in den Fachbereichen
Ein zusätzlicher Effekt zeigt sich in der IT, denn Fachbereiche setzen viele Prozesse heute eigenständig um. Das Ergebnis: Die IT wird entlastet und kann sich stärker auf strategische Themen konzentrieren.
„Es sind spürbar Ressourcen frei geworden in der IT. Schlicht dadurch, dass Nutzer nicht mehr zwingend auf die Expertise der IT-Fachkräfte angewiesen sind, wenn es um die Digitalisierung einzelner kleinerer Prozessschritte geht.“
– Alexander Koch: Teamleiter IT
„Durch smapOne habe ich gelernt, dass ich mehr Kreativität besitze, als ich dachte. Und dass es mir Spaß macht, Probleme selbst zu lösen, ohne sofort auf andere zuzugehen.“
– Niklas Schindler: smapOne Creator
Auch wirtschaftlich zeigt sich der Effekt deutlich:
- Rund 450.000 € eingesparte Prozesskosten (gesamt)
- Rund 80.000 € Einsparung pro Jahr
- Amortisation bereits im ersten Jahr
Fazit: No Code macht Digitalisierung umsetzbar
No Code hat bei Witty den Umgang mit Prozessen grundlegend verändert. Statt langwieriger Projekte entstehen heute direkt im Fachbereich schnelle, skalierbare Lösungen mit messbaren Effekten auf Zeit, Kosten und Effizienz. Der entscheidende Faktor: Menschen bekommen die Möglichkeit, selbst aktiv zu werden.
