ZECH Facility Management GmbH
Immobilien-Dienstleistungen digital: Wartungs- und Inspektionsprotokolle per App
Was ist die Herausforderung?
Umweltschonender Umgang mit Ressourcen, nachhaltige Innovationen und digitale Prozesse stehen für ZECH im Vordergrund. Umso wichtiger war es, noch vorhandene Papierprozesse nach und nach digital zu gestalten.
Die ZECH hatte zu dem Zeitpunkt bereits ähnliche, aber weitaus komplexere Lösungen im Einsatz. Nur für die Nutzer waren diese einfach zu kompliziert. Daher wurde ein Tool gesucht, welches intuitiv und einfach zu bedienen ist. Über eine Empfehlung ist ZECH schließlich bei smapOne gelandet.
Von Anfang an hatte ZECH konkrete Einsatzszenarien im Kopf. Dabei ging es vor allem um Standardleistungen von Haustechnikern wie z.B. Wartungen, Prüfungen, Tätigkeitsberichte. Die Techniker sind häufig auch in Kellern unterwegs, die eine offlinefähige Lösung notwendig machen.
Bisher wurden diese Leistungen auf Papier erfasst. Diese mussten im Nachgang eingescannt werden. Manchmal gab es weitere zugehörige Dokumente bereits als PDF, Excel oder in anderen Anwendungen. Problematisch war, dass Berichte hin und wieder schlecht zugeordnet werden konnten und der Folgeprozess deshalb nur verzögert begann.
Die Standorte der ZECH sind über ganz Deutschland hinweg verteilt. Daher war es zudem nötig, ein Tool zu findet, welches für die Techniker intuitiv in der Anwendung ist und weitestgehend ohne Schulung implementiert werden kann.
Was hat sich verbessert?
- Digitalisierung, die Spaß macht
smapOne bietet die "schnelle Art zur Digitalisierung – man kann mit einem Fingerschnippen direkt loslegen". Den Mitarbeitern soll Digitalisierung Spaß machen und einfach von der Hand gehen. Nur so nutzen sie es wirklich. ZECH war zwar vorher schon gut digital aufgestellt. Heute jedoch erfassen auch die Techniker alle Formulare und Berichte mit iPads. Die Akzeptanz der Lösung bei den Mitarbeitern ist sehr hoch.
- Volle Anpassbarkeit der individuellen Prozesse
Erfolgreich getestet wurden bereits Wartungsprotokolle für Brandschutztüren. Pro Tür sparen die Techniker mindestes 50 % der Zeit ein, um alle Prüfschritte durchzuführen. Besonders gut eignen sich die smaps zudem für wiederkehrende Arbeitsprozesse wie z. B. Rundgangsprotokolle, Reinigungsbegehungen und regelmäßige Inspektionsleistungen. Für ZECH perfekt: Die smaps sind einfach und intuitiv, offlinefähig, schnell zu bedienen ohne Wartezeiten und jederzeit individuell anpassbar an projektspezifische Prozesse. "Denkbar ist eigentlich fast alles", sagt Novotny, Leiter für Consulting & Tools bei der ZECH .
- Schonender Umgang mit Ressourcen
Mit Papierformularen zu arbeiten, macht keinen Spaß und passt auf Dauer auch nicht zur Firmenphilosophie. Wiederkehrende Prozesse und Arbeitsschritte sollen möglichst durchgängig digital erfasst und bearbeitet werden. Das spart Zeit, Nerven und Papier bei allen Beteiligten.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Das erste Projekt "Türwartung" wurde in Berlin durchgeführt. Dabei wurde das Türwartungsprotokoll von Papierform strikt in eine smap umgesetzt. Die technischen Kollegen konnten dieses dann eine zeitlang ausprobieren.
Nach der Durchführung des Tests mit nur wenigen Mitarbeitern, wurde das Projekt anschließend schnell auf weitere Techniker ausgeweitet. Bei der Installation selbst war teilweise noch Unterstützung notwendig. Da die smaps sehr intuitiv und stark angelehnt an die bisherigen Papierformulare sind, war die Akzeptanz schnell sehr hoch und die Nutzung konnte direkt erfolgen.
Nach dieser Umsetzung erster Projekte werden nun weitere projektspezifische Anwendungsfälle gesucht und umgesetzt. Zudem soll in Zukunft jeder Standort einen "smap-Verantwortlichen" bekommen, der smaps baut, verteilt und koordiniert.
