OPLENUS GmbH
Interview: Geschäftsführer Torsten Prinz über Apps im Facilitymanagement
Was ist die Herausforderung?
"Wir haben uns schon länger intensiv mit der Idee beschäftigt, unsere internen Prozesse und Dokumentationspflichten durch den Einsatz von APP`s abzubilden und so unseren Gebäude-/ Servicetechnikern vor Ort in den Objekten lästige “Schreibarbeit“ zu ersparen. Zudem wollten wir gerade in Zeiten des „ökologischen Fußabdrucks“ gleichzeitig etwas Gutes für die Umwelt tun, in dem wir weniger Kopien erzeugen und somit den Papierverbrauch deutlich reduzieren. Daher waren wir schon länger auf der Suche nach einer digitalen Lösung: unkompliziert, schnell und einfach in der Bedienung sollte es sein und im Idealfall intuitiv zu bedienen. Immerhin sind wir keine Programmierer.
Bei der Suche nach einem passenden System sind wir auf smapOne aufmerksam geworden und haben uns relativ schnell dafür entschieden. Uns war dabei besonders wichtig, dass das System flexibel ist und sich die unterschiedlichen Vertragsbedingungen unserer Kunden einfach abbilden lassen. Auch die Anbindung komplexer Excel-Tabellen war ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl."
Wer erstellt bei Ihnen die Apps?
"Wir haben mit Herrn Spelthann einen internen EDV-Administrator der gleichzeitig auch Projektleiter und Anwender ist. Ich erstelle die smaps zunächst aufgrund meiner Prozesskenntnis selbst. Dann zeige ich sie meinen Kollegen, die ihre Ideen zu Einsatzszenarien der smaps einfließen lassen und mit denen ich in Feedbackrunden die Umsetzung und Anwendung optimiere. Wir sehen es als großen Vorteil an, dass wir die smaps schnell selbst ausprobieren und entsprechend anpassen können. Da unsere Prozesse auch einem stetigen Wandel unterliegen, können wir die Änderungen problemlos umsetzen und zwar jederzeit. Auch die Excel-Exportfunktion der erfassten Zählerstände in unsere Datenbank ist enorm hilfreich. In Zukunft plane ich noch die SQL-Anbindung möglich zu machen.
Auch die Berichtsfunktion erfreut sich, vor allem bei unseren Kunden, großer Beliebtheit. Wir können die geforderten Berichte zu den einzelnen Immobilien wie z.B. die Dokumentation der turnusmäßigen Arbeiten, Energieverbräuche, Mängelerfassung oder erledigte Arbeitsaufträge unkompliziert erstellen und ohne großen Aufwand an unsere Kunden übermitteln. Dabei sind die Berichte sehr gut strukturiert und übersichtlich."
Wie sieht Ihre Lösung aus und was hat sich verbessert?
"Durch die Anwendung und Integration der Apps von smapOne hat sich einiges verändert. Unser Tagesgeschäft ist deutlich effizienter geworden. Zum einen sind die Kollegen vor Ort mit weniger Schreibkram und Papier belastet. Sie schauen sich morgens in der smap die zu erledigenden Arbeiten und Aufträge an und los geht’s.
Ein Beispiel: die Zählerstandserfassung. Musste früher alles händisch auf Papier eingetragen werden, haben die Kollegen jetzt einen Barcode-Scanner zum Erfassen des richtigen Zählers und können binnen weniger Sekunden den zugeordneten Zählerstand aufnehmen und an uns übermitteln. Ähnlich ist es auch mit den erledigten Arbeitsaufträgen oder der Mangelerfassung: Mit den smaps sind wir einfach an vielen Stellen wesentlich schneller und effizienter. Davon profitiert nicht zuletzt auch unsere Buchhaltung, die die Daten erheblich zügiger weiterverarbeiten kann."
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
"Ja, da war ich erst unsicher, ob es tatsächlich so gut angenommen und umgesetzt wird. Immerhin stecken wir alle so sehr im Tagesgeschäft, dass für lange Meetings oder Ankündigungen kaum Zeit blieb. Die Kollegen nehmen die smaps allerdings sehr gut an und geben auch als Feedback, dass sie sehr einfach zu nutzen sind und es ihren Alltag deutlich und spürbar erleichtert. Es befreit sie von unnötigem Papierkram und lässt damit mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Das ist am Ende der größte Vorteil und gut für alle Beteiligten."
- Herr Prinz, vielen Dank für das Interview!
