DRK Lünen e.V.
Verein digitalisiert: smapOne unterstützt DRK Lünen e.V.
Das Deutsche Rote Kreuz (DRK) ist weltweit eine der wichtigsten und bekanntesten gemeinnützigen Non-Profit-Organisationen, sogenannte NPOs. Mit seinen zahlreichen Dienstleistungen und Aktivitäten hat es sich zum Ziel gesetzt, Menschen in Not zu helfen. Mit mehr als 14 Millionen Mitgliedern und Helfern ist das DRK eine der größten und aktivsten Organisationen dieser Art in Deutschland.
Wie kann das Deutsche Rote Kreuz noch effizienter und produktiver arbeiten? Besonders im Hinblick darauf, dass es sich um eine NPO handelt, deren finanzielle Mittel begrenzt sind? Eine Grundvoraussetzung für höhere Effizienz sind heute digitale Prozesse. Sie sparen Zeit und ermöglichen eine hohe Daten- und Prozessqualität. Wie viele andere wohltätige Organisationen steckt das DRK aber in einem digitalen Dilemma zwischen hohem Bedarf an Apps und digitalen Tools auf der einen und knappen Budgets auf der anderen Seite. Zudem verfügen viele Mitarbeitende nicht über die nötigen IT-Kenntnisse. Dies betrifft sowohl die interne Organisation als auch die Arbeit mit den Mitgliedern und Helfern.
No Code hilft gemeinnützigen Organisationen
Eine Lösung für eine schnelle und kostengünstige Umstellung auf digitale Prozesse sind No-Code-Tools wie smapOne. Mit einer No-Code-Plattform können gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen selbst die benötigten Apps auch ohne IT-Skills bauen. Dank des Non-Profit-Preismodells von smapOne geht das für Vereine, Bildungseinrichtungen und gemeinnützige Organisationen sogar kostenlos.
Diese Möglichkeit nutzt nun das DRK Lünen e.V.: Dort entwickeln Mitarbeiter mit der No-Code-Plattform von smapOne ganz ohne Programmierkenntnisse Apps für die gemeinnützige Organisation und vereinfachen so viele Prozesse, die bisher noch analog ablaufen. Mit smapOne Non-Profit ist es dem DRK nun möglich, interne Prozesse zu digitalisieren, ohne auf kostspielige und komplexe IT-Systeme oder zusätzliche IT-Fachkräfte angewiesen zu sein.
Das DRK Lünen ist Vorreiter in Sachen Digitalisierung
Dennis Hertel, Abteilungsleiter des DRK Lünen e.V., nutzt smapOne Non-Profit. Er erklärt in einem Interview, wie die Plattform zum Einsatz kommt und welche Erleichterungen die Digitalisierung mit smapOne mit sich gebracht hat. Bis vor Kurzem, erzählt Dennis, kamen beim DRK noch häufig Zettel und Stift zum Einsatz.
Als anschauliches Beispiel berichtet er, dass eine Kollegin bisher monatlich alle von Mitarbeitern erstellten Listen, beispielsweise über bei Einsätzen verbrauchte Verbandsmittel überprüfen musste. Des Öfteren fehlten Einträge oder Formulare gingen verloren. Darüber hinaus mussten die Angestellten bisher eine sperrige Akte zu Einsatzorten wie Unfällen mit sich herumschleppen.
Um die Dokumente zu vereinheitlichen und Daten besser erfassen zu können, machte er sich auf die Suche nach einem passenden Tool. Dieses fand er mit smapOne. Die anfängliche Skepsis, ob die Plattform so einfach funktioniert wie angepriesen, wich sehr schnell Begeisterung:
„Bereits in der ersten Stunde war ich schon begeistert, weil es so einfach war und man so schnell Dinge erstellen kann.“
Mit den selbst gebauten smaps lassen sich viele Tätigkeiten des DRK nun mit wenigen Klicks erledigen. Die Qualität der Daten wurde dadurch deutlich erhöht, weil die digital ausgefüllten Formulare nun einheitliche Informationen an das System übertragen. Unvollständig ausgefüllte Formulare gehören durch Pflichtfelder in den Apps der Vergangenheit an.
Dennis Hertel erklärt: „Die ganze Zettelwirtschaft, die wir hatten, ist komplett weg. Du hast datenschutzrechtlich kein Problem, kannst jeden Aufgabenbereich digitalisieren und es funktioniert alles so easy!“
Digitalisierung von Null auf Hundert in Rekordzeit
Digitalisierung ist ein langwieriger Prozess? Von wegen! Dennis Hertel beweist das Gegenteil: „Ich habe in anderthalb Wochen alles komplett digitalisiert bei uns. Alleine! Und das neben meiner normalen Arbeitszeit. Es macht einfach Spaß, so etwas umzusetzen. Und wenn ich überlege, wie viele Prozesse wir digitalisiert haben in der Zeit… Es ist einfach Wahnsinn!“
Zeit sparte Dennis nicht nur durch die spielend leicht zu bedienende Plattform, sondern auch dadurch, dass die Non-Profit-Version von smapOne für gemeinnützige Organisationen, Vereine und Bildungseinrichtungen kostenlos ist. So durfte er die Plattform schnell einsetzen, ohne beim Vorstand erst das nötige Budget zu beantragen.
Mehr über Dennis Hertels Digitalisierungs-Vorstoß beim DRK Lünen e.V. sehen Sie im Video-Interview auf unserer Community-Seite:
Video-Interview mit Dennis Hertel vom DRK Lünen e.V.
Mit No Code neue Ideen schnell in Apps umsetzen
Im DRK Lünen e.V. diskutieren die Mitarbeitenden jetzt bereits über viele neue Ideen, die mit smapOne umgesetzt werden sollen, denn es gibt noch großen Bedarf an weiteren Apps. Zum Beispiel müssen Helfer derzeit noch die Seriennummern von Geräten wie Defibrillatoren oder Blutdruckmessgeräten ablesen und auf ein Papierformular übertragen. Dieses geben sie anschließend in der Verwaltung ab, dort wird es von weiteren Mitarbeitende handschriftlich ins System übertragen. Ein riesen Aufwand mit einer kaum zu vermeidenden Fehlerquote!
Eine smap soll den Prozess nun vereinfachen. An allen Geräten wird nun ein QR-Code angebracht. Die Helfer scannen den Code und die App übermittelt die Daten in ein digitales Formular. Zusätzliche digitale Informationen wie Namen, Standort und Datum ergeben im System eine saubere Dokumentation, welchee Gerät wann, wo und vom wem verwendet wurde.
DRK profitiert von kostenlosen Apps
Das Deutsche Rote Kreuz kann also von smapOne Non-Profit in vielerlei Hinsicht profitieren. Mit dem digitalen Helfer ist das DRK in der Lage, eigene Apps zu entwickeln, ohne dass Programmierkenntnisse nötig sind. Das ermöglicht es dem DRK, seine Arbeit schneller, effizienter und kostengünstig zu gestalten:
„Du sparst Unmengen an Arbeitszeit“, erklärt Dennis Hertel. „Jeder kann zeitgleich mit der Plattform arbeiten. Du kannst Aufgaben hin und herschieben, wo du sagst „Pass auf, ich habe hier etwas begonnen“. Zack, schickst du es rüber und der Kollege bearbeitet es weiter, ohne dass ich irgendetwas dafür tun muss. Der größte Nutzen ist wirklich: Du sparst Unmengen an Papier und Arbeitszeit.“
Haben Sie auch Lust, Ihrem Verein, Ihrem NGO oder Ihrer Bildungseinrichtung ein digitales Make-over zu verpassen?
