Halberstadtwerke
Digitalisierung direkt aus der Fachabteilung: ohne lange IT-Warteschleifen
Ob IT-Sicherheit, Messwesen oder digitale Barrierefreiheit: Wie viele andere Stadtwerke sehen sich auch die Halberstadtwerke mit wachsenden Anforderungen konfrontiert. Denn moderne Prozesse sind gefragt, doch die IT-Ressourcen sind begrenzt.
Die Lösung: Mit smapOne digitalisieren die Fachbereiche ihre Abläufe einfach selbst. Egal ob Netzbetrieb, Vertrieb oder Personal. Wer eine Idee hat, setzt sie direkt als smap um. Die IT sorgt dabei weiterhin für Sicherheit, Datenschutz und Systemintegrität.
„Gerade als KRITIS-Unternehmen brauchen wir Prozesse, auf die wir uns hundertprozentig verlassen können. smapOne hat uns genau das ermöglicht und dabei etwas Entscheidendes verändert: Digitalisierung ist bei uns kein reines IT-Projekt mehr, sondern gelebter Alltag in den Fachbereichen.“
– Julia Erdmann, IT
So funktioniert Digitalisierung bei den Halberstadtwerken
Bei den Halberstadtwerken begann die Digitalisierung mit einem klaren Ziel: Schluss mit umständlichen PDF-Formularen und E-Mail-Ketten. Stattdessen sollten strukturierte, digitale Prozesse für mehr Übersicht und Effizienz sorgen.
Der Einstieg mit smapOne war bewusst pragmatisch und gleichzeitig der Türöffner für viel mehr. Denn schnell wurde deutlich: Das Potenzial reicht weit über einfache Formularersetzungen hinaus.
Heute sind rund 40 smaps im Einsatz, wo sie unterschiedlichste Arbeitsabläufe und Aufgabensteuerungen digital abbilden. Beispiele dafür sind:
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Aktuell arbeiten rund 80 Nutzerinnen und Nutzer regelmäßig mit smaps. 17 davon sind aktive Creatoren, die ihre Prozesse eigenständig digital gestalten und weiterentwickeln. Zudem fügt sich smapOne nahtlos in die bestehende Systemlandschaft ein. Über REST-APIs und automatisierte Skripte werden Daten z. B. aus Photovoltaikinbetriebnahmen exportiert, weiterverarbeitet oder zur Folgeanwendung übergeben.
Netzbetrieb effizient digitalisiert
Die Mängelkarte war einer der ersten Prozesse, den die Halberstadtwerke erfolgreich mit smapOne digitalisiert haben. Und sie zeigt exemplarisch, wie moderne Abläufe heute funktionieren. Früher wurde ein Mangel vor Ort per Hand auf einen Papierbogen notiert, abfotografiert oder kopiert, per E-Mail versendet und anschließend umständlich verteilt. War der Kunde nicht vor Ort oder eine Wohnungsgesellschaft zwischengeschaltet, kam es oft zu Verzögerungen, Medienbrüchen und unnötigem Aufwand.
Heute läuft das deutlich einfacher und effizienter: Der Monteur erfasst den Mangel direkt digital. Inklusive Pflichtfeldern wie Foto und Unterschrift des Kunden. Die Daten gelangen unmittelbar ins Büro, alle relevanten Personen in der Abteilung erhalten Zugriff und die Mängelkarte wird automatisch per E-Mail an den Kunden versendet. So wird der gesamte Informationsfluss gesichert, transparent dokumentiert und sogar rechtssicher abgebildet. Auch Fristen oder Maßnahmen können sofort eingeleitet und nachvollzogen werden.
- Mehr Einblicke zum digitalen Netzbetrieb findest du hier: Digitale Netzinspektion für Energieversorger - smapOne
TSM, ISMS & Co: Digitale Sicherheit mit System
Auch die Regelwerks- und Auditverwaltung wurde vollständig digitalisiert. Früher aufwändig über Excel-Tabellen gepflegt, sorgt heute eine smap für klare Aufgabenverteilung und automatische Nachverfolgung.
Erkennt ein Fachverantwortlicher, dass sich eine gesetzliche Vorgabe geändert hat, startet ein definierter Arbeitsprozess: Handlungsbedarf wird erfasst, Zuständigkeiten zugewiesen, Eskalationsschritte definiert und der gesamte Verlauf dokumentiert. Für Zertifizierungen wie TSM oder ISMS ist so jederzeit nachvollziehbar, dass alle relevanten Regelungen geprüft und umgesetzt wurden. Revisionssicher und auditfähig.
„Mit smapOne haben wir unsere Regelwerksverwaltung aus der Excel-Welt geholt. Oft unübersichtlich und nicht wirklich nachvollziehbar. Inzwischen ist daraus ein klarer, digitaler Workflow geworden: Jeder weiß, was zu tun ist, Fristen sind sichtbar und am Ende haben wir eine saubere Dokumentation, die auch im Audit überzeugt.“
– Sebastian Nitschke, Netzmeister Elektrizitätsversorgung
Digitale Vertriebsprozesse mit No Code: Angebote und Verträge in Minuten
Im Vertrieb hat sich die Arbeitsweise mit smapOne deutlich verändert. Wo früher Verträge manuell in Word erstellt, ausgedruckt, signiert und postalisch verschickt wurden, läuft heute alles digital.
Vertragsdaten werden einmalig in eine smap eingetragen, der Vertrag wird automatisch generiert, intern geprüft und per E-Mail an den Kunden gesendet. Die Rückmeldung erfolgt meist noch am selben Tag.
Auch für die Angebotserstellung, insbesondere im Bereich Energiedienstleistungen, wurde mit smapOne ein digitaler Prozess etabliert. Statt Excel und Word wird das Angebot nun direkt aus der smap heraus kalkuliert.
„Früher haben wir uns durch Excel-Tabellen und Word-Dokumente geklickt. Das hat locker eine halbe Stunde gedauert. Heute trage ich die relevanten Werte in die smap ein, sie rechnet alles automatisch aus, und in zwei Minuten liegt das fertige Angebot vor mir.“
– Lukas Rabe, Geschäftskundenberater
Smarte HR-Prozesse: Weniger Aufwand, mehr Verlässlichkeit
In der HR-Abteilung zeigen sich ebenso die Stärke der Plattform. Prozesse wie das On- und Offboarding, elektronische Krankmeldungen oder die Bestellung von Ausstattung laufen heute strukturiert und nachvollziehbar über smaps.
Während früher Excel-Tabellen und E-Mail-Reminder den Ton angaben, sorgen heute Aufgaben und digitale Listen für Struktur. Es geht nichts mehr verloren, die Übersicht ist jederzeit gegeben und auch das Audit wird damit einfacher vorbereitet.
Die Vorteile von smapOne auf einen Blick
- Zeitersparnis & Effizienz: Zahlreiche Prozesse laufen deutlich schneller und ressourcenschonender ab.
- Niedrige Einstiegshürde: smapOne ermöglicht einfache Bedienung ohne IT-Vorkenntnisse oder Programmierkenntnisse.
- Vermeidung von Medienbrüchen: Keine doppelte Datenpflege zwischen Excel, PDFs und E-Mail mehr nötig.
- Hohe Anpassungsfähigkeit: Prozesse lassen sich schnell an neue Anforderungen anpassen (z. B. gesetzliche Änderungen, interne Umstellungen).
- Vorbereitung auf Audits: Regulatorische Anforderungen (TSM, ISMS) werden sauber dokumentiert und nachvollziehbar abgebildet.
- Rechtssichere Nachweise: Zählerstände, Vertragsdaten oder Regelwerksänderungen sind klar dokumentiert und nachvollziehbar.
„Vor smapOne dauerte die Vertragsabwicklung rund drei bis vier Tage. Heute haben wir das oft innerhalb von 24 Stunden erledigt. Ganz ohne Papier, Post oder unnötige E-Mails.“
– Laura Joetze, Assistenz Vertriebsleitung
Governance mit Weitblick: Eigenverantwortung trifft Systematik
Neue smaps durchlaufen ein strukturiertes Freigabeverfahren, bei dem die IT Datenschutz, Sicherheit und Abhängigkeiten prüft. Eine zentrale smap-Übersicht zeigt allen Mitarbeitenden, welche Anwendungen es gibt und wer sie erstellt hat. So behält die IT die Steuerung, während die Fachbereiche eigenständig umsetzen.
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Fazit: Digitalisierung, die in der Energiebranche wirkt
Die No-Code-Plattform smapOne ermöglicht es den Fachabteilungen bei den Halberstadtwerken, ihre Prozesse eigenständig zu gestalten. Und das mit Erfolg: Statt starrer PDF-Formulare, verstreuter Excel-Listen oder aufwendiger Freigabeschleifen laufen viele Prozesse jetzt smart, transparent und sicher.
IT und Governance bleiben jederzeit eng eingebunden, aber die Umsetzung geschieht dort, wo die Prozesse entstehen: bei den Mitarbeitenden selbst.
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