Eine smap zu bauen ist wirklich einfach. Die Plattform ist intuitiv, man kommt schnell zu Ergebnissen und kann Prozesse ohne großen Aufwand digitalisieren. Besonders wertvoll ist für uns, dass die erfassten Informationen nicht einfach in einer Liste liegen bleiben, sondern direkt weiterverarbeitet und im Arbeitsalltag nutzbar werden. Auch im Rahmen unserer ISO-27001-Zertifizierung ist das ein großer Pluspunkt.
PCS365
Von Papier, Zuruf und Excel zu klaren digitalen Prozessen
PCS365 ist ein bundesweiter IT-Dienstleister mit Sitz in Nürnberg. Im Alltag des Unternehmens gibt es viele operative Prozesse, die auf den ersten Blick nicht unternehmenskritisch wirken, aber entscheidend für einen reibungslosen und effizienten Ablauf sind.
Typische Herausforderungen waren:
- viele kleinere Checklisten und Dokumentationen
- manuelle Abstimmungen zwischen Verwaltung und Mitarbeitenden
- fehlende Transparenz über den aktuellen Stand einzelner Vorgänge
- Informationen, die nicht zentral weiterverarbeitet werden konnten
- Prozesse, die zu klein für große IT-Projekte, aber zu wichtig für Papier, Zuruf oder Excel waren
Mit smapOne hat PCS365 eine Möglichkeit gefunden, genau diese Abläufe einfach und flexibel digital abzubilden. Dafür braucht es keine Programmierkenntnisse: Die Apps bzw. smaps lassen sich schnell erstellen, unkompliziert anpassen und individuell auf die eigenen Anforderungen zuschneiden.
Anwendungsfall: Fahrzeugausgabe und -rücknahme
Ein konkretes Beispiel ist die Fahrzeugausgabe und -rücknahme im Fuhrpark. Früher lief dieser Prozess vollständig manuell ab.
Die Verwaltung musste bislang bei jeder Fahrzeugausgabe vor Ort prüfen:
- welche Fahrzeuge verfügbar sind
- welches Fahrzeug zum jeweiligen Einsatz passt
- wer das Fahrzeug nutzt
- wann es voraussichtlich zurückgegeben wird
- ob Schäden oder Auffälligkeiten vorliegen
- wie hoch der aktuelle Kilometerstand ist
Bei der Rückgabe wiederholte sich derselbe Ablauf. Bei mehreren Fahrzeugbewegungen pro Tag summierte sich der Aufwand deutlich.
Mit smapOne läuft das Fuhrparkmanagement digital und selbstständig
Heute wählen Techniker ein passendes Fahrzeug direkt in der smap aus und dokumentieren Ausgabe und Rückgabe eigenständig vor Ort.
Erfasst werden unter anderem: Fahrzeug, Nutzer, Einsatzzweck, geplanter Rückgabezeitpunkt, Schäden oder Auffälligkeiten, inklusive Bilder zur Dokumentation. Die Verwaltung muss dadurch nicht mehr jeden Schritt persönlich begleiten.
Der Prozess wird damit schneller, klarer und deutlich besser nachvollziehbar.
Ergebnis: Rund 40 Stunden Entlastung pro Monat
Pro Vorgang spart das Team rund 10 Minuten Zeit. Bei etwa 12 Fahrzeugprozessen pro Tag entspricht das rund 2 Stunden Entlastung täglich, etwa 10 Stunden Zeitersparnis pro Woche und bis zu 40 Stunden pro Monat.
Gleichzeitig werden alle Informationen strukturiert erfasst und können direkt weiterverarbeitet werden. So entsteht ein klarer Workflow, der den Abstimmungsaufwand deutlich reduziert.
Eine Plattform statt vieler Insellösungen
Ein großer Vorteil von smapOne liegt für PCS365 darin, unterschiedliche Prozesse zentral in einer Plattform abzubilden, ohne für jeden Anwendungsfall eigene Softwarelösungen, Dashboards oder Spezialtools einzuführen.
Das bedeutet:
eine zentrale Plattform für verschiedene Prozesse
schnelle Umsetzung neuer Anwendungsfälle
bessere Datenqualität im Arbeitsalltag
flexible Digitalisierung ohne großes IT-Projekt
So entsteht Schritt für Schritt eine digitale Prozesslandschaft, die sich an den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens orientiert.
Digitales Besucherprotokoll für die ISO-27001-Zertifizierung
Auch beim Besucherprotokoll ersetzt smapOne einen manuellen Ablauf durch einen schlanken digitalen Prozess. Besucher tragen sich heute digital über ein Tablet ein. Die Daten werden vollständig digital, sauber und strukturiert erfasst, ohne dass Informationen anderer Besucher einsehbar sind.
Gerade im Rahmen der ISO-27001-Zertifizierung ist das ein wichtiger Schritt: Der Prozess berücksichtigt datenschutzrechtliche Grundlagen, ist übersichtlich und besser nachvollziehbar. Zudem liegen alle relevanten Informationen zentral vor und können im Auditfall schnell und einfach abgerufen werden.
Fazit
Die Einführung von smapOne zeigt bei PCS365, wie viel Potenzial in alltäglichen Prozessen steckt. Der IT-Dienstleister schafft mehr Transparenz im Fuhrparkmanagement, reduziert Abstimmungs- und Verwaltungsaufwand und gewinnt zugleich eine flexible Grundlage, um weitere Prozesse schnell zu digitalisieren.
Mehr Best-Practice-Geschichten entdecken
Jetzt selber loslegen
Sie wollen auch erfolgreich sein?
Demo anfragen
PCS365 ist ein bundesweit tätiger IT-Dienstleister mit Sitz in Nürnberg und Teil der DDE Dialog GmbH, die seit über 31 Jahren am Markt aktiv ist. Mit einem Netzwerk aus mehr als 100 Partnerunternehmen und über 200 Technikern unterstützt PCS365 mittelständische Unternehmen, Großunternehmen und Organisationen bei IT-Infrastruktur, Cloud-Diensten, IT-Sicherheit, Office 365, Telematik-Infrastruktur und branchenspezifischen Softwarelösungen. Der Fokus liegt auf praxisnaher Beratung, zuverlässigem Support und skalierbaren IT-Services für moderne, sichere und effiziente IT-Umgebungen.
Wie Alzchem mit smapOne Prozesse digitalisiert und tausende Stunden Arbeitszeit spartAus einem Pilotprojekt wurde ein Erfolgsmodell: Die Alzchem Group zeigt, wie digitale Transformation in der Chemiebranche gelingt. Mit smapOne gestalten die Fachbereiche ihre Prozesse selbst und sparen dabei bis heute tausende Arbeitsstunden und große Mengen Papier ein.
Zur Story
Digitale Prozessoptimierung bei den Hamburger EnergienetzenDie Hamburger Energienetze zeigen, wie sich alltägliche Prozesse mit einer No-Code-Plattform ganz ohne aufwendige IT-Projekte digitalisieren lassen. Über 100 smaps sorgen für mobile Datenerfassung, standardisierte Abläufe und bis zu viermal schnelleren Prozessen.
Zur Story Video abspielen
Masa: Durchgängige Prozesse durch einfache SAP-IntegrationEine digitale Insellösung kam für Masa nicht in Frage. Integration und Anbindung der durch eigene Apps erfassten Daten war die wichtigste Anforderung im Zuge der Umstellung. Mittels REST-API und Microsoft Flow konnten zahlreiche Prozesse durchgängig umgesetzt werden.
Zur Story