Shell (Switzerland) AG: Tankstellen-Checks in Echtzeit dokumentiert

Shell (Switzerland) AG: Tankstellen-Checks in Echtzeit dokumentiert

  • 50 Prozent Zeitersparnis für Tankstellen-Checks
  • 600 Checks jährlich per App dokumentiert 
  • Reporting in Echtzeit

Als eines der weltgrößten Energieunternehmen sind für uns regelmäßige Qualitätskontrollen sowie ein umfassendes Sicherheitsmanagement unserer Tankstellen essentiell. Dafür war bisher ein mehrstufiger Prozess notwendig, der für unsere jeweiligen Territory Manager einen hohen zeitlichen Aufwand bedeutete. Mit der digitalen Lösung von smapOne können unsere Territory Manager direkt vor Ort alle wichtigen Informationen erfassen, bündeln und direkt einen Report erstellen und verschicken. Das Ergebnis: eine vereinfachte Prozessabwicklung und eine hohe Zeitersparnis! Gewonnene Zeit, die wir nun für unsere Retailpartner und Kunden an anderen Stellen sinnvoll investieren können.

Esther Jaggy AebiShell (Switzerland) AG

SHELL (SWITZERLAND) AG

Tankstellen-Checks in Echtzeit dokumentiert

Was ist die Herausforderung?

Als eines der weltgrößten Energieunternehmen sind für die Shell (Switzerland) AG regelmäßige Qualitätskontrollen sowie ein umfassendes Sicherheitsmanagement ihrer Tankstellen essentiell. Die Checks werden je nach Betreiber-Art der Tankstellen einmal pro Quartal oder einmal jährlich durchgeführt, der Umfang der Checks variiert zwischen drei bis 20 Fragen, die die zuständigen Außendienstmitarbeiter, bei Shell sogenannte „Territority Manager (TM)“, den jeweiligen Retail-Partnern stellen. Bei Stationen, die zum Unternehmen selbst gehören (company owned) – 100 Stationen allein in der Schweiz – führen die TM’s diese Checks quartalsweise durch. Bei Tankstellen, die durch Retail Partner (dealer owned) betrieben werden, 200 in der Schweiz, fallen die Qualitäts-Checks einmal jährlich durch die jeweiligen Territory Manager (TM’s) an.

Dafür war bisher ein mehrstufiger Prozess notwendig, der für die jeweiligen Territory Manager einen hohen zeitlichen Aufwand bedeutete: Statt einen Bericht in Echtzeit zu erstellen, mussten diese die Ergebnisse ihrer Kontrollen in einer Excel-Tabelle eintragen und erst später in das jeweilige korrekte System übertragen. Die erfassten Informationen, z. B. ob der verantwortliche Mitarbeiter die Checks komplett durchgeführt hat oder noch Punkte offen geblieben sind, konnten die Fachbereichsleiter erst nach Abschluss der Checks einsehen und überprüfen. Dies führte zu Diskrepanz zwischen Soll und Ist- Checks und langen Reaktionszeiten.

Wie sieht die Lösung aus?

Heute erfassen die zuständigen Außendienstmitarbeiter alle Informationen zu den notwendigen Qualitäts-Kontrollen per smapOne App auf ihrem Iphone oder IPad. Die Territority Manager gehen mit den Tankstellenbetreibern verschiedene sicherheitsrelevante Fragestellungen, wie beispielsweise Verhaltensweisen bei Überfällen, Funktionstests oder auch Shop-spezifische Fragen zu Standort, Einzugsgebiet oder Lage durch. Den Fragenkatalog können sie ganz schnell und einfach in der smapOne App aufrufen, ihre Antwort direkt im dafür vorgesehenen Texteingabe-Feld beantworten einen Zwischenstand per Screenshot versenden oder die erfassten Daten gebündelt an ihre Vorgesetzten senden.

Was hat sich verbessert?

Die digitalisierte Lösung des Prozesses ermöglicht es den Territority Managern somit, den Check vor Ort zu protokollieren und in Echtzeit an ihre jeweiligen zuständigen Vorgesetzten zu verschicken. Die vorher notwendige Übertragung in andere Systeme entfällt und die Informationen während eines Kontroll-Zeitraums sind schneller vorhanden und einsehbar. Mithilfe des direkten Reportings können die Vorgesetzten den aktuellen Stand des jeweiligen Checks zeitgleich abrufen und sofort handeln, wenn Bestandteile der Kontrollen vernachlässigt oder nicht durchgeführt worden sind. Insgesamt halbiert die Shell Switzerland AG mithilfe der smapOne Apps die vorher benötigte Zeit für die Tankstellen-Checks: Die App Lösung reduziert den Schreibaufwand, macht bestimmte Eingaben wie z. B. die manuelle Eintragung des Stations-Ortes obsolet.

Die gewonnene Zeit kommt auch der Work-Life Balance der Territory Manger zugute, denn diese sparen durch die direkte Datenerfassung erhebliche Arbeitszeit ein. Auch die Vorbereitungszeit für die Erstellung zukünftiger bzw. neuer Checklisten/ Formulare verringert sich, da die Kontrollen oftmals einen analogen Aufbau haben und die bestehenden Apps einfach dupliziert sowie flexibel an neue Gegebenheiten angepasst werden können. Während die inhaltliche Abstimmung für die Checks vorher mindestens einen Monat Vorlauf brauchte, können Änderungen mittlerweile in wenigen Stunden umgesetzt werden.

Wie funktioniert die Integration der neuen Lösung?

Die Shell Switzerland AG hat mit smapOne ein flexibles Tool gefunden, das sie an die Anforderungen der unterschiedlichen Tankstellen-Checks in der DACH-Region anpassen kann. Aufgrund der einfachen Handhabung des App-Baukastens und der direkten Datenerfassung und - weiterleitung, konnte das Unternehmen smapOne für verschiedene Anwendungsfälle seiner Tankstellen-Checks in der DACH-Region einsetzen. Die intuitive Bedienung und die enormen Zeit-Einsparungen überzeugen auch die Außendienstmitarbeiter der Shell AG (Switzerland), die die Qualitätskontrollen durchführen. Da die Kontrollen oftmals einen analogen Aufbau haben und die bestehenden Apps einfach dupliziert sowie flexibel an neue Gegebenheiten angepasst werden können, verringert das Unternehmen die Vorbereitungszeit für die Erstellung neuer Checklisten/ Formulare, was einen weiteren Vorteil der neuen digitalen Lösung darstellt.

Über das Unternehmen

Shell (Switzerland) AG: Tankstellen-Checks in Echtzeit dokumentiert

Shell ist eines der führenden Energieunternehmen der Welt. In mehr als 70 Ländern beschäftigt es rund 86.000 Mitarbeiter. Das Unternehmen setzt modernste Technologien ein und will an der Entwicklung nachhaltiger und zukunftsträchtiger Energieformen mitwirken.

Shell in der Schweiz beschäftigt rund 120 Personen. An rund 300 Tankstellen werden unter der Marke Shell Qualitätstreibstoffe angeboten. Nebst dem Tankstellengeschäft ist Shell in der Schweiz auch in den Bereichen Schmierstoffe, Luftfahrt und Bitumen tätig. Die Shell Lubriants in Bern ist spezialisiert auf biologisch abbaubare Hydrauliköle und -fette, Produkte für Windkraftanlagen sowie Getriebe- und Koompressorenöle für Spezialanwendungen. Weitere Gruppengesellschaften, wie die Shell Brands International, Solen Versicherungen, Shell Treasury Company und Shell Corporate Services haben zudem ihren Sitz in der Schweiz. 

Mehr zu Shell unter: www.shell.ch

Die machen es schon mit smapOne!