Shell (Switzerland) AG: Tankstellen-Checks in Echtzeit dokumentiert

Shell (Switzerland) AG: Tankstellen-Checks in Echtzeit dokumentiert

  • 50 Prozent Zeitersparnis für Tankstellen-Checks
  • 600 Checks jährlich per App dokumentiert 
  • Reporting in Echtzeit

Als eines der weltgrößten Energieunternehmen sind für uns regelmäßige Qualitätskontrollen sowie ein umfassendes Sicherheitsmanagement unserer Tankstellen essentiell. Dafür war bisher ein mehrstufiger Prozess notwendig, der für unsere jeweiligen Territory Manager einen hohen zeitlichen Aufwand bedeutete. Mit der digitalen Lösung von smapOne können unsere Territory Manager direkt vor Ort alle wichtigen Informationen erfassen, bündeln und direkt einen Report erstellen und verschicken. Das Ergebnis: eine vereinfachte Prozessabwicklung und eine hohe Zeitersparnis! Gewonnene Zeit, die wir nun für unsere Retailpartner und Kunden an anderen Stellen sinnvoll investieren können.

Esther Jaggy AebiShell (Switzerland) AG

SHELL (SWITZERLAND) AG

Tankstellen-Checks in Echtzeit dokumentiert

Was ist die Herausforderung?

Gerade für eines der größten Energieunternehmen der Welt ist die regelmäßige interne Überprüfung der Qualitäts- und Sicherheitsmanagementsysteme unabkömmlich. Je nach Betreiberart lässt die Shell Switzerland AG ihre Tankstellen entweder einmal pro Quartal oder Jahr anhand sogenannter Auditchecklisten prüfen. Eine Auditcheckliste ist dabei eine Art Fragebogen, in dem sich die entsprechenden Normforderungen widerspiegeln und dessen Umfang jeweils zwischen 3 bis 20 Fragen variiert. Diese werden von Shells Außendienstlern - den Territory Managern - vor Ort an die entsprechenden Vertriebspartner gestellt. Abgefragt werden beispielsweise Verhaltensweisen bei Überfällen, Funktionstests oder auch Shop-spezifische Informationen zu Standort, Einzugsgebiet oder Lage.

Dafür war bisher ein mehrstufiger Prozess notwendig, welcher für die jeweiligen Territory Manager einen hohen zeitlichen und manuellen Aufwand bedeutete: Denn die Außendienstler notierten ihre Kontrollergebnisse zunächst in Excel-Tabellen, ehe sie diese später in die korrekten Systeme eingepflegten - erst dann wurden die Daten zugänglich für die zuständigen Fachbereichsleiter. Ob die Verantwortlichen ihre Audits korrekt und vollständig durchgeführt hatten oder ob noch Punkte offen geblieben waren, erfuhren die Vorgesetzten also stets erst nach Abschluss der Kontrollen. Dies führte zu langen Reaktionszeiten sowie Diskrepanzen zwischen Soll- und Ist-Checks.

Wie sieht die Lösung aus?

Heute erfassen die zuständigen Außendienstmitarbeiter alle Daten der notwendigen Qualitätskontrollen per smapOne App am mobilen Endgerät. In der digitalen Auditcheckliste können die Territory Manager nun einerseits ankreuzen, ob die Normanforderung erfüllt wurde oder ob eine Abweichung vorliegt. Andererseits haben sie die Möglichkeit an den betreffenden Stellen der Checkliste Notizen hinzuzufügen. Dabei protokollieren die Territory Manager ihre Audits nun in Echtzeit und schicken die abgeschlossenen Datensätze direkt an ihre Vorgesetzten weiter.

Was hat sich verbessert?

Die vorher notwendige Übertragung in andere Systeme entfällt und die Informationen sind schneller für Dritte verfügbar. Mithilfe des direkten Reportings können die Vorgesetzten den aktuellen Stand des jeweiligen Checks zeitgleich abrufen und sofort handeln, wenn Bestandteile der Kontrollen vernachlässigt oder nicht durchgeführt worden sind. Insgesamt halbiert die Shell Switzerland AG mithilfe der smapOne Apps die vorher benötigte Zeit für die Tankstellen-Checks: Die App-Lösung reduziert den Schreibaufwand, fördert eine agile Arbeitsweise und macht bestimmte Eingaben wie z. B. die manuelle Eintragung des Stations-Ortes durch die integrierte Standorterfassung obsolet.

Die gewonnene Zeit kommt auch der Work-Life Balance der Territory Manger zugute, denn diese sparen durch die direkte Datenerfassung erhebliche Arbeitszeit ein. Auch die Vorbereitungszeit für die Erstellung neuer Checklisten verringert sich, da die Kontrollen oftmals einen analogen Aufbau haben und die bestehenden Apps einfach dupliziert sowie flexibel an neue Gegebenheiten angepasst werden. Während die inhaltliche Abstimmung für die Checks vorher mindestens einen Monat Vorlauf brauchte, dauern Änderungen mittlerweile nur noch wenige Stunden.

Wie funktioniert die Integration der neuen Lösung?

Die Shell Switzerland AG hat mit smapOne ein flexibles Tool gefunden, das sie an die Anforderungen der unterschiedlichen Tankstellen-Audits in der DACH-Region anpassen kann. Aufgrund der einfachen Handhabung des App-Baukastens und der direkten Datenerfassung und -weiterleitung konnte Shell die App-Lösung für verschiedene Anwendungsfälle seiner Tankstellen-Checks in der DACH-Region einsetzen. Die intuitive Bedienung und die enormen Zeit-Einsparungen überzeugen dabei sowohl die administrativen Fachbereichsleiter als auch Außendienstler, die unmittelbar am Prozess teilhaben.

Über das Unternehmen

Shell (Switzerland) AG: Tankstellen-Checks in Echtzeit dokumentiert

Shell ist eines der führenden Energieunternehmen der Welt. In mehr als 70 Ländern beschäftigt es rund 86.000 Mitarbeiter. Das Unternehmen setzt modernste Technologien ein und will an der Entwicklung nachhaltiger und zukunftsträchtiger Energieformen mitwirken.

Shell in der Schweiz beschäftigt rund 120 Personen. An rund 300 Tankstellen werden unter der Marke Shell Qualitätstreibstoffe angeboten. Nebst dem Tankstellengeschäft ist Shell in der Schweiz auch in den Bereichen Schmierstoffe, Luftfahrt und Bitumen tätig. Die Shell Lubriants in Bern ist spezialisiert auf biologisch abbaubare Hydrauliköle und -fette, Produkte für Windkraftanlagen sowie Getriebe- und Koompressorenöle für Spezialanwendungen. Weitere Gruppengesellschaften, wie die Shell Brands International, Solen Versicherungen, Shell Treasury Company und Shell Corporate Services haben zudem ihren Sitz in der Schweiz. 

Mehr zu Shell unter: www.shell.ch

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