Ried-Blitzschutz GmbH
Sicherheit in allen Arbeitsstritten:
Apps helfen bei der Blitzabwehr
Was ist die Herausforderung?
Ried-Blitzschutz plant, installiert, prüft, repariert und wartet Blitzschutzsysteme. Für die Betreuung ihrer Kunden sind die Mitarbeiter des familiengeführten Handwerkbetriebes regelmäßig auf unterschiedlichen Baustellen im Einsatz. Ihre Arbeitseinsätze erfordern eine sorgfältige Datenerfassung: sei es für die Dokumentation von Projekten, die Erfassung von Arbeitszeiten, vorhandenen Mängeln oder möglichen Gefahrenquellen. Zudem ist für den Handwerksbetrieb ein ständiger Austausch und eine reibungslose Kommunikation zwischen Verwaltung und Monteuren notwendig.
Vorher lief die Datenerhebung in vielen kleinen Schritten ab und war für die Sachbearbeiter später oft unbrauchbar. Der Grund: Die zuständigen Monteure machten beispielsweise für Schadensberichte Fotos mit Digitalkameras. Diese entsprachen oft nicht den Vorgaben bzw. waren für die weitere Bearbeitung von Sachverhalten nicht nutzbar. Oder die Mitarbeiter haben oft vergessen, wichtige Details aufzunehmen (z. B. Daten von Unfallgegnern), was bei der Nachbearbeitung Mehraufwand für die Verwaltungsmitarbeiter verursachte.
Wie sieht die Lösung aus?
Heute nutzt das Unternehmen smarte Lösungen von smapOne. Dank smapOne erhalten die Mitarbeiter per App konkrete Anforderungskataloge, was es bei den Aufnahmen zu beachten gilt. Ein großer Vorteil ist zudem, dass die jeweiligen Monteure oder Projektleiter, die einen Vorgang dokumentieren, so viele Bilder wie notwendig machen und sofort an die jeweiligen Sachbearbeiter weiterleiten können. Die gut strukturierten digitalen Formulare und enthaltenen Pflichtfelder erinnern die Mitarbeiter zudem an fehlende Informationen oder wichtige Ergänzungen, die zur vollständigen Erfassung eines Sachverhalts notwendig sind.
Was hat sich verbessert?
Mit dem Einsatz von smapOne verbessert sich für Ried-Blitzschutz vor allem die Kommunikation zwischen Monteuren und Verwaltung sowie die Koordination der Berichterstellung. Mithilfe von smapOne können die zuständigen Monteure Berichte zuverlässig, vollständig und überprüfbar versenden. Dies spart Transportwege, da die Daten sofort die richtigen Empfänger erreichen. Die transparenteren Anweisungen in der App und die neu geschaffene Struktur des Dokumentationsprozesses verbessern zudem die Datenqualität des Unternehmens erheblich: Ab sofort kann das Unternehmen genau nachvollziehen, an welcher Stelle ein Fehler passiert ist oder eine Information noch nicht eingeholt wurde. Zusätzlich geht kein Dokument mehr verloren und Ried spart somit unnötiges Suchen und zeitraubende Diskussionen.
Und auch auf Ressourcen-Seite bringt die Nutzung von smapOne spürbare Ersparnisse mit sich: Das Unternehmen spart Kosten für Papier und aufgrund der verbesserten Koordination viel Zeit. Denn durch die klaren Strukturen passieren weniger Fehler und die Mitarbeiter erledigen die Dokumentation von Projekten, Schäden etc. deutlich schneller. Unnötige, monotone Arbeitsschritte entfallen und die Mitarbeiter haben wieder mehr Zeit für kreativere Aufgaben.
Wie funktioniert die Integration der neuen Lösung?
Für Ried-Blitzschutz sind die kleinen digitalen Helferlein von smapOne eine perfekte Lösung, um vorherige Koordinations- und Dokumentationshürden zu überwinden. Die Flexibilität, der gute Support und die individuellen Anpassungsmöglichkeiten, die smapOne bietet, haben für Ried die Umstellung auf digitale Prozesse deutlich erleichtert. Die Herausforderungen, die die Prozessoptimierungen mit smapOne mit sich brachten, konnte Ried-Blitzschutz mit Workshops und monatlichen Besprechungen sowie kontinuierlichen Feedbacks seiner Mitarbeiter und Creatoren gut meistern. Das Erfolgsrezept von Ried-Blitzschutz? Es funktioniert nur mit einem ganzheitlichen Ansatz – nur, wenn die Änderungen von allen Mitarbeitern akzeptiert und genutzt werden, kann dies langfristig gelingen. Und das ist geglückt: Heute sind die Mitarbeiter des Unternehmens ganz begeistert von den neuen digitalen Möglichkeiten und tragen z. B. ihre Stunden ohne großes Nachhaken aktiv ein.
Und Ried-Blitzschutz möchte noch lange nicht aufhören - Für die Zukunft plant das Unternehmen ein größeres App-Projekt: Die Angebotserstellung per smapOne App. Statt lästiger Word-Angebote werden die Projektleiter des Unternehmens Angebote bald schon per App ganz einfach, schnell und papierlos an ihre Kunden versenden. Smart! – so wie smapOne.
