Mit smapOne werden Prozesse transparent. Man sieht, wer was wann gemacht hat, wo ein Vorgang steht und was noch offen ist. Das hilft Führungskräften und neuen Mitarbeitenden, die Abläufe schneller zu verstehen und sicher auszuführen. Unsere Erfahrung ist: einfach anfangen, Feedback aus dem Alltag nutzen und die Lösung Schritt für Schritt weiterentwickeln.
smapOne macht Dokumentation für uns einfach und schnell. Gerade bei den Hausbegehungen zeigt sich der Mehrwert sehr deutlich. Wir können Prozesse mit eigenem Personal digital umsetzen und dadurch Kosten sparen, ohne aufwendige Zusatzstrukturen aufzubauen.
Stadtwerke Speyer GmbH
Schnellere Dokumentation und mehr Eigenständigkeit in den Fachbereichen
Ausgangslage: Neue Anforderungen treffen auf knappe Ressourcen
§ 14a EnWG, der Rollout intelligenter Messsysteme, steigende Dokumentationspflichten und begrenzte Ressourcen: Wie viele Energieversorger stehen auch die Stadtwerke Speyer vor der Aufgabe, operative Prozesse schneller und transparenter abzubilden. Verstärkt wurde das durch einen Führungswechsel.
Viele Abläufe funktionierten, waren aber unnötig aufwendig. Papierformulare, verstreute Ablagen, manuelle Zwischenschritte und uneinheitliche Vorgehensweisen kosteten Zeit. Informationen mussten nachgetragen, Fotos separat abgelegt und Berichte später im Büro weiterverarbeitet werden.
Um dieses Thema wirksam anzugehen, suchten die Stadtwerke Speyer eine einfache Lösung, die sich schnell im Alltag einsetzen lässt.
Die Entscheidung fiel auf die No-Code-Plattform smapOne.
Digitalisierung aus den Fachbereichen heraus
Mit smapOne digitalisieren die Fachbereiche ihre bestehenden Formulare selbst, testen sie im Alltag und passen sie bei Bedarf an. Schließlich kennen sie ihre Abläufe am besten.
Jeder Fachbereich hat dafür einen eigenen Creator, also einen Mitarbeitenden, der die No-Code-Anwendungen erstellt. Die IT bleibt im Hintergrund eingebunden, etwa bei technischen Fragen oder perspektivisch bei einer API-Anbindung an das Auftragsmanagement. So entsteht eine strukturierte Digitalisierung mit klaren Zuständigkeiten.
Heute sind rund 30 smaps unternehmensweit im Einsatz, unter anderem in den Bereichen Glasfaser, Gas, Wasser, Fernwärme, Strom und der IT.
Wie das genau funktioniert, zeigen zwei konkrete Beispiele:
Digitales Baustellentagebuch
Baustellenbesuche, Objektkontrollen und Begehungen gehören zum operativen Alltag. Dabei geht es nicht nur um effizientere Abläufe, sondern auch um belastbare Nachweise. Baustellenkontrollen und Bautagebücher müssen sauber dokumentiert und auffindbar sein, damit sie bei Rückfragen oder Streitigkeiten gegenüber Kunden, Städten oder Gemeinden schnell verfügbar sind.
Digitale Skizzenblätter für Hausanschlüsse /Begehungen
Ein weiterer konkreter Effekt zeigt sich bei den Hausanschlüssen. Wenn ein Anschluss gelegt wird, muss die Ausführung genau dokumentiert werden. Dafür nutzen die Stadtwerke Speyer sogenannte Skizzenblätter.
Die digitale Umsetzung ermöglicht es den Stadtwerken Speyer, die Begehungen rund um die Hausanschlüsse in Eigenregie durchzuführen, statt sie extern zu vergeben. Bei 400 Hausanschlüssen würde eine externe Vergabe rund 40.000 Euro kosten. Mit eigenem Personal liegen die Kosten bei etwa der Hälfte.
Weitere Anwendungsfälle aus dem Alltag
Inzwischen nutzen die Stadtwerke Speyer smapOne für zahlreiche operative Prozesse. Dazu gehören unter anderem:
- Rapportzettel für Arbeitsleistungen und Materialeinsätze
- Baustellen- und Objektkontrollen
- Abnahmeprotokolle mit Mängelerfassung
- Einweisung von Tiefbauunternehmen
- Abnahme der Verkehrssicherung
- Wiederkehrende Routinekontrollen, etwa an Trafostationen
Viele dieser Prozesse haben eines gemeinsam: Sie müssen schnell erledigt werden, sauber dokumentiert sein und im Zweifel belastbare Nachweise liefern.
Künstliche Intelligenz als Unterstützung beim Bauen von smaps
Auch die in der Plattform integrierte KI kam bereits unterstützend zum Einsatz. So half die KI beispielsweise dabei, passende Bausteine und Lösungswege innerhalb der Plattform zu finden. Besonders hilfreich war, dass sie nicht nur Vorschläge lieferte, sondern auch früh Hinweise gab, wenn ein geplanter Ansatz nicht sinnvoll umsetzbar war. Das brachte mehr Sicherheit beim Aufbau neuer smaps und stärkte das Vertrauen in die Arbeit mit der Plattform. Entscheidend bleibt dabei das Prozesswissen der Fachbereiche. Die KI unterstützt bei der Umsetzung, aber Prüfung, Bewertung und Entscheidung bleiben beim Menschen.
Fazit: No Code macht Dokumentation einfacher und Prozesse transparenter
Mit smapOne dokumentieren die Stadtwerke Speyer ihre Prozesse heute direkt digital und strukturiert im Prozess. Das spart Zeit, reduziert mühsame Nacharbeit und schafft mehr Transparenz in operativen Abläufen. So wird aus einzelnen digitalen Formularen Schritt für Schritt ein klarer und nachvollziehbarer Prozess.
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Die Stadtwerke Speyer GmbH sind ein modernes Versorgungsunternehmen mit über 350 Mitarbeitenden. Seit mehr als 160 Jahren versorgen sie Kundinnen und Kunden in Speyer und der Region unter anderem mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser. Zudem investieren sie in zukunftsorientierte Infrastruktur wie Glasfaser- und Fernwärmeausbau sowie umweltverträgliche Mobilität.
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