Cancom GmbH
Wie 2 Apps die Arbeit von 1.500 Mitarbeitern verbessern
Was ist die Herausforderung?
Als einer der größten und erfolgreichsten Digital Transformation Partner begleitet CANCOM Unternehmen in die digitale Zukunft. Das Unternehmen hilft seinen Kunden dabei, die Komplexität ihrer IT zu reduzieren und ihren Geschäftserfolg durch den Einsatz modernster Technologie auszubauen. Der Anspruch, stets die beste digitale Lösung zu finden, ist somit in der DNA des Unternehmens fest verankert. Auch für die internen Abläufe ist es CANCOM deshalb enorm wichtig, Abläufe und Prozesse schnell und einfach digitalisieren zu können. Und vor allem einfache, intelligente Lösungen zu finden, die die eigenen Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen.
Die Mitarbeiter des Unternehmens fahren zur Erledigung ihrer Dienstleistungen regelmäßig zu Kundeneinsätzen außer Haus. Damit diese reibungslos funktionieren, sind für CANCOM geregelte Abläufe des unternehmenseigenen Fuhrparks das A und O. Vor allem die Übergabe von Fahrzeugen sowie Kontrolle von Unfall-Schäden, die die Fahrer während ihrer Einsätze feststellen, müssen kontinuierlich organisiert ablaufen und dokumentiert werden. Und das ist eine gewaltige Aufgabe! Denn der unternehmenseigene Fuhrpark ist 1500 Fahrzeuge groß und wird von nur 4 ½ Mitarbeitern betreut. CANCOM brauchte deshalb eine Lösung, die die regelmäßigen Tätigkeiten der 1500 Fahrer – wie die Dokumentation von Fahrzeug-Übergaben und Unfallmeldungen - bestmöglich unterstützt. Und die dazu noch so einfach bedienbar ist, dass die Mitarbeiter selbst in Extremsituationen wie Unfällen – direkt wissen, was zu tun ist.
Wie sieht die Lösung aus?
All diese Eigenschaften hat CANCOM in einer Lösung gefunden: smapOne. Vor allem die flexible Anpassungsmöglichkeit, die ortsunabhängige Nutzungsmöglichkeit und die einfache Handhabung von smapOne haben den IT-Dienstleister überzeugt. Mithilfe des flexiblen App-Baukastens von smapOne konnte CANCOM die Übergabeprotokolle von Fahrzeugen sowie Unfallmeldungen für seine Fahrer unkompliziert digitalisieren. Wie? Ganz einfach mit zwei selbst erstellten mobilen Apps, die heute alle 1500 Nutzer regelmäßig und standortunabhängig nutzen. Die neuen Apps sind für die Fahrer des Unternehmens, die täglich bei Außeneinsätzen unterwegs sind, eine riesige Unterstützung. Passiert ein Unfall, hilft die neue digitale Lösung dem Fahrzeughalter sofort, die wichtigsten Daten zu erfassen. Kein Vergleich zu dem vorherigen Dokumentationsprozess! Während die Mitarbeiter die Autoschäden vorher in einer analogen Liste auf einem Klemmbrett aufnahmen und betreffende Aspekte ankreuzten, erledigen sie dies heute alles digital per App. Lästiges Einscannen der analogen Berichte oder nachgelagerte Auswertungen gehören der Vergangenheit an. Mit smapOne erledigen die Fahrer die Dokumentation eines Schadens direkt am Unfallort per App und senden den Bericht dann sofort digital weiter. Dies ermöglicht auch der Verwaltung von CANCOM schneller auf den Unfall zu reagieren und wenn nötig, Hilfe zu benachrichtigen. Die App unterstützt also sofort da, wo sie am ehesten gebraucht wird.
Auch die von CANCOM selbst erstellte App für die Übergabe von Fahrzeugen navigiert die Mitarbeiter durch die komplette Fahrzeugkontrolle hindurch. Zudem unterstützt sie beim Ausfüllen der digitalen Formulare. Die wichtigsten Informationen rund um das Fahrzeug (z. B. Fabrikat, letzter Kilometerstand) werden mittels einer aktuell hinterlegten Tabelle automatisch mit Fahrer und Fahrzeug verknüpft und beim Erstellen der Dokumente ausgefüllt. Wenn der zuständige Mitarbeiter sein Dokument erfasst hat, sendet er das digitale Formular an die Fuhrpark-eigene E-Mail-Adresse.
Die neu eingesetzten Technologien optimieren auch das Informationsmanagement von CANCOM: Denn Aktualisierungen und Änderungen der smaps werden für die Fahrer sofort verfügbar gemacht. Auch diverse Fuhrparkdokumente, die die Fahrer in der smapOne App verfügbar haben, besitzen immer einen aktuellen Versionsstand. So müssen diese nicht mehr ausgedruckt bzw. im Fahrzeug in Papierform mitgeführt werden.
Was hat sich verbessert?
Mit dem Einsatz von smapOne hat es CANCOM geschafft, sich von innen heraus selbst zu digitalisieren. Mit den neu eingesetzten Apps verbessert sich für CANCOM insgesamt die Zuverlässigkeit und Schnelligkeit der Prozesse. Denn die Mitarbeiter müssen die digitalen Formulare sorgfältig prüfen, bevor sie ihre Eingaben absenden. Dies führt zu weniger Fehlern und zuverlässigeren Daten. Zudem vermeidet das Unternehmen Rückfragen, da konkrete Messwerte direkt vollständig erfasst werden können. Die Mitarbeiter können Änderungen sofort in der App eintragen und in Echtzeit versenden. Ein großer Mehrwert ist auch, dass die Fahrer die Apps immer dort nutzen können, wo sie sich gerade befinden. Standortunabhängig und digital, können sie Informationen einfach und schnell erfassen.
Die Umstellung der Prozesse mit smapOne schont auch die zeitlichen Ressourcen von CANCOM. Während die Mitarbeiter beim Ausfüllen auf dem Klemmbrett bis zu 5 Minuten gebraucht haben, sind es jetzt nur noch bis zu 3 Minuten pro dokumentiertem Vorgang. Bei 1500 Fahrern, die die Apps regelmäßig nutzen, gewinnt das Unternehmen somit viel Zeit. Denn schon bei der Vorbereitung und der Erfassung von Informationen per App spart CANCOM 30 bis 40 Prozent Zeit ein.
Die erreichte Produktivitätssteigerung und verbesserte Prozesseffizienz stellen für CANCOM große Meilensteine für die Optimierung der internen Fuhrpark-Koordination dar. Zudem erfahren die Mitarbeiter bei ihren regelmäßigen Tätigkeiten durch die Nutzung der Apps eine enorme Unterstützung. Dies ist ein weiterer Mehrwert, der den Erfolg der neuen Lösung bestätigt. Und die neuen digitalisierten Prozesse bringen einen weiteren Vorteil: Mit dem digitalen Ansatz von smapOne stellt sich CANCOM für die Zukunft auf und verbessert somit seine Position gegenüber Wettbewerbern.
Wie funktioniert die Integration der neuen Lösung?
Für CANCOM fügt sich die digitale Lösung von smapOne hervorragend in die Unternehmensabläufe ein und verbessert die Koordination des unternehmenseigenen Fuhrparks. Mit den beiden Apps für die Übergabe von Fahrzeugen sowie Schadensmeldungen hat CANCOM einen digitalen Workflow geschaffen, der sich positiv auf die gesamte Intralogistik des Unternehmens auswirkt. Die derzeit 1500 Mitarbeiter von CANCOM können die digitalen Lösungen von smapOne jederzeit ohne Probleme nutzen. Vor allem, dass die Apps leicht an geänderte Abläufe angepasst werden können, macht für Bereichsleiter Tobias Lorenz und Fleet Operation Specialist Thorsten Hossann den Mehrwert von smapOne aus. Und auch, dass die Mitarbeiter die positiven Ergebnisse des App-Einsatzes sofort selbst erfahren, ist ein wichtiges Erfolgskriterium der neuen Lösung. Der Dokumentationsaufwand der Fahrer hat sich deutlich verringert und smapOne unterstützt dort, wo die Fahrer von CANCOM es am meisten brauchen – beim Einsatz auf den Straßen oder der Fahrzeug-Übergabe auf dem Gelände.
