Xylem: Per App zum effizienten digitalen Bestellprozess

Xylem: Per App zum effizienten digitalen Bestellprozess

  • Effizienter digitaler Bestellprozess von Artikeln
  • Bedarfsgerechtere Warenzustellung
  • Minimierung der Versand- und Verpackungskosten

Bei jährlich 500 Bestellungen sparen wir mithilfe der App-Lösung wertvolle Arbeitszeit ein, die wir für neue Projekte nutzen können. Zudem senken wir durch die bedarfsgerechte Zustellung unsere Kosten und können den gesamten Bestellprozess von Auftragseingang bis zur Lieferung beim Endkunden deutlich optimieren!

Sven WehmeierXylem Water Solutions GmbH

Sven Wehmeier

Xylem Water Solutions Deutschland GmbH

Per App zum effizienten digitalen Bestellprozess

Was ist die Herausforderung? 

Xylem ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der Wassertechnologie, das innovative Technologielösungen für die globalen Wasserprobleme entwickelt. Auf die Mitarbeiter des Unternehmens wartet dabei ein komplexes Aufgabenfeld. Die Einsatzszenarien reichen von logistischer Organisation über Servicedokumentation bis hin zu Installation und Einbau der Produkte.

Der Bestellprozess spezieller Artikel gilt im gesamten Serviceprozess als besonders aufwändig, da die benötigten Teile separat aus dem Lager angefordert werden müssen. Durch den fehlenden Zugriff auf das interne Planungssystem (ERP) war dieser bisher unübersichtlich und langsam.
Die fehlende Standardisierung verursachte im Anschluss zahlreiche Nachfragen, Doppelbestellungen und hohen Arbeitsaufwand für die Techniker und Sachbearbeiter. Als zukunftsorientiertes Unternehmen war Xylem also auf der Suche nach einer digitalen und nachhaltigen Lösung – bestenfalls mit weniger Zeitaufwand, einfacher Bedienbarkeit und transparenter Datenübermittlung.

Wie sieht die Lösung aus?

Xylem setzt mittlerweile für verschiedene Serviceprozesse zahlreiche selbst erstellte Apps ein. Der Prozess der bisher sehr aufwendigen Nachbestellung von Produkten läuft nun darüber automatisiert und gebündelt ab. In den Tablet-Apps wählen die Servicemitarbeiter aus einer Gesamtübersicht die benötigten Artikel ganz einfach aus, bestätigen die Auswahl und geben damit automatisch einen Bestellauftrag ab.  
Alle wichtigen Informationen wie beispielsweise Artikelnummer oder Versandart sind in der digitalen Bestellung bereits enthalten. Zudem können die Techniker für den Austausch von fehlerhaften Teilen direkt ein Bild des defekten Artikels per App verschicken, sodass der jeweilige Sachbearbeiter das richtige Teil sofort für den Versand bereitstellen kann.   

Was hat sich verbessert?

Die neue digitale Bestell-Lösung verbessert die Arbeit der Xylem Techniker und der Sachbearbeiter deutlich und spart täglich kostbare Arbeitszeit und Kosten ein. Früher waren vor allem die Techniker für den Bestellprozess verantwortlich – heute ist der Prozess auf verschiedene Unternehmensbereiche aufgeteilt, der technische Service entlastet und die Lagerverwaltung erhält eine fertige Liste zugestellt, auf deren Basis sie die gewünschten Artikel zusammenstellen und zustellen kann. Durch die direkte Informationsübermittlung entfällt der zeitliche Aufwand der Informationsbündelung und Weiterleitung.

Bei 500 Bestellungen, die die Techniker von Xylem jährlich aufgeben, eine enorme Zeitersparnis: Denn jeder Techniker spart sich 3 Stunden pro Woche im Außen- und 2 Stunden pro Woche im Innendienst. Damit erreicht Xylem – ausgehend von 40 Arbeitswochen - durchschnittlich eine jährliche Ersparnis von mehr als 200 Stunden pro Techniker!
Durch die frei gewordene Zeit sind die Service-Mitarbeiter zudem anders einsetzbar – das stellt vor dem Hintergrund der steigenden Auslastung des Unternehmens einen enormen Vorteil für die Ressourcenplanung dar. Im Zuge dessen konnten bereits 2 neue Techniker bei Xylem starten. Diese Entwicklung stimmt die Führungskräfte und Mitarbeiter äußerst zufrieden.

Zudem spart Xylem durch den bedarfsgerechten Bestellprozess Versand- und Verpackungskosten, da die App-Lösung Doppelbestellungen und Rücklieferaufträge deutlich minimiert. Davon profitieren alle Beteiligten: Je effizienter der Bestellprozess ist, desto günstiger ist es auch für Xylem und seine Kunden. 

Wie funktioniert die Integration der neuen Lösung? 

Bei der Suche nach einer schnellen und einfachen Lösung zur Optimierung des internen Bestellprozesses war smapOne das passende Puzzleteil für die Xylem GmbH: Mithilfe der digitalen Lösung ist der alte Prozess komplett abgelöst und ein neuer effizienter Bestellweg entstanden.

Die Integration der digitalen Bestell-Lösung erfolgte dabei schrittweise: Zunächst mit einzelnen Parametern wie Artikelstamm und Menge begonnen und im Lauf der Entwicklung um Lieferzeiten und sonstige Zusatzinformationen ergänzt, ist der Prozess nun komplett digital abgebildet.

Die Vorteile von smapOne liegen für Xylem auf der Hand: Die Verwendung der Apps ohne Vorkenntnisse ermöglicht es, intuitiv Prozesse in einem Formular darzustellen und somit jegliche Unternehmensabläufe individuell zu optimieren. Zukünftig will sich Xylem die schnelle Anpassungsfähigkeit auch in weiteren Anwendungsbereichen zu Nutze machen: Es gibt bereits Pläne, den Upload von Exceldateien, die regelmäßig geändert werden, mit smapOne darzustellen oder Technikern, die in einer Gegend ohne Netzempfang unterwegs sind, durch die Offline-Nutzung von smapOne Drucke zu ermöglichen. 

Über das Unternehmen

Xylem: Per App zum effizienten digitalen Bestellprozess

Xylem ist ein führendes Unternehmen im Bereich der Wassertechnologie, das sich mit der Entwicklung von innovativen technologischen Lösungen für die globalen Wasserprobleme befasst. Mit den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens wird das Wasser und Abwasser in den Bereichen der öffentlichen Versorgungsbetriebe, Industrie, Privat- und Gewerbegebäudetechnik und der landwirtschaftlichen Betriebe transportiert, behandelt, analysiert, überwacht und zurückgeführt in die Umwelt. Durch die Aufnahme von Sensus im Oktober 2016 hat Xylem sein Portfolio mit intelligenten Messgeräten, Netzwerktechnologien und fortschrittlichen Dienstleistungen für die Datenanalyse in der Wasser-, Gas- und Elektrizitätsindustrie ergänzt. Das Unternehmen verfügt über feste, langjährige Beziehungen zu Kunden, bei denen es für seine leistungsstarke Kombination ausführenden Produktmarken und Anwendungskompetenz, getragen von einer Tradition der Innovation, bekannt ist.

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