Xylem: Mit smapOne App zu einem fließenden Bestellprozess

Xylem: Mit smapOne App zu einem fließenden Bestellprozess

  • Effizienter digitaler Bestellprozess von Artikeln
  • Bedarfsgerechtere Warenzustellung minimiert Versand- und Verpackungskosten
  • Enorme Zeit- und Kostenersparnis 

Xylem Water Solutions Deutschland GmbH

Mit smapOne App zu einem fließenden Bestellprozess

Was ist die Herausforderung? 

Xylem ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der Wassertechnologie, das innovative Technologielösungen für die weltweiten Wasserprobleme entwickelt. Für die Installation und Einbau der Produkte benötigen die Techniker des Unternehmens die passenden Artikel, die sie im Lager des Unternehmens anfragen und bestellen können. Da diese keinen Zugang zum internen Ressourcen-Planungssystem (ERP) von Xylem haben, lief der Bestellprozess bisher auf Umwegen und sehr kleinschrittig ab: Der Techniker musste die Teile per Telefon oder Email bei Kollegen im Lager anfragen, die dann die Zustellung der richtigen Artikel beauftragt und zum Versand bereitgestellt haben. Die fehlende Standardisierung des Bestellprozess verursachte viele Nachfragen, Doppelbestellungen und teils hoher Arbeitsaufwand für die Techniker und Sachbearbeiter.  

Wie sieht die Lösung aus? 

Der Bestellprozess läuft nun automatisiert und gebündelt ab – denn die Techniker von Xylem nutzen für die Bestellung eine smarte Tablet-App von smapOne. In der App wählen die Servicemitarbeiter die benötigten Artikel nun ganz einfach aus einer Gesamtübersicht aller Artikel aus, bestätigen die Auswahl und geben so automatisch eine Bestellung ab. Die Artikel sind nun transparent auffindbar und auch alle wichtigen Informationen wie Artikelnummer, Artikel-Beschreibung, Menge, Versandart (Express oder Termin) sind in der digitalen Bestellung bereits enthalten. Zudem können die Techniker für den Austausch von fehlerhaften Teilen direkt ein Bild des defekten Artikels per App versenden, sodass der jeweilige Sachbearbeiter das richtige Teil sofort für den Versand bereitstellen kann.   

Was hat sich verbessert? 

Die neue digitale Bestell-Lösung verbessert die Arbeit der Xylem Techniker und der Sachbearbeiter deutlich und spart täglich kostbare Arbeitszeit und Kosten ein. Früher waren vor allem die Techniker für den Bestellprozess verantwortlich – heute ist der Prozess auf verschiedene Unternehmensbereiche aufgeteilt, der technische Service entlastet und die Lagerverwaltung erhält eine fertige Liste zugestellt, auf deren Basis sie die gewünschten Artikel zusammenstellen und zustellen kann. Durch die direkte Informationsübermittlung entfällt der zeitliche Aufwand der Informationsbündelung und Weiterleitung. Bei 500 Bestellungen, die die Techniker von Xylem jährlich aufgeben, eine enorme Zeitersparnis: Denn über alle Techniker hinweg lassen sich 3 Stunden pro Woche im Außen- und 2 Stunden pro Woche im Innendienst einsparen, damit erreicht Xylem – ausgehend von 40 Arbeitswochen - durchschnittlich eine jährliche Ersparnis von mehr als 240 Stunden! Durch die frei gewordene Zeit sind die Service Mitarbeiter zudem anders einsetzbar – dies stellt vor dem Hintergrund der steigenden Auslastung des Unternehmens einen enormen Vorteil für die Ressourcenplanung dar. Da Ressourcen im Service-Innendienst vorhanden waren, konnten 2 neue Techniker bei Xylem starten – diese Entwicklung stimmt die Führungskräfte und Mitarbeiter äußerst zufrieden.

Zudem spart Xylem durch den bedarfsgerechten Bestellprozess Versand- und Verpackungskosten, da der neue Prozess Doppelbestellungen und Rücklieferaufträge deutlich minimiert – somit wird auch der Prozess hin zum Kunden deutlich effizienter. Der Kunde bezahlt für das Produkt, was er bekommt. Je effizienter der Bestellprozess ist, desto günstiger ist der Prozess von Xylem bis zum Kunden.  

Wie funktioniert die Integration der neuen Lösung? 

Bei der Suche nach einer schnellen und einfachen Lösung zur Optimierung des internen Bestellprozesses war smapOne das passende Puzzleteil für die Xylem GmbH: Mithilfe der digitalen Lösung ist der alte Prozess komplett abgelöst und ein neuer effizienter Bestellweg entstanden. Die Integration der digitalen Bestell-Lösung erfolgte dabei schrittweise: Zunächst mit einzelnen Parametern wie Artikelstamm und Menge begonnen und im Lauf der Entwicklung um Lieferzeiten und sonstige Zusatzinformationen ergänzt, ist der Prozess nun komplett digital abgebildet. Vom Erfolg der digitalen Lösung bestätigt, liegen für Xylem die Vorteile von smapOne auf der Hand: Die Bedienung und Bau der Apps ohne Vorkenntnisse ermöglicht es, intuitiv Prozesse in einem Formular darzustellen und somit individuell steuerbar, jegliche Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Die flexible Anpassungsfähigkeit möchten die Xylem Mitarbeiter zudem für weitere Anwendungsbereiche nutzen. Es gibt bereits Pläne, den Upload von Exceldateien, die regelmäßig geändert werden, mit smapOne darzustellen oder Technikern, die in einer Gegend ohne Netzempfang unterwegs sind, durch die Offline Nutzung von smapOne Drucke zu ermöglichen.  

Über das Unternehmen

Xylem: Mit smapOne App zu einem fließenden Bestellprozess

Xylem ist ein führendes Unternehmen im Bereich der Wassertechnologie, das sich mit der Entwicklung von innovativen technologischen Lösungen für die globalen Wasserprobleme befasst. Mit den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens wird das Wasser und Abwasser in den Bereichen der öffentlichen Versorgungsbetriebe, Industrie, Privat- und Gewerbegebäudetechnik und der landwirtschaftlichen Betriebe transportiert, behandelt, analysiert, überwacht und zurückgeführt in die Umwelt. Durch die Aufnahme von Sensus im Oktober 2016 hat Xylem sein Portfolio mit intelligenten Messgeräten, Netzwerktechnologien und fortschrittlichen Dienstleistungen für die Datenanalyse in der Wasser-, Gas- und Elektrizitätsindustrie ergänzt. Das Unternehmen verfügt über feste, langjährige Beziehungen zu Kunden, bei denen es für seine leistungsstarke Kombination ausführenden Produktmarken und Anwendungskompetenz, getragen von einer Tradition der Innovation, bekannt ist.

Die machen es schon mit smapOne!