Am von Sven Zuschlag in Arbeitsplatz der Zukunft

5 Tools für ein papierloses Büro

Auf dem Bild ist ein aufgeklappter Laptop vor der weißen Backsteinwand zu sehen. Der Bildschirm zeigt verschiedene bunte Icons mit Werkzeugsymbolen. Links vom Laptop stehen zwei Vasen mit grünen Pflanzen.

Die Idee eines papierlosen Büros ist nicht neu ─ im Gegenteil, sie kursiert seit mehr als 20 Jahren im Internet. Bis heute ist sie allerdings eher eine Wunschvorstellung als Realität, denn noch immer setzen die meisten Unternehmen auf klassische Papierdokumente. Dabei bringt die Umstellung zwei große Vorteile mit sich:

  1. Zum einen ist der Verzicht auf Papier aus Umweltschutzgründen sinnvoll bzw. notwendig. Die Deutschen verbrauchen laut dem WWF pro Jahr und Kopf etwa 253 Kilogramm Papier. Ein papierloses Büro trägt somit zu einer drastischen Reduzierung dieses Verbrauchs bei.
  2. Der zweite Vorteil liegt für Unternehmen auf der Hand: Das Drucken und Archivieren von Dokumenten verursacht hohe Kosten und erfordert unnötig viel Zeit, da die Dokumente umständlich abgelegt werden müssen und nicht für alle Mitarbeiter gleichzeitig zugänglich sind.

Unternehmen sollten daher genau überlegen, wo sie Arbeitsabläufe effizienter gestalten und gleichzeitig auf Papier verzichten können. Wir stellen fünf Tools für ein papierloses Büro vor!

1. Dropbox Professional

Das Herzstück eines papierlosen Büros ist eine sichere und für alle Mitarbeiter zugängliche Cloud-Lösung. Hier werden alle Dokumente abgelegt und können mit wenigen Klicks aus dem digitalen Archiv zurückgeholt werden. Einer der bekanntesten Anbieter ist das Unternehmen DropBox, das mit seiner Spate DropBox Professional Cloud-Lösungen für Geschäftskunden anbietet.

Drop-Box ist perfekt geeignet für Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten und ihre Zwischenergebnisse speichern möchten. Die Dateien können einfach gespeichert und für ausgewählte Mitarbeiter oder das gesamte Team freigegeben werden. Dank der unterschiedlichen Abos finden Unternehmen genau die Cloud-Lösung, die zu ihren Bedürfnissen passt.  Weiteres Plus: DropBox lässt sich mit verschiedenen Tools wie Trello und Slack verbinden.

2. Trello

Die Wand ist voller Notizzettel und auf den Schreibtischen stapeln sich To-Do-Listen? Das muss nicht sein, denn erfolgreiches Projektmanagement ist auch ohne Papierberge möglich. Etwa eine Million Menschen nutzen Trello inzwischen. Die Idee dahinter: Projekte werden in möglichst kleine Einheiten zerlegt, die gut übersichtlich für alle Beteiligten auf einem Projektboard liegen. Damit kein To-Do in Vergessenheit gerät, werden einzelne Aufgabe auf Cards abgelegt. Dank Checklisten sieht der Projektmanager jederzeit, wie viel bereits erledigt ist.

3. G Suite by Google Cloud

Mit seiner G Suite bietet Google Geschäftskunden (fast) alle Tools auf einen Handstreich, die ein gut organisiertes Büro benötigt. Neben professionellen E-Mail-Adressen gehören auch ein übersichtlicher Kalender für das gesamte Team und die Cloud Google Drive zum Angebot. Zum Papiersparen sind die Google Drive-Dokumente perfekt, die wie eine Online-Version der Office-Programme funktionieren: Anstatt Papierdokumente mit handschriftlichen Anmerkungen weiterzureichen, können Teams ganz einfach gemeinsam und in Echtzeit an einem Docs-Dokument arbeiten.

4. Adobe Acrobat Pro DC

Geschäftsbriefe und Verträge ausdrucken, unterschreiben und anschließend wieder scannen – das ist der normale Arbeitsablauf in vielen Unternehmen. Einfacher geht es jedoch mit der kostenpflichtigen Anwendung Adobe Acrobat DC. Damit können Dateien problemlos in das PDF-Format umgewandelt werden und umgekehrt. Darüber hinaus bietet das Programm weitere praktische Funktionen. So können Arbeitnehmer Dokumente auf den meisten mobilen Endgeräten direkt unterschreiben und sparen sich dabei die lästige Routine aus Drucken und Scannen.

5. Green Print

In einigen Fällen lässt sich das Drucken von Dokumenten leider nicht vermeiden. Wenn gar nichts mehr geht, hilft das Tool GreenPrint Premium weiter. Das Programm erkennt überflüssige Seiten in einem Druckauftrag und verhindert so einfach und unkompliziert, dass unnötig Papier und Tinte verbraucht werden.

Auch wenn das komplett papierlose Büro noch in weiter Ferne ist, reduzieren diese Tools den Papierverbrauch im Handumdrehen. Bereits wenige Schritte und einige motivierte Mitarbeiter helfen dabei, maßgeschneiderte digitale Lösungen für das gesamte Team zu finden. Wer einmal mit der Digitalisierung seiner Arbeitsabläufe beginnt, wird merken: Business Tools sparen nicht nur Tinte und Papier, sondern auch Zeit.

Sven Zuschlag

CEO/Vorstand

Sven Zuschlag

Digitaler Vordenker und Vorstand der smapOne AG. Verantwortlich für Unternehmensstrategie, Märkte und Mitarbeiter. Macher und Brückenbauer innerhalb der digitalen Welt. Bis 2014 leitete er den Solution-Partner-Channel bei Microsoft. Als studierter Diplom-Betriebswirt mit über 21 Jahren Berufserfahrung in verschiedenen Unternehmen und Rollen kennt er die Trends und die Anforderungen von Unternehmen an moderne IT genau.

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