Am von Thomas Schwarz in IT & Innovationsmanagement

Digitales Dokumentenmanagement: Papierloses Büro der Zukunft

3 weiße dicke Bücher sind auf einander gestapelt

Dass an der digitalen Revolution kein Weg vorbeiführt, hat sich in Unternehmen inzwischen rumgesprochen. Trotzdem stapeln sich in vielen Büros noch die Akten: Rechnungen werden per Brief verschickt, Aufträge analog bearbeitet und E-Mails vegetieren in den Postfächern einzelner Mitarbeiter dahin. Dabei sind diese Informationen die Grundlage für eine erfolgreiche und ganzheitliche Digitalisierung. Nur wenn sämtliche Informationen und Inhalte digital verarbeitet werden, können Teams ihre Arbeitsabläufe verschlanken und die Bedürfnisse ihrer Kunden besser verstehen. Unternehmen sollten daher auf ein Digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) setzen. Gemeint ist damit eine Software, die alle digitalen (bzw. digitalisierten) Dokumente zentral speichert und verwaltet. Sie ist somit nicht nur ein reines Dokumentenarchiv, sondern zentrale Anlaufstelle für die tägliche Arbeit der Mitarbeiter, die schnell und ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen können.

In diesem Artikel erhalten Sie folgende Informationen über das digitale Dokumentenmanagement:

  • Eine vollständige Digitalisierung des Unternehmens kann nur in einem papierlosen Büro gelingen.
  • Damit Informationen jederzeit zugänglich sind, sollten sie in einem Dokumentenmanagement-System abgespeichert werden.
  • Diese Software verschlankt Arbeitsprozesse und wirkt sich positiv auf Wirtschaftlichkeit des Unternehmens aus.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem in die Digitalisierung

Im modernen Unternehmen kommen Aufträge digital an, werden bearbeitet und anschließend an die Rechnungsabteilung weitergeleitet. Ist ein Dokument bereit für den nächsten Verarbeitungsschritt, erhält der zuständige Bearbeiter eine Benachrichtigung. Der gesamte Prozess läuft transparent und frei von Fehlerquellen ab. Ein dermaßen organisierter und effizienter Workflow kann nur durch ein Dokumentenmanagement gelingen. Dabei werden Dokumente nicht einfach nur digitalisiert und übersichtlich an einem Ort abgespeichert. Vielmehr findet eine automatische Volltexterfassung statt. Falls ein Mitarbeiter ein Dokument zum zweiten Mal abspeichert, meldet das System die Dublette und speichert die neueste Version ab.

Noch wichtiger ist die Indexierung der Dokumente, die eine schnelle und unkomplizierte Suche nach Stichwörtern ermöglicht. Weitere Funktionen sind auf die Bedürfnisse des Teams abgestimmt und können beispielsweise im automatischen E-Mail-Import und einer Drag-and-Drop-Bedienung bestehen.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Die Vorteile eines DM-Systems liegen auf der Hand: Arbeitsabläufe gelingen effizienter und transparenter. Es zahlt somit auf die Modernisierung und letztlich Wirtschaftlichkeit des Unternehmens ein. Denn Studien zeigen, dass Mitarbeiter derzeit durchschnittlich 3,5 Stunde pro Woche damit verbringen, Dokumente zu suchen. Wenn diese Zeit entfällt, haben sie mehr Raum für wichtigere Dinge und können beispielsweise neue Ideen zu Produkten und Arbeitsabläufen entwickeln. Das digitale Dokumentenmanagement ist zudem vorteilhaft für Unternehmen, die dezentral aufgebaut sind. Denn es ermöglicht standortübergreifende Kunden- und Projektarbeit, in der alle Informationen auf einen Blick einsehbar sind.

Letzten Endes gewöhnen sich Mitarbeiter durch die moderne Dokumentenverarbeitung an eine neue Arbeitsweise: Sie arbeiten transparenter, halten Absprachen in digitalen Tools fest und teilen wichtige Daten und Informationen ganz selbstverständlich mit ihren Kollegen. Im besten Fall vermindert das Dokumentenmanagement also Konkurrenz- und Silodenken und ermöglicht Synergien.

Digital und unkompliziert: App-Lösungen von smapOne

Damit die Vorteile der Digitalisierung vollständig ausgeschöpft werden, sollten möglichst alle Arbeitsschritte digital stattfinden. Dazu gehört beispielsweise auch die Erfassung der Logistikprozesse. Möglich ist das, wenn Lageristen oder Lastwagenfahrer mit digitalen Endgeräten ausgestattet sind und beispielsweise den Zustand von eingegangenen Waren digital erfassen und an die Unternehmenszentrale weitergeben. Das gelingt mit den Business-Lösungen von smapOne: Mit den App-Bausteinen können Sie in wenigen Minuten eine App für Tablets und Smartphones erstellen, mit der Logistiker unterwegs unkompliziert und papierlos Informationen zu Waren und Produkten durchgeben können. Die Daten dienen gleichzeitig als Grundlage für die spätere Inventur und zur Rechnungserstellung. Wie die Apps zur Anwendung kommen, lesen Sie hier.

Thomas Schwarz

CTO/Vorstand

Thomas Schwarz

Als Vorstand der smapOne AG liegt der Fokus von Thomas Schwarz auf Produktentwicklung und Datensicherheit. Vorher verantwortete er als Vice President das Anwendungsentwicklungsgeschäft eines IT-Beratungshauses mit rund 750 Mitarbeitern. Seine tiefgreifende Erfahrung in der Softwareentwicklung, speziell im Mobile Business Umfeld, konnte er in unterschiedlichen Branchen als Berater, Teamleiter und Manager sammeln. Neben der fachlichen Erfahrung und Kompetenz als Manager zeichnet den studierten Diplom-Medienberater die Fähigkeit aus, auch hochkomplexe Sachverhalte verständlich darzustellen und in die Sprache der jeweiligen Zielgruppe zu übersetzen.

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