Kollaborationsplattformen: Digitale Teams effizient steuern

Die digitale Transformation ermöglicht neue Arbeitsformen: Theoretisch können viele Arbeitnehmer ihren Aufgaben von jedem Ort der Welt aus nachgehen. Voraussetzung dafür ist ein stabiler Internetanschluss - und die Möglichkeit, von jedem Gerät auf E-Mails, Dokumente und die teaminterne Kommunikation zuzugreifen. Genau daran scheitern viele Unternehmen jedoch bislang.

Das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen International Data Corporation (IDC) hat für eine Studie zum Mobile Content Management in Deutschland 250 IT- und Fachbereichsverantwortliche aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern branchenübergreifend befragt. Die Studie verdeutlicht, dass nur rund 60 Prozent der Wissensarbeiter von jedem ihrer Clients aus auf sämtliche für sie relevanten Daten zugreifen können. Jeder vierte Anwender ist demnach gefrustet vom Umgang mit geschäftlichen Dokumenten.

In diesem Artikel erhalten Sie folgende Informationen über Kollaborationsplattformen:

• Kollaborationstools sind essentiell für eine ortsunabhängige Zusammenarbeit.
• Damit das gesamte Team die Plattform annimmt und nutzt, sollte sie auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
• Grundsätzlich sind verschiedene Funktionen, wie etwa Tools zur teaminternen Kommunikation oder für das Projektmanagement, verfügbar.

Digitalisierung sorgt für moderne Arbeitsweise

Anforderungen an Kollaborationstools

In der Vergangenheit konzentrierten sich viele Unternehmen darauf, große und starre ERP- und CRM-Systeme einzuführen. Diese standen jedoch in einem direkten Gegensatz zu den Anforderungen der dynamischen Business-Welt. Sinnvoll sind stattdessen flexible Produkte, die an die individuellen Bedürfnisse eines Teams angepasst sind. Andernfalls entwickelt sich die Plattform schnell zu einem weiteren ungenutzten Tool, das keinen echten Mehrwert bietet.

Eine Kollaborationsplattform entfaltet ihre Vorteile also nur dann vollkommen, wenn sie zuvor in Zusammenarbeit des gesamten Teams nach strengen Kriterien ausgewählt wurde.

Bei der Auswahl sollte sich die IT daher zunächst folgende Fragen stellen:

1. Welche Ziele verfolgt mein Unternehmen?
2. Wie erledigen die Mitarbeiter aktuell ihre täglichen Aufgaben? Welche Probleme ergeben sich dabei?
3. Wo wünschen sie sich effizientere Abläufe in der täglichen Zusammenarbeit?

Wer feststellt, dass vor allem die Kommunikation innerhalb des Teams oder auch mit externen Akteuren verbessert werden sollte, informiert sich am besten über spezialisierte Kommunikationstools, zum Beispiel Slack oder Staffbase. Für Projektpläne und Briefings eignet sich webbasierte Projektmanagementsoftware wie Trello oder Monday. Falls es für Sie jedoch darum geht, statt einer Insellösung eine ganzheitliche Lösung zu finden, schauen Sie sich diese Kollaborationsplattform-Beispiele an:

• G Suite
• Atlassian
• Office 365 mit beispielsweise dem Programm "MS Teams".

Hier lassen sich über Schnittstellen diverse Tools, Tickets und Dokumentensysteme einbinden.

Wichtig ist in jedem Fall, dass die Plattform nicht einfach kommentarlos von der Teamleitung vorgegeben wird. Dem Einführungsprozess sollten ausführliche Mitarbeiterschulungen vorausgehen, bei denen die Angestellten auch Kritik und Verbesserungsvorschläge anbringen dürfen. Des Weiteren muss mit dem Datenschutzbeauftragten besprochen werden - wie, wo, wie lange und für wen sichtbar - personenbezogene Daten gespeichert werden.

Funktionen einer Kollaborationsplattform

Welche Aufgaben mit Hilfe dieses "Digital Workplaces" bewältigt werden können, hängt von der Wahl des Anbieters ab. Grundsätzlich sind jedoch folgende Funktionen bei Kollaborationsplattformen vorhanden:

  Verbesserte Kommunikation: E-Mails werden an einer zentralen Stelle gebündelt

 Beschleunigtes Kontaktmanagement: Kontaktdaten werden an einer zentralen Stelle

            gespeichert, so dass Mitarbeiter jederzeitZugriff darauf haben

 Moderne Chat-Möglichkeit: In Echtzeit können interne und externe Mitarbeiter miteinander

             kommunizieren.

   Video-Konferenzen: Besonders nützlich, wenn Kunden oder Projektmitarbeiter über die ganze

             Welt verstreut sind.

   Teilen des eigenen Bildschirms: Mit Echtzeit Präsentationen werden Fragen geklärt.

   Effizientes Projektmanagement: Aufgaben werden verteilt, kommentiert und mit Deadlines

             versehen.

   Team-Kalender: Im Team-Kalender legen Projektmitarbeiter Einzel- oder Gruppentermine fest.

Zusammengefasst ist ein Kollaborationstool eine essentielle Grundlage für alle Unternehmen, die ihren Mitarbeitern eine effiziente und zugleich flexible Zusammenarbeit ermöglichen möchten. Damit sie ihre Vorteile komplett entfalten, sollten Teams jedoch ausreichend Zeit in die Auswahl investieren und die Plattform gegebenenfalls erst einem Anwendungstest unterziehen.

smapOne als Kollaborationstool

Die mit smapOne erstellten smaps ermöglichen ebenfalls Kollaborationen. Der Arbeiter erfasst Daten und leitet diese an andere Teams weiter, welche diese Daten anschließend weiterverarbeiten. Darüber hinaus lässt sich smapOne direkt in Microsoft Teams verwenden, wodurch Creatoren das Feedback der User direkt umsetzen.

Ebenso spielt die smapLand Community eine große Rolle. Denn hier treffen sich Creatoren unterschiedlicher Unternehmen, um sich auszutauschen und sich gegenseitig Tipps zu geben. Auch dabei handelt es sich um eine Kollaboration. 

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