Am von Sven Zuschlag in Arbeitsplatz der Zukunft

Kollaborationsplattformen: Digitale Teams effizient steuern

Videokonferenz über eine Kollaborationsplattform

Die digitale Transformation ermöglicht neue Arbeitsformen: Theoretisch können viele Arbeitnehmer ihren Aufgaben von jedem Ort der Welt aus nachgehen. Voraussetzung dafür ist ein stabiler Internetanschluss - und die Möglichkeit, von jedem Gerät auf E-Mails, Dokumente und die teaminterne Kommunikation zuzugreifen. Genau daran scheitern viele Unternehmen jedoch bislang.

Das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen International Data Corporation (IDC) hat für eine Studie zum Mobile Content Management in Deutschland 250 IT- und Fachbereichsverantwortliche aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern branchenübergreifend befragt. Die Studie verdeutlicht, dass nur rund 60 Prozent der Wissensarbeiter von jedem ihrer Clients aus auf sämtliche für sie relevanten Daten zugreifen können. Jeder vierte Anwender ist demnach gefrustet vom Umgang mit geschäftlichen Dokumenten.

    Definition Kollaborationstools: Was ist das?

    Kollaborationsplattformen beziehungsweise Kollaborationstools ermöglichen es, komplexe Aufgaben und Projekte unternehmens-, zeit- und ortsübergreifend zu bearbeiten. Diese Team-Software ist über den Browser aufrufbar und beinhaltet Tools zur Kommunikation , zum Beispiel E-Mail-Programme, Chats sowie Koordination und Kooperation innerhalb eines Teams wie Kalender, Updates, Prozess- und Ressourcenplanung. Kollaborationsplattformen werden oftmals auch als Digital Workplace bezeichnet.

    In diesem Artikel erhalten Sie folgende Informationen über Kollaborationsplattformen:

    • Kollaborationstools sind essentiell für eine ortsunabhängige Zusammenarbeit.
    • Damit das gesamte Team die Plattform annimmt und nutzt, sollte sie auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
    • Grundsätzlich sind verschiedene Funktionen, wie etwa Tools zur teaminternen Kommunikation oder für das Projektmanagement, verfügbar.

    Vorteile einer Kollaborationsplattform

    Digitalisierung sorgt für moderne Arbeitsweise

    Kollaborationsplattformen sind innerhalb und außerhalb des Büros über einen gewöhnlichen Internetbrowser erreichbar. Mitarbeitern ist es damit möglich, auch vom Home Office aus auf alle relevanten Informationen und Kommunikationstools zuzugreifen. Sie liefern damit eine wichtige Grundlage für Unternehmen, die ihren Angestellten flexible Arbeitsmodelle eröffnen möchten.

    Zudem sind sie perfekt geeignet für die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften, die das Unternehmen für ein begrenztes Projekt engagiert. Denn in der Regel ist es möglich, die Zugänge zu den einzelnen Bereichen eines Kollaborationstools individuell zu vergeben. So kann nicht jeder Nutzer zwangsläufig auf alle internen Daten zugreifen.

    Effizienz und Wirtschaftlichkeit profitieren

    Eine Plattform, die gut an die Bedürfnisse des Teams angepasst ist, zahlt direkt auf dessen Effizienz und damit die Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens ein. Da Mitarbeiter besser vernetzt werden, gelingen Prozesse schneller und sind weniger anfällig für Fehlerquellen.

    Zudem verbringen Arbeitnehmer weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten. Diese sind auf der Plattform zentral gebündelt. Das ist in vielen Unternehmen auch nötig - denn laut der IDC-Studie verbringen Wissensarbeiter rund die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit der Erstellung, Bearbeitung und Suche nach E-Mails und Dateien.

    Digital Workplace – Vorteile auf einen Blick

    • Zugriff von überall möglich, mit Internetverbindung
    • Ermöglicht ortsungebundene Arbeitsweise wie beispielsweise Home Office
    • Flexible Arbeitszeitmodelle möglich
    • Gute Reputation + moderne Wahrnehmung für Arbeitgeber. Stichwort: Arbeit 4.0, New Work
    • Agile Zusammenarbeit mit externen Fachkräften möglich
    • Verminderung des Fehlerrisikos durch schnelle Vernetzung + digitale Dokumentation
    • Neue Teammotivation, verbesserter Zusammenhalt

    Anforderungen an Kollaborationstools

    In der Vergangenheit konzentrierten sich viele Unternehmen darauf, große und starre ERP- und CRM-Systeme einzuführen. Diese standen jedoch in einem direkten Gegensatz zu den Anforderungen der dynamischen Business-Welt. Sinnvoll sind stattdessen flexible Produkte, die an die individuellen Bedürfnisse eines Teams angepasst sind. Andernfalls entwickelt sich die Plattform schnell zu einem weiteren ungenutzten Tool, das keinen echten Mehrwert bietet.

    Eine Kollaborationsplattform entfaltet ihre Vorteile also nur dann vollkommen, wenn sie zuvor in Zusammenarbeit des gesamten Teams nach strengen Kriterien ausgewählt wurde.

    Bei der Auswahl sollte sich die IT daher zunächst folgende Fragen stellen:

    1. Welche Ziele verfolgt mein Unternehmen?
    2. Wie erledigen die Mitarbeiter aktuell ihre täglichen Aufgaben? Welche Probleme ergeben sich dabei?
    3. Wo wünschen sie sich effizientere Abläufe in der täglichen Zusammenarbeit?

     

    Wer feststellt, dass vor allem die Kommunikation innerhalb des Teams oder auch mit externen Akteuren verbessert werden sollte, informiert sich am besten über spezialisierte Kommunikationstools, zum Beispiel Slack oder Staffbase. Für Projektpläne und Briefings eignet sich webbasierte Projektmanagementsoftware wie Trello oder Monday. Falls es für Sie jedoch darum geht, statt einer Insellösung eine ganzheitliche Lösung zu finden, schauen Sie sich diese Kollaborationsplattform-Beispiele an:

    • G Suite
    • Atlassian
    • Office 365 mit beispielsweise dem Programm "MS Teams".

    Hier lassen sich über Schnittstellen diverse Tools, Tickets und Dokumentensysteme einbinden.

    Wichtig ist in jedem Fall, dass die Plattform nicht einfach kommentarlos von der Teamleitung vorgegeben wird. Dem Einführungsprozess sollten ausführliche Mitarbeiterschulungen vorausgehen, bei denen die Angestellten auch Kritik und Verbesserungsvorschläge anbringen dürfen. Des Weiteren muss mit dem Datenschutzbeauftragten besprochen werden - wie, wo, wie lange und für wen sichtbar - personenbezogene Daten gespeichert werden.

    Funktionen einer Kollaborationsplattform

    Welche Aufgaben mit Hilfe dieses "Digital Workplaces" bewältigt werden können, hängt von der Wahl des Anbieters ab. Grundsätzlich sind jedoch folgende Funktionen bei Kollaborationsplattformen vorhanden:

    verbesserte Kommunikation  Verbesserte Kommunikation: E-Mails werden an einer zentralen Stelle gebündelt

    Kontaktmanagement Beschleunigtes Kontaktmanagement: Kontaktdaten werden an einer zentralen Stelle

                gespeichert, so dass Mitarbeiter jederzeitZugriff darauf haben

    chatten für Arbeit  Moderne Chat-Möglichkeit: In Echtzeit können interne und externe Mitarbeiter miteinander

                 kommunizieren.

    Vertrautheit durch Video-Konferenz   Video-Konferenzen: Besonders nützlich, wenn Kunden oder Projektmitarbeiter über die ganze

                 Welt verstreut sind.

    Bildschirm teilen   Teilen des eigenen Bildschirms: Mit Echtzeit Präsentationen werden Fragen geklärt.

    Aufgaben verteilen, kommentieren und als erledigt melden   Effizientes Projektmanagement: Aufgaben werden verteilt, kommentiert und mit Deadlines

                 versehen.

    Termine vergeben   Team-Kalender: Im Team-Kalender legen Projektmitarbeiter Einzel- oder Gruppentermine fest.

    Zusammengefasst ist ein Kollaborationstool eine essentielle Grundlage für alle Unternehmen, die ihren Mitarbeitern eine effiziente und zugleich flexible Zusammenarbeit ermöglichen möchten. Damit sie ihre Vorteile komplett entfalten, sollten Teams jedoch ausreichend Zeit in die Auswahl investieren und die Plattform gegebenenfalls erst einem Anwendungstest unterziehen.

    Digitale Datenerfassung für intelligente Weiterverarbeitung

    smapOne als Kollaborationstool

    Die mit smapOne erstellten smaps ermöglichen ebenfalls Kollaborationen. Der Arbeiter erfasst Daten und leitet diese an andere Teams weiter, welche diese Daten anschließend weiterverarbeiten. Darüber hinaus lässt sich smapOne direkt in Microsoft Teams verwenden, wodurch Creatoren das Feedback der User direkt umsetzen.

    smapOne in Microsoft Teams

    Ebenso spielt die smapLand Community eine große Rolle. Denn hier treffen sich Creatoren unterschiedlicher Unternehmen, um sich auszutauschen und sich gegenseitig Tipps zu geben. Auch dabei handelt es sich um eine Kollaboration. 

    Mit der eigenen App zur digitalen Datenerfassung

    Lernen Sie mit smapOne, wie schnell Sie eigene Apps erstellen und Ihre Datenerfassung digitalisieren.

    Erklärvideo: So funktioniert smapOne

    Probieren Sie selbst aus, wie gut Kollaboration mit smapOne funktioniert! Wir helfen Ihnen gern dabei.

    14 Tage kostenlos testen!

    Sven Zuschlag

    CEO/Vorstand

    Sven Zuschlag

    Digitaler Vordenker und Vorstand der smapOne AG. Verantwortlich für Unternehmensstrategie, Märkte und Mitarbeiter. Macher und Brückenbauer innerhalb der digitalen Welt. Bis 2014 leitete er den Solution-Partner-Channel bei Microsoft. Als studierter Diplom-Betriebswirt mit über 21 Jahren Berufserfahrung in verschiedenen Unternehmen und Rollen kennt er die Trends und die Anforderungen von Unternehmen an moderne IT genau.

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