Am 14.03.2019 von Sven Zuschlag in Arbeitsplatz der Zukunft

Kollaborationsplattformen: Digitale Teams effizient steuern

Die digitale Transformation ermöglicht neue Arbeitsformen: Theoretisch können viele Arbeitnehmer ihren Aufgaben von jedem Ort der Welt aus nachgehen. Voraussetzung dafür ist ein stabiler Internetanschluss - und die Möglichkeit, von jedem Gerät auf E-Mails, Dokumente und die teaminterne Kommunikation zuzugreifen. Genau daran scheitern viele Unternehmen jedoch bislang. Das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen International Data Corporation (IDC) hat für eine Studie zum Mobile Content Management in Deutschland 250 IT- und Fachbereichsverantwortliche aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern branchenübergreifend befragt. Die Studie verdeutlicht, dass nur rund 60 Prozent der Wissensarbeiter von jedem ihrer Clients aus auf sämtliche für sie relevanten Daten zugreifen können. Jeder vierte Anwender ist demnach gefrustet vom Umgang mit geschäftlichen Dokumenten.

Abhilfe bei diesem Problem können Kollaborationsplattformen schaffen. Diese Team-Plattformen ermöglichen es, komplexe Aufgaben und Projekte unternehmens-, zeit- und ortsübergreifend zu bearbeiten. Sie werden über den Browser aufgerufen und beinhalten in der Regel Tools zur Kommunikation (z.B. E-Mail-Programme, Chats etc.), Koordination und Kooperation (Kalender, Updates, Prozess- und Ressourcenplanung) innerhalb eines Teams. Dank dieser Funktionen unterstützen sie Unternehmen dabei, die intellektuellen Ressourcen von Mitarbeitern zu bündeln und besser auszunutzen. Da auch die interne Kommunikation verbessert wird, rücken Teams außerdem näher zusammen.

In diesem Artikel erhalten Sie folgende Informationen über Kollaborationsplattformen:

• Kollaborationsplattformen sind essentiell für alle Unternehmen, die ihren Teams eine flexible und ortsunabhängige Zusammenarbeit ermöglichen möchten.
• Damit das gesamte Team die Plattform annimmt und nutzt, sollte sie auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
• Grundsätzlich sind verschiedene Funktionen wie etwa Tools zur teaminternen Kommunikation oder für das Projektmanagement verfügbar.

Vorteile einer Kollaborationsplattform in Zeiten der Digitalisierung

Kollaborationsplattformen sind innerhalb und außerhalb des Büros über einen gewöhnlichen Internetbrowser erreichbar und ermöglichen es Mitarbeitern daher, auch vom Home Office aus auf alle relevanten Informationen und Kommunikationstools zuzugreifen. Sie liefern damit eine wichtige Grundlage für Unternehmen, die ihren Angestellten flexible Arbeitsmodelle eröffnen möchten. Zudem sind sie perfekt geeignet für die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften, die das Unternehmen für ein begrenztes Projekt engagiert. Denn in der Regel ist es möglich, die Zugänge zu den einzelnen Bereichen einer Kollaborationsplattform individuell zu vergeben, so dass nicht jeder Nutzer zwangsläufig auf alle internen Daten zugreifen kann.

Eine Plattform, die gut an die Bedürfnisse des Teams angepasst ist, zahlt daher direkt auf die Effizienz des Teams und damit die Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens ein. Da Mitarbeiter besser vernetzt werden, gelingen Prozesse schneller und  sind weniger anfällig für Fehlerquellen. Zudem verbringen sie weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten, die auf der Plattform zentral gebündelt sind. Das ist in vielen Unternehmen auch nötig - denn laut der IDC-Studie verbringen Wissensarbeiter rund die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit der Erstellung, Bearbeitung und Suche nach E-Mails und Dateien.

Anforderungen an eine Kollaborationsplattform

In der Vergangenheit konzentrierten sich viele Unternehmen darauf, große und starre ERP- und CRM-Systeme einzuführen. Diese standen jedoch in einem direkten Gegensatz zu den Anforderungen der dynamischen Business-Welt. Sinnvoll sind stattdessen flexible Produkte, die an die individuellen Bedürfnisse eines Teams angepasst sind. Andernfalls entwickelt sich die Plattform schnell zu einem weiteren ungenutzten Tool, das keinen echten Mehrwert bietet.

Eine Kollaborationsplattform entfaltet ihre Vorteile also nur dann vollkommen, wenn sie zuvor in Zusammenarbeit des gesamten Teams nach strengen Kriterien ausgewählt wurde. Bei der Auswahl sollte sich die IT daher zunächst folgende Fragen stellen:

• Welche Ziele verfolgt das Unternehmen?
• Wie erledigen die Mitarbeiter aktuell ihre täglichen Aufgaben? Welche Probleme ergeben sich dabei?
• Wo wünschen sie sich effizientere Abläufe in der täglichen Zusammenarbeit?

Wer feststellt, dass vor allem die Kommunikation innerhalb des Teams oder auch mit externen Akteuren verbessert werden sollte, informiert sich am besten über spezialisierte Kommunikationstools wie z. B. Slack. Für Projektpläne und Briefings eignet sich in vielen Fällen die webbasierte Projektmanagementsoftware Trello. Falls es jedoch darum geht, eine ganzheitliche Lösung zu finden, sind beispielsweise G Suite oder Office 365 eine gute Wahl.

Wichtig ist in jedem Fall, dass die Plattform nicht einfach kommentarlos von der Teamleitung vorgegeben werden sollte. Dem Einführungsprozess sollten ausführliche Mitarbeiterschulungen vorausgehen, bei denen die Angestellten auch Kritik und Verbesserungsvorschläge anbringen dürfen.

Funktionen einer Kollaborationsplattform

Welche Aufgaben mit der Kollaborationsplattform bewältigt werden können, hängt von der Wahl des Anbieters ab. Grundsätzlich sind jedoch folgende Funktionen bei Kollaborationsplattformen vorhanden:

• Bessere Kommunikation: E-Mails werden an einer zentralen Stelle gebündelt
• Kontaktmanagement: Persönliche und geschäftliche Kontaktdaten werden an einer zentralen Stelle gespeichert, so dass Mitarbeiter jederzeit Zugriff darauf haben
• Chat: In Echtzeit können interne und externe Mitarbeiter miteinander kommunizieren. In Gruppenchats werden wichtige Fragen gemeinsam geklärt.
• Video-Konferenzen: Diese bieten sich insbesondere dann an, wenn Kunden oder Projektmitarbeiter über die ganze Welt verstreut sind.
• Effizientes Projektmanagement: Einzelne Aufgaben werden verteilt und mit Deadlines versehen.
• Kalender: Im Team-Kalender legen Projektmitarbeiter Einzel- oder Gruppentermine fest.

Zusammengefasst ist eine Kollaborationsplattform eine essentielle Grundlage für alle Unternehmen, die ihren Mitarbeitern eine effiziente und zugleich flexible Zusammenarbeit ermöglichen möchten. Damit sie ihre Vorteile komplett entfalten, sollten Teams jedoch ausreichend Zeit in die Auswahl investieren und die Plattform gegebenenfalls erst einem Anwendungstest unterziehen.