Am von Sven Zuschlag in Arbeitsplatz der Zukunft

Kollaborationsplattformen: Digitale Teams effizient steuern

Eine Finanzzeitschrift und ein Tablet, auf dem die Kollaborationsplattform Trello geöffnet ist.

Die digitale Transformation ermöglicht neue Arbeitsformen: Theoretisch können viele Arbeitnehmer ihren Aufgaben von jedem Ort der Welt aus nachgehen. Voraussetzung dafür ist ein stabiler Internetanschluss - und die Möglichkeit, von jedem Gerät auf E-Mails, Dokumente und die teaminterne Kommunikation zuzugreifen. Genau daran scheitern viele Unternehmen jedoch bislang.

Das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen International Data Corporation (IDC) hat für eine Studie zum Mobile Content Management in Deutschland 250 IT- und Fachbereichsverantwortliche aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern branchenübergreifend befragt. Die Studie verdeutlicht, dass nur rund 60 Prozent der Wissensarbeiter von jedem ihrer Clients aus auf sämtliche für sie relevanten Daten zugreifen können. Jeder vierte Anwender ist demnach gefrustet vom Umgang mit geschäftlichen Dokumenten.

    Kollaborationsplattform, was ist das?

    Kollaborationsplattformen ermöglichen es, komplexe Aufgaben und Projekte unternehmens-, zeit- und ortsübergreifend zu bearbeiten. Diese Team-Software ist über den Browser aufrufbar und beinhaltet Tools zur Kommunikation (z.B. E-Mail-Programme, Chats etc.), Koordination und Kooperation innerhalb eines Teams (Kalender, Updates, Prozess- und Ressourcenplanung). Dank dieser Funktionen unterstützen sie Unternehmen dabei, die intellektuellen Ressourcen von Mitarbeitern zu bündeln und besser auszunutzen. Da auch die interne Kommunikation verbessert wird, rücken Teams zudem näher zusammen. Kollaborationsplattformen werden oftmals auch als Digital Workplace bezeichnet.

    In diesem Artikel erhalten Sie folgende Informationen über Kollaborationsplattformen:

    • Kollaborationsplattformen sind essentiell für eine ortsunabhängige Zusammenarbeit.
    • Damit das gesamte Team die Plattform annimmt und nutzt, sollte sie auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
    • Grundsätzlich sind verschiedene Funktionen, wie etwa Tools zur teaminternen Kommunikation oder für das Projektmanagement, verfügbar.

    Vorteile einer Kollaborationsplattform

    Digitalisierung sorgt für moderne Arbeitsweise

    Kollaborationsplattformen sind innerhalb und außerhalb des Büros über einen gewöhnlichen Internetbrowser erreichbar. Mitarbeitern ist es damit möglich, auch vom Home Office aus auf alle relevanten Informationen und Kommunikationstools zuzugreifen. Sie liefern damit eine wichtige Grundlage für Unternehmen, die ihren Angestellten flexible Arbeitsmodelle eröffnen möchten.

    Zudem sind sie perfekt geeignet für die Zusammenarbeit mit externen Fachkräften, die das Unternehmen für ein begrenztes Projekt engagiert. Denn in der Regel ist es möglich, die Zugänge zu den einzelnen Bereichen einer Kollaborationsplattform individuell zu vergeben, so dass nicht jeder Nutzer zwangsläufig auf alle internen Daten zugreifen kann.

    Effizienz und Wirtschaftlichkeit profitieren

    Eine Plattform, die gut an die Bedürfnisse des Teams angepasst ist, zahlt direkt auf dessen Effizienz und damit die Wirtschaftlichkeit des gesamten Unternehmens ein. Da Mitarbeiter besser vernetzt werden, gelingen Prozesse schneller und sind weniger anfällig für Fehlerquellen.

    Zudem verbringen Arbeitnehmer weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten. Diese sind auf der Plattform zentral gebündelt. Das ist in vielen Unternehmen auch nötig - denn laut der IDC-Studie verbringen Wissensarbeiter rund die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit der Erstellung, Bearbeitung und Suche nach E-Mails und Dateien.

    Digital Workplace – Vorteile auf einen Blick

    • Zugriff von überall möglich (mit Internetverbindung).
    • Ermöglicht ortsungebundene Arbeitsweise (Bsp.: Home Office)
    • Flexible Arbeitszeitmodelle möglich
    • Gute Reputation + moderne Wahrnehmung für Arbeitgeber (Stichwort: Arbeit 4.0, New Work)
    • Agile Zusammenarbeit mit externen Fachkräften möglich
    • Verminderung des Fehlerrisikos durch schnelle Vernetzung + digitale Dokumentation
    • Neue Teammotivation, verbesserter Zusammenhalt

    Anforderungen an eine Kollaborationsplattform

    In der Vergangenheit konzentrierten sich viele Unternehmen darauf, große und starre ERP- und CRM-Systeme einzuführen. Diese standen jedoch in einem direkten Gegensatz zu den Anforderungen der dynamischen Business-Welt. Sinnvoll sind stattdessen flexible Produkte, die an die individuellen Bedürfnisse eines Teams angepasst sind. Andernfalls entwickelt sich die Plattform schnell zu einem weiteren ungenutzten Tool, das keinen echten Mehrwert bietet.

    Eine Kollaborationsplattform entfaltet ihre Vorteile also nur dann vollkommen, wenn sie zuvor in Zusammenarbeit des gesamten Teams nach strengen Kriterien ausgewählt wurde.

    Bei der Auswahl sollte sich die IT daher zunächst folgende Fragen stellen:

    1. Welche Ziele verfolgt mein Unternehmen?
    2. Wie erledigen die Mitarbeiter aktuell ihre täglichen Aufgaben? Welche Probleme ergeben sich dabei?
    3. Wo wünschen sie sich effizientere Abläufe in der täglichen Zusammenarbeit?

     

    Wer feststellt, dass vor allem die Kommunikation innerhalb des Teams oder auch mit externen Akteuren verbessert werden sollte, informiert sich am besten über spezialisierte Kommunikationstools [z. B. Slack, Staffbase]. Für Projektpläne und Briefings eignet sich webbasierte Projektmanagementsoftware [wie Trello oder Monday]. Falls es jedoch darum geht, statt einer Insellösung eine ganzheitliche Lösung zu finden, sind beispielsweise G Suite, Atlassian oder Office 365 mit z.B. dem Programm "MS Teams" eine gute Wahl. Hier lassen sich über Schnittstellen diverse Tools, Tickets und Dokumentensysteme einbinden.

    Wichtig ist in jedem Fall, dass die Plattform nicht einfach kommentarlos von der Teamleitung vorgegeben wird. Dem Einführungsprozess sollten ausführliche Mitarbeiterschulungen vorausgehen, bei denen die Angestellten auch Kritik und Verbesserungsvorschläge anbringen dürfen. Des Weiteren muss mit dem Datenschutzbeauftragten besprochen werden - wie, wo, wie lange und für wen sichtbar - personenbezogene Daten gespeichert werden.

    Funktionen einer Kollaborationsplattform

    Welche Aufgaben mit Hilfe dieses "Digital Workplaces" bewältigt werden können, hängt von der Wahl des Anbieters ab. Grundsätzlich sind jedoch folgende Funktionen bei Kollaborationsplattformen vorhanden:

    verbesserte Kommunikation   Verbesserte Kommunikation: E-Mails werden an einer zentralen Stelle gebündelt

    Kontaktmanagement   Beschleunigtes Kontaktmanagement: Persönliche und geschäftliche Kontaktdaten werden an einer zentralen Stelle gespeichert, so dass Mitarbeiter jederzeit Zugriff darauf haben

    chatten für Arbeit   Moderne Chat-Möglichkeit: In Echtzeit können interne und externe Mitarbeiter miteinander kommunizieren. In Gruppenchats werden wichtige Fragen gemeinsam geklärt.

    Vertrautheit durch Video-Konferenz   Video-Konferenzen: Diese bieten sich insbesondere dann an, wenn Kunden oder Projektmitarbeiter über die ganze Welt verstreut sind und sich selten sehen.

    Bildschirm teilen   Teilen des eigenen Bildschirms: Hier können ortsübergreifend in Echtzeit Präsentationen gehalten, Fragen geklärt oder auch bei Problemstellungen die Steuerung eines Bildschirms übernommen werden.

    Aufgaben verteilen, kommentieren und als erledigt melden   Effizientes Projektmanagement: Einzelne Aufgaben werden verteilt, kommentiert und mit Deadlines versehen.

    Termine vergeben   Team-Kalender: Im Team-Kalender legen Projektmitarbeiter Einzel- oder Gruppentermine fest.

    Zusammengefasst ist eine Kollaborationsplattform eine essentielle Grundlage für alle Unternehmen, die ihren Mitarbeitern eine effiziente und zugleich flexible Zusammenarbeit ermöglichen möchten. Damit sie ihre Vorteile komplett entfalten, sollten Teams jedoch ausreichend Zeit in die Auswahl investieren und die Plattform gegebenenfalls erst einem Anwendungstest unterziehen.

    Digitale Datenerfassung für intelligente Weiterverarbeitung

    Geschwindigkeit erhöhen und Wettbewerbsvorteil sichern

    Kollaborationsplattformen leben von Daten. Viele Tools bieten intelligente Reporte, Schnittstellen ins ERP u.v.m. an. Um Produktions-, wie auch Kontaktdaten in die Systeme zu speißen, ist eine digitale und strukturierte Datenerfassung unumgänglich. Diese beschleunigt nicht unwesentlich die Weiterverarbeitung. Rechnungen werden schneller verschickt, der Cash-Flow wird beschleunigt, Mitarbeiter sind schneller "frei", Strafzahlungen für zu spät eingereichte Freimeldungen etc. sind nur wenige Beispiele für das Sprichwort "Zeit kostet Geld". Mit einer intelligenten Datenaufnahme und -weitergabe sparen Sie Zeit und gewinnen Geld. Ein toller Trick!

    Mit der eigenen App zur digitalen Datenerfassung

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    Sven Zuschlag

    CEO/Vorstand

    Sven Zuschlag

    Digitaler Vordenker und Vorstand der smapOne AG. Verantwortlich für Unternehmensstrategie, Märkte und Mitarbeiter. Macher und Brückenbauer innerhalb der digitalen Welt. Bis 2014 leitete er den Solution-Partner-Channel bei Microsoft. Als studierter Diplom-Betriebswirt mit über 21 Jahren Berufserfahrung in verschiedenen Unternehmen und Rollen kennt er die Trends und die Anforderungen von Unternehmen an moderne IT genau.

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