Kollaborationsplattformen: Digitale Teams effizient steuern

Die digitale Transformation ermöglicht neue Arbeitsformen: Theoretisch können viele Arbeitnehmer ihren Aufgaben von jedem Ort der Welt aus nachgehen. Voraussetzung dafür ist ein stabiler Internetanschluss - und die Möglichkeit, von jedem Gerät auf E-Mails, Dokumente und die teaminterne Kommunikation zuzugreifen. Genau daran scheitern viele Unternehmen jedoch bislang.

Das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen International Data Corporation (IDC) hat für eine Studie zum Mobile Content Management in Deutschland 250 IT- und Fachbereichsverantwortliche aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern branchenübergreifend befragt. Die Studie verdeutlicht, dass nur rund 60 Prozent der Wissensarbeiter von jedem ihrer Clients aus auf sämtliche für sie relevanten Daten zugreifen können. Jeder vierte Anwender ist demnach gefrustet vom Umgang mit geschäftlichen Dokumenten.

In diesem Artikel erhalten Sie folgende Informationen über Kollaborationsplattformen:

• Kollaborationsplattformen sind essentiell für eine ortsunabhängige Zusammenarbeit.
• Damit das gesamte Team die Plattform annimmt und nutzt, sollte sie auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
• Grundsätzlich sind verschiedene Funktionen, wie etwa Tools zur teaminternen Kommunikation oder für das Projektmanagement, verfügbar.

Digitalisierung sorgt für moderne Arbeitsweise

Anforderungen an eine Kollaborationsplattform

In der Vergangenheit konzentrierten sich viele Unternehmen darauf, große und starre ERP- und CRM-Systeme einzuführen. Diese standen jedoch in einem direkten Gegensatz zu den Anforderungen der dynamischen Business-Welt. Sinnvoll sind stattdessen flexible Produkte, die an die individuellen Bedürfnisse eines Teams angepasst sind. Andernfalls entwickelt sich die Plattform schnell zu einem weiteren ungenutzten Tool, das keinen echten Mehrwert bietet.

Eine Kollaborationsplattform entfaltet ihre Vorteile also nur dann vollkommen, wenn sie zuvor in Zusammenarbeit des gesamten Teams nach strengen Kriterien ausgewählt wurde.

Bei der Auswahl sollte sich die IT daher zunächst folgende Fragen stellen:

1. Welche Ziele verfolgt mein Unternehmen?
2. Wie erledigen die Mitarbeiter aktuell ihre täglichen Aufgaben? Welche Probleme ergeben sich dabei?
3. Wo wünschen sie sich effizientere Abläufe in der täglichen Zusammenarbeit?

Wer feststellt, dass vor allem die Kommunikation innerhalb des Teams oder auch mit externen Akteuren verbessert werden sollte, informiert sich am besten über spezialisierte Kommunikationstools [z. B. Slack, Staffbase]. Für Projektpläne und Briefings eignet sich webbasierte Projektmanagementsoftware [wie Trello oder Monday]. Falls es jedoch darum geht, statt einer Insellösung eine ganzheitliche Lösung zu finden, sind beispielsweise G Suite, Atlassian oder Office 365 mit z.B. dem Programm "MS Teams" eine gute Wahl. Hier lassen sich über Schnittstellen diverse Tools, Tickets und Dokumentensysteme einbinden.

Wichtig ist in jedem Fall, dass die Plattform nicht einfach kommentarlos von der Teamleitung vorgegeben wird. Dem Einführungsprozess sollten ausführliche Mitarbeiterschulungen vorausgehen, bei denen die Angestellten auch Kritik und Verbesserungsvorschläge anbringen dürfen. Des Weiteren muss mit dem Datenschutzbeauftragten besprochen werden - wie, wo, wie lange und für wen sichtbar - personenbezogene Daten gespeichert werden.

Funktionen einer Kollaborationsplattform

Welche Aufgaben mit Hilfe dieses "Digital Workplaces" bewältigt werden können, hängt von der Wahl des Anbieters ab. Grundsätzlich sind jedoch folgende Funktionen bei Kollaborationsplattformen vorhanden:

   Verbesserte Kommunikation: E-Mails werden an einer zentralen Stelle gebündelt

   Beschleunigtes Kontaktmanagement: Persönliche und geschäftliche Kontaktdaten werden an einer zentralen Stelle gespeichert, so dass Mitarbeiter jederzeit Zugriff darauf haben

   Moderne Chat-Möglichkeit: In Echtzeit können interne und externe Mitarbeiter miteinander kommunizieren. In Gruppenchats werden wichtige Fragen gemeinsam geklärt.

   Video-Konferenzen: Diese bieten sich insbesondere dann an, wenn Kunden oder Projektmitarbeiter über die ganze Welt verstreut sind und sich selten sehen.

   Teilen des eigenen Bildschirms: Hier können ortsübergreifend in Echtzeit Präsentationen gehalten, Fragen geklärt oder auch bei Problemstellungen die Steuerung eines Bildschirms übernommen werden.

   Effizientes Projektmanagement: Einzelne Aufgaben werden verteilt, kommentiert und mit Deadlines versehen.

   Team-Kalender: Im Team-Kalender legen Projektmitarbeiter Einzel- oder Gruppentermine fest.

Zusammengefasst ist eine Kollaborationsplattform eine essentielle Grundlage für alle Unternehmen, die ihren Mitarbeitern eine effiziente und zugleich flexible Zusammenarbeit ermöglichen möchten. Damit sie ihre Vorteile komplett entfalten, sollten Teams jedoch ausreichend Zeit in die Auswahl investieren und die Plattform gegebenenfalls erst einem Anwendungstest unterziehen.

Geschwindigkeit erhöhen und Wettbewerbsvorteil sichern

Kollaborationsplattformen leben von Daten. Viele Tools bieten intelligente Reporte, Schnittstellen ins ERP u.v.m. an. Um Produktions-, wie auch Kontaktdaten in die Systeme zu speißen, ist eine digitale und strukturierte Datenerfassung unumgänglich. Diese beschleunigt nicht unwesentlich die Weiterverarbeitung. Rechnungen werden schneller verschickt, der Cash-Flow wird beschleunigt, Mitarbeiter sind schneller "frei", Strafzahlungen für zu spät eingereichte Freimeldungen etc. sind nur wenige Beispiele für das Sprichwort "Zeit kostet Geld". Mit einer intelligenten Datenaufnahme und -weitergabe sparen Sie Zeit und gewinnen Geld. Ein toller Trick!

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