Am von Sven Zuschlag in Arbeitsplatz der Zukunft

New Work und Home-Office: Wie sieht das smapOne Büro der Zukunft aus?

New Work und Home-Office: Wie sieht das smapOne Büro der Zukunft aus

Mit dem Ende der Bundes-Notbremse kam das Ende der Home-Office-Pflicht: für die einen Grund zum Jubeln, für die anderen bedauernswert. Unsere Art zu arbeiten hat sich unter Corona radikal verändert. Jetzt werden Rufe nach dauerhaften Reformen am Arbeitsplatz laut – ein Zurück in die Arbeitswelt vor der Pandemie scheint undenkbar. Doch wo liegt das richtige Maß an Flexibilität und Produktivität? Auch bei smapOne hat sich die Frage gestellt, wie der Arbeitsplatz der Zukunft aussehen kann. 

Erfahren Sie in unserem Beitrag mehr über:

  • New Work: Ansatz mit Zukunft?
  • smapOne Herangehensweise - Der New-Work-Pilot
  • Experiment: Team-Remote Extreme
  • Checkliste New Work: unsere Learnings

Home-Office und Arbeit 4.0: New Work ein Ansatz mit Zukunft?

Können Home-Office und Arbeit 4.0 als Zukunftsmodell bestehen? 

Was genau macht das Home-Office eigentlich so attraktiv? Welche Vorteile ergeben sich nicht nur für Arbeitnehmer, sondern auch für die Unternehmen selbst aus diesem Konzept?

Der wohl größte Vorteil für Unternehmen ist die Vielfältigkeit an Talenten, die sich ergibt, wenn man Bewerber nicht nur lokal, sondern weit über die Standortgrenzen hinweg einstellen kann. Außerdem finden sich auch Kostenvorteile im New-Work-Konzept: je weniger Mitarbeiter im Unternehmen vor Ort, desto kleiner kann der angemietete Standort sein und die Ausgaben für den Standort sinken. Studien belegen außerdem, dass die Produktivitätsrate der Mitarbeiter um bis zu 22% steigen kann, wenn ihnen die Option zum Home-Office gegeben wird. Bei einem generellen Anspruch auf Home-Office ergeben sich Fragen über die erforderliche Ausstattung und wie diese finanziert werden kann. Immer wieder wird auch befürchtet, dass Mitarbeiter im Home-Office sich nicht richtig integrieren können, weniger produktiv sind oder, dass der Überblick verloren geht. Die Pandemie hat jedoch gezeigt, dass diese Annahmen größtenteils nicht bestätigt werden können.

Für Mitarbeiter ergeben sich durch neue Arbeitsmodelle auch neue Möglichkeiten: In der Mittagspause mal kurz den Hund rauslassen oder das Kind aus der Schule holen? Kein Problem. Privatleben und Job lassen sich so oft besser unter einen Hut bringen. Arbeitet man unabhängig vom geographischen Ort, spart man Fahrtkosten und Zeit.

43% aller Pendler in Deutschland fahren täglich 10 bis 50 Kilometer, um zu ihrem Arbeitsplatz zu gelangen, fünf Prozent sogar mehr als 50 Kilometer. Gut ein Viertel aller Pendler benötigt für den Arbeitsweg 30 bis 60 Minuten oder länger (Studie des Statistischen Bundesamts, 2021). Zwei Drittel von ihnen fahren mit dem Auto – fallen die Arbeitswege weg, trägt New Work sogar zum Klimaschutz bei. Weniger Pendelei bedeutet schließlich auch weniger Autos auf den Straßen, weniger Stau und somit weniger Abgase.

Klingt nach einer guten Lösung für alle Seiten. Oder doch nicht? Was passiert mit dem Teamgefühl, wenn man nicht mal eben ins nächste Büro gehen kann, um nachzufragen, wie die letzte E-Mail gemeint war? Wie funktionieren Kommunikation und Problemlösung, Wissensaustausch und Sozialisierung, wenn Mitarbeiter nie zusammen an einem Ort sind? Kann Teamgefühl und Motivation so aufkommen oder wird man zum demotivierten Einzelkämpfer? Dies sind nur einige Fragen, die bei der Erstellung eines New-Work-Konzepts aufkommen.

smapOne Herangehensweise: Der New-Work-Pilot

New Work und smapOne – das passt! Ein dynamisches Modell für den Wohlfühlfaktor am Arbeitsplatz

Auch bei smapOne gibt es ein New-Work-Konzept. Wir setzen auf das Motto „Die Mischung macht’s“. Bei uns besteht immer die Wahl zwischen Home-Office und Büro. Auch wenn unser Office vor Ort fast genauso eine familiäre Atmosphäre bietet, wie das eigene traute Heim, haben wir dieses Jahr noch die eine oder andere neue Idee umgesetzt.

Neben den frei wählbaren Sitzplätzen im ganzen Office, gibt es verschiedene Arbeitszonen, damit jeder das Umfeld findet, dass er sucht. Es gibt zum einen die Mixed Zone, hier wird gearbeitet, telefoniert und virtuell „gemeetet“ – es könnte also lauter werden. Wer es lieber etwas ruhiger mag, sucht sich die Silent Zone aus. Hier herrscht absolute Ruhe, ein „Hallo“ zu Beginn ist okay, zum Telefonieren oder für Videokonferenzen gehen wir aber raus. Zum Beispiel in einen der gemütlichen Meetingräume. Hier kann man kreativ sein, gemeinsam mit Kollegen und Kunden neue Konzepte entwerfen oder Strategien entwickeln. Schließlich ist da auch noch die Social Zone. Hier kann gemeinsam gegessen und gespielt werden. Wo lernt man seine Kollegen besser kennen als bei einem gemeinsamen Mittagessen oder einer Partie Tischtennis?

Regelmäßige gemeinsame Meetings und Events, die persönlich stattfinden, stellen sicher, dass das Teamgefühl und der Spaß auch für die smappies, die häufiger im Home-Office arbeiten, nicht verloren gehen. Denn bei smapOne stehen smappiness und Teamgefühl immer mit im Vordergrund.

Um auch bei schnellem Wachstum die Leidenschaft und Wertekultur nicht zu verlieren, ist es uns wichtig, regelmäßig alle neuen und alten smappies zusammenzubringen. Dafür veranstalteten wir im Oktober 2021 unser ganz eigenes smapFestival. Aus allen Teilen Deutschlands kamen die Kollegen in den Süden Deutschlands nach Garmisch-Partenkirchen. Hier wurde spielerisch von und miteinander gelernt im Rahmen von Workshops, Exkursionen und viel gemeinsamer Zeit. Kreative Denkpausen heben nicht nur den Teamgeist auf ein neues Level, sondern sorgen auch für innovative Ideen und Denkanstöße, überarbeitete Konzepte und neue Freundschaften unter Kollegen.

Experiment: Team-Remote Extreme

Work from anywhere – und zwar so richtig: ein Experiment mit Camper, Klappstuhl und Laptop

smapOne will immer den Extraschritt gehen, auch beim Thema New Work. Wie heißt es so schön? Dort wohnen, wo andere Urlaub machen. Wir wollten da arbeiten, wo andere Urlaub machen!

So entstand die Idee zum wohl spannendsten internen Projekt im Jahr 2021: das smapCamp. Um herauszufinden, wie New Work für uns funktioniert – abseits von Home-Office und Videochat. Denn wir arbeiten immer weiter verteilt und suchen neue smappies in ganz Deutschland (und darüber hinaus), was uns vor neue Herausforderungen stellt. Wie können diese alle reibungslos und ohne Einschränkungen zusammenarbeiten? Wir wollten es wissen: Was geht da noch beim Thema Work from anywhere?

Deswegen haben wir vier smappie-Teams auf die Reise geschickt: von der Ostsee bis zur Nordsee, von den Alpen bis nach Italien waren sie mit einem Camper als mobilem Office unterwegs und bringen nun wichtige Erkenntnisse mit zurück, die wir zum Ausbau unseres New-Work-Ansatzes brauchen. Wir sind mit einigen Fragen in das Projekt smapCamp gestartet:

  • Was kann man wirklich an einem Tag schaffen, wenn man unterwegs ist?
  • Reicht unsere Technik, inklusive Hotspot, aus?
  • Reicht der kollegiale Zusammenhalt aus, um sechs Tage auf engstem Raum zu wohnen und zu arbeiten?

✅ Während des smapCamps gab es Team-Meetings bei zwei Grad in 3103 Metern Höhe, im Schweriner Schlosspark und in Downtown Mailand. Es wurde am Strand codiert und Newsletter geschrieben und Strategie-Meetings mitten auf dem Feld abgehalten. Das Konzept New Work wurde auf Herz und Nieren geprüft.

Die erste Erkenntnis: man lernt seine Kollegen in sechs Tagen Camping besser kennen als in zwei Jahren Zusammenarbeit. Arbeiten und Wohnen im und am Camper schweißt zusammen und ist eine einzigartige Erfahrung und großartige Challenge. Wer fährt den Camper, während die anderen arbeiten? Wie behält man seine sieben Sachen in einem Camper mit vier Leuten zusammen? Was macht man, wenn der Akku vom Laptop leer ist, aber gleich ein Meeting ansteht? Solche und ähnliche Probleme galt es tagtäglich zu lösen. Natürlich geht das nicht ohne eine ordentliche Portion Anpassungsfähigkeit und Flexibilität. Teamfähigkeit und Zusammenhalt ist bei Wohnen und Arbeiten auf so engen Raum ebenfalls nicht zu vernachlässigen, dabei gilt es auch sich selbst manchmal etwas zurückzunehmen.

Unser Fazit: Work from anywhere funktioniert – auch in der extremen Version. Auch am Strand oder in den Bergen kann man mit Hotspot und ausreichend Akku arbeiten. Es muss nicht nur das Büro oder Zuhause sein. Das ermöglicht Unternehmen und Mitarbeitern vollkommen neue Optionen bei der Vereinbarkeit von Arbeits- und Privatleben. Stichwort: #workation.

Checkliste New Work: Unsere Learnings

New Work? Ja, aber mit Köpfchen. Worauf es bei erfolgreichem Remote-Arbeiten ankommt.

New Work bietet Unternehmen und Mitarbeitern viele Möglichkeiten und neue Wege. Doch das Konzept sollte gut durchdacht sein. Wir haben unsere drei Erfolgsfaktoren zusammengestellt:

 

1. Ohne Selbstdisziplin geht gar nichts

Beim Arbeiten unterwegs gibt es besondere Herausforderungen: Deadlines müssen eingehalten werden und Meetings zu gewohnten Zeiten stattfinden, auch wenn der Berg oder der Ozean ruft. Das erfordert nicht nur Organisationstalent, sondern auch eine gehörige Portion Selbstdisziplin, damit man nach getaner Arbeit alles andere genießen kann.

2. Organisationsfähigkeit

Es dauert seine Zeit, bis man unterwegs Arbeitsfähigkeit hergestellt hat. Im smapCamp bedeutet das: den Camper parken und auf- und umbauen, Klappstuhl auspacken, Tisch aufstellen und sicher gehen, dass nichts kippelt, gegen die blendende Sonne ankämpfen und den Arbeitsplatz herrichten. In dieser Zeit bekommt man keine Aufgaben seiner eigentlichen Arbeit erledigt. Aufgaben, die im Office schnell abgesprochen und erledigt sind, brauchen im Home-Office oder bei Workation vielleicht länger als üblich. Zeitmanagement spielt eine große Rolle.

3. Das richtige Team

Um im Home-Office oder sogar unterwegs erfolgreich arbeiten zu können muss sich nicht nur die Einzelperson auf die veränderten Arbeitsbedingungen einstellen. Das gesamte Team gehört dazu. Rücksichtnahme, Absprache und Vertrauen sind dabei die Schlüsselbegriffe für die Zusammenarbeit.

Unser Pro-Tipp:
Es wird nicht immer alles reibungslos ablaufen: sei es der streikende WLAN-Router oder andere unerwartete Hürden. Dann gilt trotz allem immer: Ruhe bewahren!

Unsere Erkenntnis:
Jedes Unternehmen muss sein eigenes New-Work-Konzept entwickeln und umsetzen – angepasst an die eigenen Unternehmenswerte und Ziele. Die smappies sind mit dem multimodalen New-Work-Konzept glücklich. Mit der passenden Home-Office-Ausrüstung und dem offenen Bürodesign sind wir für alle großen und kleinen Aufgaben gerüstet, und das smapCamp hat gezeigt, dass wir uns auch als Digitalnomaden ganz gut schlagen. Solche Abenteuer bringen frischen Wind und smappiness in das Team und wir können die nächste Challenge kaum erwarten. Denn smapOne will auch in Zukunft erforschen was mit dem New-Work-Konzept möglich ist.

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Sven Zuschlag

CEO/Vorstand

Sven Zuschlag

Digitaler Vordenker und Vorstand der smapOne AG. Verantwortlich für Unternehmensstrategie, Märkte und Mitarbeiter. Macher und Brückenbauer innerhalb der digitalen Welt. Bis 2014 leitete er den Solution-Partner-Channel bei Microsoft. Als studierter Diplom-Betriebswirt mit über 21 Jahren Berufserfahrung in verschiedenen Unternehmen und Rollen kennt er die Trends und die Anforderungen von Unternehmen an moderne IT genau.

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