Die smapOne App: Digitale Formulare für die Hosentasche

Die smapOne App ist quasi die „Formular-Sammlung in der Hosentasche“ und wird benötigt, um die durch den Creator erstellten smaps zu benutzen. Die Installation ist denkbar einfach: Je nach Betriebssystem eines Gerätes kann die App aus den bekannten Stores kostenfrei heruntergeladen werden:

Unabhängig vom Zugang zum Internet, können jederzeit Daten erfasst werden (auch offline). Die smapOne App speichert die Datensätze und versendet sie, sobald Sie mit der App wieder online sind.

Welche Funktionsmöglichkeiten smapOne bietet und wie unterschiedlich die smaps sein können, zeigt die App-Beispiele-Seite. Dort lassen sich smap-Vorlagen aus unterschiedlichen Branchen und mit diversen Anwendungsfällen schnell installieren und ausprobieren (über Desktop). Dazu muss lediglich der QR-Code gescannt werden und schon lässt sich die smap-Vorlage genau unter die Lupe nehmen. Viele Kunden nutzen diese Vorlagen, um die wichtigsten Bausteine für ähnliche Szenarien gleich parat zu haben. Funktionserweiterungen kann ein Creator im smapOne Designer schnell und unkompliziert umsetzen und das Update der smap sofort an Nutzer verteilen.

Diese beiden Begriffe sind gleichwertig in ihrer Bedeutung für die Gesamtlösung, unterscheiden sich allerdings im Nutzungsumfang. Um aufzuklären, soll es hier um die Differenzierung beider Profile gehen.

Nutzer

Ein smapOne Nutzer beschreibt die Person, die smaps über die smapOne App nutzt und Daten erfasst. Ein Nutzer ist beispielsweise ein Servicemitarbeiter, der eine digitale Checkliste nutzt, ein Bauleiter, der eine Baustellenbegehung macht oder ein Lagermitarbeiter, der eine Wareneingangskontrolle durchführt.

Dieser Anwender hat die smaps mitunter täglich im Einsatz und kann wertvolles Feedback an den Creator weitergeben, wie z. B.: Wurden alle Formularfelder integriert, um wichtige Daten zu erfassen? Ist die smap intuitiv und deckt sie alle Eventualitäten ab? Wurden Pflichtfelder sinnvoll eingesetzt?

Creator

Ein smapOne Creator ist die Person, die mit einem angelegten Account, der sog. "Creatoren-Zugang" auf der smapOne Plattform, spielerisch einfach eigene smaps zusammenstellt, nachträglich verändert und aktualisiert. Ein Creator legt ebenfalls fest, welche Nutzergruppe eine smap benutzen darf und kann die erhobenen Daten einsehen und exportieren. Außerdem organisiert er die Datenfreigabe an andere Personen sowie ggf. die Übermittlung an Drittsysteme. Eine weitere Aufgabe des Creators ist die Individualisierung der Berichtsvorlage zu einem Datensatz.

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Datensatz

Werden mit einer smap Daten erfasst, z.B. in einer Abnahmeprotokoll-smap, entsteht mit dem Absenden der erfassten Daten ein strukturierter, digitaler Datensatz. Dieser enthält alle erfassten Bilder, abgehakte Checkboxen, Unterschriften, Tonaufnahmen, Skizzen uvm. – ohne Medienbruch, ohne Nacharbeit, ohne Papier. Der Creator kann den Datensatz im smapOne Portal einsehen und exportieren. Durch eine Anbindung an Drittsysteme, wie bspw. ein SharePoint oder SAP, ist die direkte Weiterverarbeitung automatisiert möglich.

Bericht

Mit jedem Datensatz ist es möglich, einen Bericht zu erzeugen, der bspw. automatisiert nach dem Absenden eines Datensatzes an eine E-Mail-Adresse versendet werden kann. Berichte können im Word- oder PDF-Format generiert und durch eine selbst erstellte Berichtsvorlage auf das eigene Corporate Design angepasst werden.

Sie können in der smapOne App mehrere E-Mail-Adressen verknüpfen. Nutzen Sie dafür das Zahnrad-Symbol im oberen Teil der App.

Ganz zu Beginn stand die Frage: „Welchen Prozess würden Sie sofort digitalisieren?“ Sie gilt immer noch!

Ihr Unternehmen verwendet bereits smapOne? Sprechen Sie doch gleich einen Creatoren in Ihrem Unternehmen an und berichten ihm von Ihrer Idee.

Oder möchten Sie selbst erstmalig smapOne entdecken und smaps erstellen? Dann registrieren Sie sich für den 14-Tage-Testzeitraum und bauen Ihre eigenen digitalen Formulare für die Hosentasche!

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