attack Schädlingsbekämpfung e.K.
Apps unterstützen bei strengen Nachweispflichten
Was ist die Herausforderung?
Die attack Schädlingsbekämpfung e.K. bietet seit vielen Jahren kompetente Beratung im Bereich des Hygiene- & Schädlingsmanagements. Als gefragte Experten speziell im Gesundheits- und Vorratsschutz bilden sie selbst neue Talente aus und engagieren sich im Deutschen-Schädlingsbekämpfer-Verband e.V.
Zudem sind die Auftragsbücher gut gefüllt. Schließlich greifen nicht nur private Haushalte auf die „vernichtenden“ Leistungen zurück. Jegliche Lebensmittelbetriebe sind hierzulande verpflichtet, Schädlingskontrollen vornehmen zu lassen.
Wie die Begriffe „Hygiene“ und „Gesundheit“ nicht anders vermuten lassen, ist ein fehlerfreier Ablauf der notwendigen Handgriffe, eine lückenlose Dokumentation sowie die nachweisbare Aufklärung des Kunden unerlässlich.
Außendienst-Mitarbeiter müssen daher vor Ort diverse Checklisten beachten, das Aufmaß richtig bestimmen, Unterschriften einholen, Formulare handschriftlich ausfüllen und ihre Stunden im Blick behalten. Im Büro wird nicht selten gerätselt, was auf den abgegebenen Zetteln zu lesen ist. Auch fehlende und falsche Angaben sorgen für Mehraufwand, Schwierigkeiten in der Abrechnung und Frustration auf beiden Seiten.
Wie sieht die Lösung aus?
Das Unternehmen setzt bereits seit langem auf eine digitale Lösung. Diese unterstützt speziell die Branche der Schädlingsbekämpfung. Viele Aufgaben, wie z.B. die Rechnungsstellung werden abgedeckt. Dennoch war Thomas Müller auf der Suche nach einer geeigneteren Lösung für die Zeiterfassung.
Gefunden hat er smapOne. In der Testphase fiel auf, dass er selbst mit Hilfe des intuitiven App-Baukastens genau die Punkte umsetzen kann, die er sich vorgestellt hatte (z.B. Möglichkeit der zusätzlichen Felder bspw. für die Erfassung des Kilometerstandes). Der Funke sprang jedoch über, als er merkte, dass man auch noch weitere Prozesse im Unternehmen in Apps umsetzen kann. Die neue, schnelle und einfache Lösung passt sich einwandfrei in das moderne und papierlose Auftragsmanagement von attack ein.
Ruckzuck entstanden Checklisten-Apps, die den Mitarbeitern als Leitfaden beim Kunden dienen. Auch die interne Materialbestellung läuft nun über das Smartphone. Die darin eingebundene Exceltabelle zeigt schnell und einfach die Verfügbarkeiten im Lager an.
Weitere selbst erstellte Apps sind diese für Unfallprotokolle und das Aufmaß beim Kunden inklusive eines Abfragesystems und die Möglichkeit für Fotos.
Was hat sich verändert?
Die Vogelabwehr steht – ebenso passé sind fehlende Angaben und Absprachen seit der Nutzung von Pflichtfeldern.
Der Kunde wird anhand eines digitalen Protokolls belehrt, unterschreibt in der App und bekommt alle Instruktionen ausgehändigt. Der Prozess der Nachweisbarkeit hat sich damit signifikant vereinfacht.
Als positiv erwähnt Herr Müller, dass sich selbst bei umfangreichen Kontrollen der Aufwand durch die Nutzung der Apps im Außendienst nicht vergrößert hat. Ganz im Gegenteil: Die attack Schädlingsbekämpfung e.K. spart nun laut eigener Aussage mindestens 50 Prozent der vorher benötigten Arbeitszeit für Dokumentationen ein.
Die vor Ort (online wie auch offline) erfassten Daten aus Großküchen, Vorratskammern und Schlafzimmern werden in strukturierter Form zentral und in Sekundenschnelle ins Backoffice gesendet. Damit verbesserte sich sogar das Monitoring im Unternehmen und auch Rechnungen sind schneller gestellt. Mitarbeiter, die vor der digitalen App-Lösung noch 3-mal pro Woche ins Büro mussten und Aufträge abholten, erscheinen jetzt alle 2 Wochen, um sich ab und an im Team abzusprechen. Die eingesparten Wege sorgen dafür, dass nun mehr Aufträge abgearbeitet werden.
Durch die schnellen und unkomplizierten Prozesse hat sich das Gesamtpaket „attack“ und damit auch die Reputation verbessert. „Man wirkt ganz anders durch die vereinfachten Vorgänge und hebt sich von der Masse ab“, resümiert Thomas Müller im Interview.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Bei der Einführung der neuen Lösung wurden Bedenken der Mitarbeiter laut, wie „Noch eine App?“ und „Das klingt nach mehr Aufwand“. Doch durch den anfangs häufigen Kontakt zwischen Inhaber und Kollegium, wie auch das Einbeziehen der App-Nutzer in die Ausgestaltung, änderte sich die Stimmung schnell.
Herr Müller erklärt zufrieden: „Regelmäßige Treffen und die Berücksichtigung der Hinweise sind nicht zu unterschätzen und sehr wertvoll. Wir wollen alle an einem Strang ziehen. Nach 2 bis 3 Wochen haben alle erkannt, dass es jetzt viel schneller und einfacher geht“.
Besonders reizvoll ist des „Selbstgemachte“, die „Hilfe zur Selbsthilfe“ und das „Rumprobieren“. Der Geschäftsinhaber betont, ihm sei wichtig, nicht abhängig von Dritten zu sein. Die Erstellung neuer Business-Apps mit smapOne ist flexibel, individuell und Änderungen können schnell vorgenommen werden.
