Wittmann Entsorgungswirtschaft GmbH
Mit digitalen Prüfberichten zum Vorreiter in der Entsorgungswirtschaft
Was ist die Herausforderung?
Die Wittmann Entsorgungswirtschaft GmbH aus München ist ein Komplettdienstleister im Bereich Entsorgung mit Einsatzgebieten in ganz Bayern und Sachsen.
Bei einer Fuhrparkgröße von über 80 Fahrzeugen ist eine lückenlose Protokollierung der Einsatzfähigkeit essenziell für die Sicherheit der Fahrer, die Einhaltung rechtlicher Auflagen sowie der Anforderungen großer Auftraggeber. Täglich müssen daher Abfahrtskontrolle, Fahrtenbücher, Unfallprotokolle, Schadensberichte etc. sorgfältig durchgeführt und dokumentiert werden. Das ist im Alltag nicht immer einfach. Die händisch ausgefüllten Papiervordrucke werden dem Fuhrparkleiter oft erst nach mehreren Tagen gebündelt für die vergangene Woche übergeben. Dabei ist es kaum möglich, nachzuvollziehen, ob eine gründliche Dokumentation tatsächlich stattgefunden hat und ob diese regelmäßig geschah.
Die Kontrolle auf Vollständigkeit, das Einholen fehlender Informationen und das Übertragen ins ERP System ist ein umständlicher Prozess, der mit hohem Aufwand verbunden ist. Die smapOne Plattform bietet eine schnelle und unkomplizierte Lösung für die Digitalisierung dieser Berichterstattung, die vollständig in das bestehende ERP System eingebunden ist.
Wie sieht die Lösung aus?
Mit dem App Baukasten von smapOne konnte Wittmann im Handumdrehen selbstständig smaps (eigene Apps mit smapOne) bauen, die die Digitalisierung der Formularvordrucke ermöglichen. Sämtliche Fahrzeuge sind mit Tablets ausgestattet, mit Hilfe derer die Dokumentation heute täglich durchgeführt und sofort ins System übertragen wird.
Ein besonders anschauliches Einsatzszenario ist die Abfahrtskontrolle: Hier wird die smap sinnvoll mit der Nutzung von QR-Codes verknüpft. Erst wenn die zu prüfenden Fahrzeugteile gescannt worden sind, ist die Eingabe des Zustands in der smap überhaupt möglich. So wird clever sichergestellt, dass die einzelnen Prüfungen ordnungsgemäß durchgeführt werden. Dank der Pflichtfeldfunktion gibt es nie wieder unvollständige Protokolle. Sowohl der Zeitpunkt als auch der Ort, an dem die Dokumentation stattgefunden hat, werden ebenfalls digital erfasst. Dem Fuhrparkleiter stehen somit alle Informationen direkt zur Verfügung. Mit der praktischen Suchfunktion im smapOne Portal kann er zudem alles schnell finden und eindeutig zuordnen.
Auch abseits des Fuhrparks sind smaps entstanden, die den Arbeitsalltag enorm erleichtern. So werden diverse Hardware- und Schlüsselübergaben mittlerweile digital dokumentiert und selbst für Richtlinien im Homeoffice gibt es eine eigene smap. Ideen für neue Anwendungen gibt es viele. Oftmals kommen diese direkt von den Mitarbeitern. Insgesamt sind bereits 18 smaps im Einsatz und weitere 10 sind in Planung. Tendenz steigend.
Was hat sich verbessert?
- Sorgfältige, rechtssichere Datenerfassung
Durch QR-Codes und Pflichtfelder in den smaps, werden die Prüfungen detailliert und kontrolliert erfasst und automatisch unmittelbar ins System übertragen. So sind die Berichte immer vollständig und lassen sich jederzeit lückenlos und rechtssicher belegen.
- Schnellere Mangelbehebung
Schäden oder Mängel an den Fahrzeugen werden jetzt nicht nur sicher und regelmäßig erfasst, sondern können durch eine Schnittstelle zur Werkstatt auch sehr schnell behoben werden. Das beugt Frustration bei den Fahrern vor und kommt sehr gut an.
- Bessere Übersicht
Diverse Übergabe-smaps (z.B. für Hardware oder Schlüssel) stellen sicher, dass keine Arbeitsmittel verloren gehen und immer eindeutig zugeordnet werden kann, wo sich etwas befindet.
- Schnelles Finden der Datensätze
Themenverantwortliche haben zu jeder Zeit eine aktuelle Übersicht, die sich einfach digital filtern und sortieren lässt. Langwieriges Wälzen von Ablageordnern gehört der Vergangenheit an.
Wie funktioniert die digitale Umstellung im Unternehmen?
Für die Nutzung des ERP-Systems waren bereits Tablets in sämtlichen Fahrzeugen vorhanden. Nur konnte das ERP-System nicht alle Bedürfnisse erfüllen. Nach einer gründlichen Internetrecherche hat sich Wittmann für einen Test mit smapOne entschieden. Durch einen ausführlichen Proof of Concept wurde der Ablauf schnell klar und man bekam ein Gefühl für die Lösung. Die erste smap zur Kategorisierung vom Chemie-Müll war ein voller Erfolg und während der Erstellung mit Hilfe des einfachen und flexiblen Baukastensystems, wurden sofort weitere Potentiale entdeckt und mögliche Einsatzszenarien erkannt.
Zunächst wurden die erstellten smaps in kleineren Gruppen von interessierten Fahrern getestet. Das positive Feedback verbreitete sich schnell, so dass die Nachfrage auch bei anderen Mitarbeitern groß war und zu einer hohen Akzeptanz führte, die durch die plausible Nutzung im Arbeitsalltag noch gestärkt wurde.
Mittlerweile kommen die Ideen für neue smaps sogar direkt von Mitarbeitern, die Prozesse im Unternehmen optimieren und digitalisieren wollen. Ein riesiger Vorteil ist, dass die Ideen und Änderungen schnell und eigenständig umgesetzt werden können. Das motiviert und so arbeiten alle daran, dass nach und nach die sperrige Dokumentation mit Zettel und Stift aus dem Unternehmensalltag verschwindet.
