Am von Sven Zuschlag in Blog | IT & Innovationsmanagement

Business Apps: Mobil in eine produktive Zukunft?

Smarte Business Apps versprechen mehr Effizienz im Arbeitsalltag und dadurch eine deutliche Verbesserung der Unternehmensprozesse. App-Lösungen bieten Lösungen für mehr Enterprise Mobility! 

Herr hält Smartphone mit darauf dargestellten Apps

Von unterwegs auf private E-Mails zugreifen, einen Blick in den Terminkalender werfen oder Freunden eine Nachricht schreiben: Diese Funktionen sind für die meisten Smartphone-Nutzer alltäglich und praktisch. Um den Arbeitsalltag ebenso unkompliziert zu gestalten, greifen immer mehr Unternehmen oder einzelne Mitarbeiter zu mobilen Anwendungen. Diese sogenannten Business Apps erleichtern die tägliche Arbeit und sorgen oftmals für eine deutlich gesteigerte Produktivität. Wir verraten, wie hoch der Anteil der App-Nutzer in der Arbeitswelt inzwischen ist und welche Schritte Unternehmen auf dem Weg zur perfekten Business-App beachten sollten.

Business Apps: Auf dem Weg in den Mainstream

Business Apps funktionieren oftmals ähnlich wie Applikationen im B2C-Bereich. Der Unterschied besteht vor allem darin, dass die Apps nur innerhalb eines Unternehmens verfügbar sind und auf Unternehmensdaten zurückgreifen. Sie sind beispielsweise dafür geeignet, um von mobilen Endgeräten auf E-Mails zuzugreifen, Abrechnungen zu überprüfen oder Daten in die Firmenzentrale durchzugeben. Die Optimierung der Unternehmensprozesse steht somit im Vordergrund. Durch sauber programmierte Anwendungen sparen Mitarbeiter im Idealfall viel Arbeitszeit und werden zugleich flexibler, weil sie ortsunabhängig arbeiten können. In vielen Fällen sind App-Funktionen sogar offline verfügbar.

Viele Unternehmen haben diese Vorteile bereits erkannt, wie die Studie “Global Trade Management Agenda” der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) zeigt, für die 330 Logistik- und Außenhandelsexperten befragt wurden. Demnach sind neun von zehn Befragten der Meinung, dass Business Apps ein entscheidender Wettbewerbsfaktor in der Logistik sind. Fast 87 Prozent der Befragten schätzen sogar, dass ihr Einfluss weiter steigen wird.

Trotz dieses hohen Zuspruchs verdeutlicht die Studie, dass bislang nur ein Bruchteil der Befragten Business Apps tatsächlich im Alltag verwendet. Am häufigsten kommen die Applikationen in der Administration, Vertrieb, Marketing in der Logistik zum Einsatz. So nutzten immerhin 26,1 Prozent der Befragten Apps im Bereich Transportcontrolling und etwa ein Fünftel beim Flottenmanagement.

Mehrwert für die Enterprise Mobility?

Dass Business Apps gerade in der Logistik häufig zum Einsatz kommen, ist sicherlich kein Zufall. Da die Kundennachfrage nach schnellen und gleichzeitig kostengünstigen Lieferungen steigt, bestehen hohe Anforderungen an Transport und Logistik. Business Apps können Risiken und Fehler in diesem Bereich vermeiden. Indem Mitarbeiter im Außendienst beispielsweise Daten zu Lieferungen oder Aufträgen elektronisch weitergeben, sparen sie sich komplizierte Übertragungen auf dem Papier. Die Arbeit gelingt schneller und zugleich ohne Übertragungsfehler.

Ihre vollen Vorteile entfalten die Applikationen jedoch nur, wenn sie perfekt an die Anforderungen im Unternehmen angepasst sind. Dafür sollten Unternehmen zunächst prüfen, für welche Prozesse und Anwendungen die Entwicklung einer eigenen App sinnvoll ist. Meist eignen sich Apps für Aufgaben, die sich schnell erledigen lassen und die keinen großen Bildschirm erfordern. Welche Arbeitsbereiche das sind, wissen die Mitarbeiter oftmals selbst am besten. Deshalb ist es in jedem Fall empfehlenswert, die Anwender in den Auswahlprozess einzubinden und sie nach ihren Bedürfnissen zu fragen. Das sollte jedoch in einem zentralisierten Verfahren geschehen. Da Apps im Vergleich zu PC-Anwendungen oftmals eher kostengünstig sind, kaufen Abteilungen diese oftmals ohne das Wissen der IT ein. Im Endergebnis sind innerhalb eines Unternehmens viele verschiedene Apps im Einsatz, die nicht notwendigerweise aufeinander abgestimmt sind.

Bei der Auswahl oder Erstellung einer App sollten die IT-Experten darauf achten, dass diese verlässlich und intuitiv zu verwenden ist. Gerade Außenmitarbeiter sind im Umgang mit Online-Anwendungen oftmals nicht sehr vertraut und nutzen die App nicht, wenn ihnen diese zu kompliziert erscheint.

Best Practices: So kommen Business Apps zum Einsatz

Besonders unkompliziert und einfach in der Anwendung sind Business Apps für Unternehmen dann, wenn sie sich durch einfache Templates erstellen lassen. Nach eben diesem Prinzip funktionieren die App-Bausteine von smapOne, die bereits in vielen Unternehmen in der Logistik zur Anwendung kommen.

So nutzen die Experten der Proofload Services GmbH eine smapOne Business App, um ihre Aufträge papierlos direkt beim Kunden zu dokumentieren. Per Smartphone geben die Mitarbeiter während eines Auftrages Informationen in die App ein und erhalten alle Auftragdetails als PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird. Auf diese Weise konnte das Unternehmen bereits einen Regressanspruch vermeiden und spart durchschnittlich 75 Prozent Zeit ein.

Auch die Obermann Logistik GmbH dokumentiert ihre Verladeprozesse digital mit einer selbst erstellten App von smapOne, die rund 25 Stunden Arbeitszeit wöchentlich einspart. Zeit ist Geld - das sagen sich auch die Clean-Experten der BRAUN Clean-Service Gebäudereinigung und Dienstleistungen GmbH, die Anfragen von Neukunden sowie erledigte Reinigungsarbeiten schnell und unkompliziert in einer smapOne-App dokumentieren. Mit dieser spart das Unternehmen 300 Minuten täglich. So bleibt mehr Zeit für neue Aufträge! Weitere Beispiele der smapOne-Lösungen stellen wir hier vor.

Durch die Anwendungsszenarien wird deutlich, dass Unternehmen mit relativ geringem Zeit- und Kostenaufwand Business Apps produzieren können, die einen Meilenstein bei der Digitalisierung des Unternehmens darstellen. Informieren lohnt sich!

 

Sven Zuschlag

Sven Zuschlag (CEO)

Sven Zuschlag

Als Vorstand der smapOne AG liegt der Schwerpunkt von Sven Zuschlag auf Strategie und Sales & Marketing. Bis 2014 leitete er den Solution-Partner-Channel bei Microsoft. Als Vertriebsleiter verantwortete er 200 direkt betreute Lösungs-Partner mit ungefähr 550 Niederlassungen. Als studierter Diplom-Betriebswirt mit über 18 Jahren Berufserfahrung in verschiedenen Unternehmen und Rollen kennt er die Trends und die Anforderungen von Unternehmen an moderne IT genau.

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