Am von Holger Kreissl in Real Citizen Development | IT & Innovationsmanagement

Business Intelligence und No-Code: Schnell digitalisieren ohne IT-Wildwuchs

Business Intelligence und No-Code Schnell digitalisieren ohne IT-Wildwuchs

Der epochale IT-Fachkräftemangel, modernisierungsbedürftige Prozesse und Systeme sowie der ewige Wettbewerbsdruck drängen Unternehmen dazu, ihre vorhandenen Ressourcen für eine schnelle Digitalisierung mobil zu machen. Die Lösung: Citizen Development mit No-Code-Lösungen und einer schnellen MVP-Entwicklung.

Die No-Code-Bewegung ist zum Glück auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz angekommen. Wenn sich IT-Experten und Innovationsabteilungen großer Unternehmen nicht schon mit No-Code-Lösungen auseinandergesetzt haben, tun sie es spätestens im Jahr 2021.

Doch mit der Befähigung der Fachabteilungen zur eigenständigen Anwendungsentwicklung ohne Entwickler kochen auch bekannte Ängste der IT wieder hoch:

Wir haben gerade erst „Excel- Access-Programme“ mit VBA eingesammelt und mit der Schatten-IT aufgeräumt – geht damit nicht alles von vorn los? Wie sollen hunderte Citizen Developer und Einsatzszenarien überblickt und organisiert werden? Und wie wird gewährleistet, dass die Datenschutzanforderungen des Betriebsrates und die weiteren Security-Bestimmungen eingehalten werden?

Wir verraten, am Beispiel von smapOne, wie leicht der unternehmensweite Roll-out eines No-Code-Tools im Einklang mit Corporate Richtlinien, Security und Datenschutz ist.

No-Code-Entwicklung mit Citizen Developern

Im Bereich der Team- und Fachbereichsanwendungen – die Gruppe mit dem größten Bedarf an smarten Prozess-Apps – ist der No-Code-Ansatz am relevantesten. Mit dessen Hilfe können Mitarbeiter aus Fachabteilungen Software-Anwendungen aus simplen grafischen Bausteinen selbst zusammenklicken – ohne Programmiererfahrung. Durch diese Art der Unterstützung werden die Fachbereiche befähigt, viele kleine Prozessdigitalisierungen abteilungsweise selbst umzusetzen und sind damit weitestgehend unabhängig von der IT-Abteilung. Zusätzlicher Pluspunkt: Es entstehen Anwendungen, wie sie ein IT-Experte nicht umsetzen könnte. Versetzt man diese Prozessexperten in die Lage, sich selbst zu helfen, erschließt man das größte Digitalisierungspotential in einem Unternehmen.

Schatten-IT und IT-Wildwuchs

Schatten-IT sowie der daraus resultierende, unkontrollierbare IT-Wildwuchs entstehen dann, wenn Mitarbeiter aus den Fachabteilungen IT-Dienste inoffiziell – an der Unternehmens-IT vorbei – einführen. Es entstehen „IT-Insellösungen“, die folglich den Datenzugriff erschweren. Zudem kann durch die nicht-standardisierte IT kaum gewährleistet werden, dass interne Richtlinien sowie Security- und Compliance-Anforderungen zu jeder Zeit eingehalten werden.

Schnell digitalisieren

Low-Hanging-Fruits der Digitalisierung

Mit der No-Code-Lösung von smapOne werden täglich die unterschiedlichsten Ideen in smaps verwandelt (selbst erstellte Apps aus dem smapOne App-Baukasten). Geeignet sind Prozesse der einfachen Datenerfassung. Hier können smaps für die Ablösung von Papierformularen eingesetzt werden. Der große Vorteil dieser Herangehensweise ist, dass Erfolge sofort sichtbar werden. Es gibt kaum Hemmnisse, da die vormals papiergebundenen Prozesse zu 100 Prozent umsetzbar sind und sofort verprobt werden können.

Papierformulare, genauso wie Berichte und Fotodokumentationen mit Medienbruch gibt es zur Genüge in jeder Fachabteilung. Ebenso finden sich dort (gefühlt) pro Mitarbeiter diverse, eigens kreierte Excellisten, die den unterschiedlichsten Ablagelogiken folgen. Kommt diese Person durch Urlaub, Krankheit oder Fluktuation zum Fehlen, wird die weitere Verarbeitung von Daten erschwert.

Diese Prozesse sind prädestiniert für eine schnelle Transformation – sogenannte Low-Hanging-Fruits der Digitalisierung unter Zuhilfenahme des No-Code-Ansatzes.

Digitalpioniere im eigenen Unternehmen

„Geben wir als IT keine Lösung vor, suchen sich die Mitarbeiter ohne unser Wissen eine Alternative. Demnach stellen wir ihnen Tools zur Verfügung, die von unserer Seite geprüft sind und mit denen sie ihre Anforderungen abdecken können.“ IT-Leiter, Enterprise-Logistikunternehmen

Mitarbeiter aus den Fachabteilungen verlangen längst nach schnelleren, effizienteren Lösungen für Routinetätigkeiten sowie nervige Übertragungsarbeiten. Sie kennen aus ihrem privaten Umfeld die Vorteile der modernen Endgeräte und haben flächendeckend mindestens einfache EDV-Kenntnisse erlangt. Sie nutzen digitale Einkauf- und ToDo-Listen, pflegen ihren Online-Kalender und scannen mit ihrem Smartphone Barcodes im Supermarkt. Genau diese zahlreichen, findigen Mitarbeiter sind die Digitalpioniere, die Citizen Developer, die Unternehmen für die Entwicklung digitaler Anwendungen zur Verfügung stehen – zusätzlich zu ihren IT-Experten.

Unter dem Dach einer einheitlichen No-Code-Lösung lassen sich die Anwendungsfälle der Fachbereiche zusammenbringen. Es entsteht somit weniger Schatten-IT als ohne dieses Werkzeug, wenn IT-Experten die No-Code-Plattform auswählen und bereitstellen. Ohne vernünftige Governance-, Security- und Datenschutz-Checks sollte auch hier nicht losgelegt werden.

Intelligentes Roll-Out-System innerhalb der Organisation

Im Zuge einer unternehmensweiten Nutzung einer No-Code-Lösung wird eine strategische Verwaltung der vielen Accounts für die Citizen Developer notwendig. Für die Aufgabe des einfachen Administrierens aller Creatoren-Accounts steht bei smapOne ein sogenannter Master-Account zur Verfügung.

Der Verwaltungs- bzw. Master-Account

Der Verwaltungs-Account dient der Koordination aller Accounts der Citizen Developer. Dieser sogenannte Master verteilt und entzieht die Lizenzen. Zudem überwacht er die Einsatzszenarien sowie die Effizienz der Lösung. Er prüft die Einhaltung der vorgegebenen Richtlinien, pflegt hinterlegte "Unternehmensvorlagen", welche aus besonders produktiven smaps entstanden sind und treibt intern die nachhaltige Nutzung.

Die Creatoren- bzw. Child-Accounts

Jeder Creatoren-Account ist berechtigt, eigene smaps für seine Fachabteilung auf der No-Code-Plattform zu erstellen. Er kann seine erstellten Business Apps an einzelne Kollegen sowie ganze Gruppen zur Nutzung freigeben (bspw. der Gruppe „Lager“). Alle Daten, die durch die Kollegen erfasst werden, landen in der Datenübersicht seiner smaps.

IT-Wildwuchs und Schatten-IT vermeiden

Durch die einfache Bedienbarkeit des App-Baukastens entstehen zügig viele einzelne smaps. Die schnell sichtbaren Erfolge für die Arbeitserleichterung und der Macherstolz der Creatoren sorgen zudem für einen wachsenden Stamm an Citizen Developern im Unternehmen. Das Interesse in den Fachabteilungen, mit dem No-Code-Tool an der App-Entwicklung mitzuwirken, steigt stetig an. Wo vorgegebene Drittlösungen der IT kaum eine so hohe Akzeptanz erreichen können, wirkt sich das No-Code-Werkzeug im besonderen Maße positiv auf die Motivation sowie Fluktuation aus und gibt Mitarbeitern ein "Warum".

Exemplarisch aus einem Enterprise-Account: Anstieg der Anzahl an Creatoren-Accounts innerhalb eines Jahres.

Zum Überblicken der freien Lizenzen für neue Citizen Developer im eigenen Unternehmen sowie der entstehenden smaps empfehlen wir dem Master die Einbindung einer Business-Intelligence-Lösung.

Business Intelligence: Volle Transparenz der No-Code-Lösung

Wir bei smapOne erstellen als Dienstleistung zum einen individuelle Dashboards, haben zum anderen aber auch ein optionales Standard-BI-Produkt für unsere Kunden im Angebot.
Das sogenannte „Enterprise Cockpit“ ist ein auf Power BI und der smapOne GrowthDB basierender Report, welcher für einen Master-Account (Enterprise-Account) bereitgestellt werden kann.

Dieser umfangreiche Report ermöglicht eine maximale Transparenz über die Nutzung von smapOne in den bereitgestellten Creatoren-Accounts.

Nutzen des Enterprise-Cockpits

  • Die effektivere Verbreitung von smapOne wird im Unternehmen ermöglicht. Creatoren werden schneller eingebunden und die Abstimmung erleichtert.
  • "Wildwuchs" der smaps kann vermieden werden. Ein zentrales Kontrollorgan, welches jederzeit Einsicht in smaps nehmen kann (über den smap-Vorschau-Link), gewährleistet die Datenschutzkonformität sowie das Identifizieren von produktiven smaps.
  • Durch die geschaffene Transparenz können produktive smaps allen Creatoren als „Unternehmensvorlage“ bereitgestellt und somit insgesamt im Unternehmen genutzt werden.
  • Ein detailliertes Dashboard macht Eindruck, fördert die Kommunikation zu Stakeholdern und ermöglicht es, datengetriebene Entscheidungen und Ziele zu treffen bzw. aufzustellen.

Funktionen des Enterprise-Cockpits

Business-Intelligence_Nutzen-Enterprise-Cockpit-smapOne

Fazit: Schnell digitalisieren ohne IT-Wildwuchs und Schatten-IT

In Zeiten des IT-Fachkräfte- und Digitalisierungsmangels mobilisieren viele Unternehmen ihre Mitarbeiter, um in der Anwendungsentwicklung zu unterstützen. Diese befähigten „Citizen Developer“ gelten als Motor für Digitalisierung und Innovation.

Möglich macht dies die unternehmensweite Einführung einer No-Code-Plattform. Beschäftigen sich Unternehmen nicht mit der schnellen Bereitstellung eines No-Code-Werkzeugs, entsteht mehr IT-Wildwuchs als ohne. Mitarbeiter haben bereits einen Notstand in der Anwendungsunterstützung und suchen sich vielerorts eigene Lösungen.

Unternehmen können diese Schatten-IT vermeiden, indem sie eine einheitliche, durch IT-Experten geprüfte No-Code-Lösung zentral zur Verfügung stellen und die Citizen Developer darin schulen. Das nachhaltige Wachstum, die produktive Nutzung sowie die hohe Akzeptanz in den Fachabteilungen können durch die Integration einer Business-Intelligence-Lösung beobachtet werden.

Die nötige Hilfe, um Transparenz und Kontrolle zu ermöglichen bietet smapOne mit dem Angebot des „Enterprise Cockpits“. Dieser umfangreiche Report stellt ein mächtiges Werkzeug dar, das nicht nur dabei hilft, sogenannten Wildwuchs zu vermeiden und verbindliche Anforderungen zu gewährleisten, sondern auch neue Use Cases frühzeitig zu prüfen, profitable zu identifizieren und diese zentral zu skalieren.

Schnellstart mit dem Proof of Concept

Digitalisierung ist keine Raketen-Wissenschaft: Die Experten der No-Code-Plattform smapOne begleiten Sie durchgehend bei der Einführung Ihrer neuen No-Code-Lösung – für einen schnellen, zielgerichteten Erfolg.

In einem abgeschlossenen Projektzeitraum treten wir gemeinsam den Beweis an, dass Ihre Ideen zur Prozessverbesserung funktionieren, schulen Ihre Creatoren und helfen, intelligente Rollen- und Freigabestrukturen aufzubauen.

Los geht's! Wir freuen uns auf Ihre Herausforderungen.

Jetzt eine unverbindliche Beratung vereinbaren

Holger Kreissl

Growth Manager

Holger Kreissl

Holger Kreissl ist Diplom-Informatiker und arbeitet bereits seit über 20 Jahren in der Softwareentwicklung. Er beschäftigt sich als Growth Manager mit der Produkt- und Unternehmensstrategie von smapOne und unterstützt mit seiner Erfahrung als Software Architekt in der Produktentwicklung.

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