Am von Sven Zuschlag in IT & Innovationsmanagement

Liste der beliebtesten Business-Apps 2019

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Der Trend hin zu einer agilen Business IT mit hoher Schnellkraft ist schon seit Jahren bekannt. Auch der Zielkonflikt zwischen dem Bedarf und der Verfügbarkeit von gut ausgebildeten IT-Fachkräften.

Immer mehr Unternehmen kaufen sich eine agile IT-Basis in Form von Online-Tools zu. Mit dem App-Building-Tool von smapOne ist es Unternehmen ein Leichtes, Prozesse spielerisch, schnell und flexibel zu digitalisieren. Und wer weiß mehr über zu optimierende Prozesse Bescheid als die Mitarbeiter selbst?

  • Durch die Einfachheit und Effektivität des App-Baukastens können Mitarbeiter selbst Apps erstellen, die ihren Arbeitsalltag nach kurzer Zeit massiv erleichtern.
  • Jeder kann seine Ideen in eigene Apps umsetzen und somit dem Unternehmen einen Produktivitätsschub sowie eine digitale Vorreiterrolle verschaffen.

Mit smapOne werden täglich die unterschiedlichsten Ideen in Apps verwandelt. Die meisten davon entstehen unter der Zuhilfenahme von zahlreichen App-Templates.

Doch was sind die beliebtesten App-Vorlagen? Oder anders gefragt, welche Prozesse sind prädestiniert für die Digitalisierung mittels Apps?

Die beliebtesten App-Vorlagen 2019

Maßgeschneidert, schnell anpassbar, unglaublich einfach und optimiert für alle mobilen Betriebssysteme - Das sind die beliebtesten Business-Prozesse für die mobile Nutzung per App:

App Nr. 1: Der Montagebericht

Kategorie: Maschinen- und Anlagenbau, Technischer Service, Energieversorger

Qualität reicht heutzutage als Differenzierungsmerkmal nicht mehr aus. Vielmehr geht es um die Einhaltung von Terminen und Zusagen, von Agilität und natürlich um den Preis. Die schnelle Erfassung der Person, des Typenschilds, der Projektzuordnung sowie einer Unterschrift per App ermöglichen es, die Dokumentationszeit um ein Vielfaches zu senken. Der Monteur gewinnt nicht nur freie Zeitreserven, sondern auch Sicherheit durch einheitliche und exakte Dateneingabe ohne Medienbruch.

Bei der Entdeckung eines Mangels oder bei Verwendung von Material kann aus der momentan beliebtesten App "Montagebericht" umgehend reagiert werden. Sofort nach dem Empfang des Berichtes sieht das Backoffice, welche Reparaturen und Materialbestellungen veranlasst werden müssen. Mittels der Erfassung entstandener Zusatzkosten (z. B. Übernachtungskosten) ist die schnelle Abrechnung des Arbeitseinsatzes gewährleistet. Ohne die digitale und schnelle Dokumentation per App ist ein papierloser, schlanker, flexibler und dabei "ganzheitlicher" Montageablauf nur noch schwer möglich. 

App Nr. 2: Wartung und Instandhaltung

Kategorie: Maschinen- und Anlagenbau, Technischer Service, Energieversorger

Digitale Unterschrift, grafische Freihandnotizen, Barcodes scannen und lesen, Offlinebetrieb am Smartphone und Tablet - Das digitale Wartungs- und Instandhaltungsprotokoll ist immer so umfangreich, wie es für den Anwender sein muss. Die praktische Durchschlagsfunktion lässt zu, eine Kopie des Wartungsberichts direkt aus der App an eine frei wählbare E-Mail-Adresse (z. B. Kunde) zu senden. Über die "Aufgaben"-Funktion von smapOne sind ebenso mehrstufige Wartungs- und Instandhaltungs-Prozesse möglich. Formulare werden dabei an Kollegen weitergegeben und final bearbeitet. Auch ein einfacher Freigabeprozess (z. B. bei einer Materialbestellung durch den Vorgesetzten) kann abgebildet werden.

App Nr. 3: Abnahmeprotokoll

Kategorie: Baugewerbe, Facility Management

Bauabnahmen und Wohnungsübergaben werden mittels digitaler Abnahmeprotokolle einfacher und rechtssicherer. Durch die detaillierte Mangelaufnahme per App mittels Text, Foto, Skizze und auch Tonaufnahmen ist eine einwandfreie Dokumentation jederzeit gewährleistet. Bauleiter, Unternehmer wie auch Bauherren sichern sich somit gegen vermeidbare Schadensersatzleistungen, verursacht durch eine fehlerhafte Erfassung, ab. Ohne den sonst üblichen Medienbruch durch die gleichzeitige Verwendung von Digitalkameraaufnahmen, handschriftlichen Notizen und Exceltabellen vermeiden Anwender das Risiko des Verlustes von Daten.

Eine Mangelerfassungen liegt in Sekundenschnelle als digitaler und strukturierter Datensatz bereit, sodass Nacharbeiten umgehend beauftragt werden können. Dank der digitalen Unterschrift zeichnen Bauleiter und Bauherren direkt in der App. Über die Durchschlagsfunktion geht das Protokoll als PDF-Bericht sofort an die gewünschten Postfächer heraus und die Bauabnahme ist erfolgreich abgeschlossen.

App Nr. 4: Mangelerfassung

Kategorie: Baugewerbe, Facility Management

Objektverantwortliche und Facility Manager müssen regelmäßig Objekte begehen, die Qualität sicherstellen und Mängel erfassen. Zumeist wird das noch handschriftlich auf Papier erledigt und die Daten werden dann im Nachgang mühsam manuell aufbereitet. Insgesamt also ein zeitlich aufwendiger und fehleranfälliger Prozess. Mit der Mangelerfassung per App werden Beanstandungen per Foto und Freihandnotizen direkt mobil auf dem Smartphone oder Tablet aufgenommen. Die digitalen Daten sind sofort zentral und per E-Mail verfügbar und können an den Kunden, Dritte oder zur Rechnungsstellung weitergeleitet werden.

  • Kein zusätzlicher Digitalisierungsaufwand (einscannen, abtippen, hochladen, etc.)
  • Schnelle Abrechnung
  • ca. 25 % Produktivitätssteigerung bei Objektverantwortlichen
  • Positiver Einfluss auf Qualität und Reputation

App Nr. 5: Warenkontrolle (Reklamation)

Kategorie: Logistik, Technischer Service, Qualitätsmanagement

Ob Speditionswesen, Lagerverwaltung oder Gastronomie - Die Warenkontrolle per App ist überall da beliebt, wo Nachweisbarkeit und eine Zeitersparnis besonders wichtig sind. Der smapOne Anwender FN Global Meat (Erfolgsgeschichte lesen) beobachtet beachtliche Vorteile gegenüber der analogen Kontrolle. Mittels App hat der Foodlogistiker 30 % weniger Dokumentationsaufwand. Starke 90 % der Mitarbeiter bevorzugen die App-Lösung sogar nach kurzer Zeit.

Der Anwender RAFI GmbH (Erfolgsgeschichte lesen) berichtet von 50 % Zeitersparnis bei der Wareneingangskontrolle sowie von einer effizienteren Dokumentation und Auswertung der Daten.

App Nr. 6: Besuchsbericht

Kategorie: Technischer Service, Retail

Eine Anwendungsmöglichkeit von Besuchsberichten ist die Ladenkontrolle (auch Store Check). Für das sogenannte „Laden-im-Laden-Prinzip“ prüfen Mitarbeiter, ob die eigenen Produkte im Groß- und Einzelhandel ordnungsgemäß präsentiert und ausgepreist sind. Auch in Filialen bietet sich die digitale Dokumentation des Besuchs an: Sind Regale ordentlich und gefüllt? Ist der Laden sauber? Wie verhält sich das Personal (Mystery Shopper)? Gibt es auffällige Defekte? usw.

Die häufigste Anwendung der Besuchsberichts-App findet im Außendienst bei Kunden statt. Hier werden:

  • Emotionen eingefangen,
  • Checklisten abgearbeitet,
  • Gespräche aufgenommen / protokolliert,
  • Bemühungen der Konkurrenz erfragt sowie
  • Provisionen oder auch Folgetermine vereinbart.

App Nr. 7: Unfallprotokoll Fuhrpark

Kategorie: Facility Management, Logistik

Formularbasierte Unfall- und Schadensmeldungen sind Standard in jedem Fuhrparkmanagement. Diesen Prozess zu digitalisieren ist schnell und einfach möglich – und nötig.

Mit der Nutzung der Unfallprotokoll-App liegen in Sekundenschnelle zu jedem Schadensprotokoll strukturierte und digitale Daten zentral vor. Diese Datensätze sind optimal integrierbar z. B. für die Zuordnung und Weiterverarbeitung. Vorteile der mobilen Lösung per App sind die stete Aktualität der Dokumente, die genaue Zeit- und Orterfassung des Unfalls (GPS-Funktion), die sofortige Zuordnung von Fahrzeug und Fahrer sowie eine Bilddokumentation (auch per Skizze) zuzüglich zur Fließtext-Beschreibung direkt in dem digitalen Unfallformular.

Unfallmeldungen sind so unkompliziert, dass Fahrer in Extremsituationen Sicherheit durch routinierte Abläufe gewinnen. Das lästige Suchen nach Dokumenten in Stresssituationen entfällt.

Die spannende Erfolgsgeschichte zum Einsatz von Apps für das Fuhrparkmanagement finden Sie hier: CANCOM Fuhrpark: Wie 2 Apps die Arbeit von 1500 Mitarbeitern verbessern.

App Nr. 8: Bestellformular

Kategorie: Logistik, Bauwirtschaft, Facility Management, Technischer Service

Das digitale Bestellformular kann intern als auch extern genutzt werden. Für die Aufnahme fehlender Produkte wird direkt vor Ort (beim Kunden, auf der Baustelle, im Lager) eine Bestellung per Smartphone oder Tablet vermerkt.

Bestellformulare können von Lieferanten für externe Groß- oder Stammkunden bereitgestellt werden. Oder, eine weitere Variante ist die eigene Benutzung in der Lagerverwaltung oder im Außendienst. Vor dem Absenden an den Lieferanten bzw. die Einkaufsabteilung ist es möglich, einen einfachen Freigabeprozess einzufügen.

App Nr. 9: Stundennachweis

Kategorie: Logistik, Bauwirtschaft, Facility Management, Technischer Service

Die mobile Zeiterfassung ist gerade durch politische Diskussionen in den Fokus gerückt. Eine App für den mobilen Stundennachweis bietet die Möglichkeit, den Start- und Endzeitpunkt einer Arbeitsleistung inkl. Eingabe von Pausen zu dokumentieren. Diese ist individuell an die Vorgaben im Unternehmen anpassbar und kann durch wertvolle Informationen für den App-Nutzer angereichert werden (Klauseln, URLs, Impressum, Kontaktnummern, etc.).

Die Arbeitszeiterfassung wird von den Nutzern zentral in die Datenverwaltung gesendet, wo diese unverzüglich ausgewertet und abgerechnet werden können. Die sonst üblichen 1 bis 4 Tage Verzögerung zwischen Arbeitseinsatz und Einreichung der benötigten Arbeitszeit entfallen.

App Nr. 10: Baubericht / Baudokumentation

Kategorie: Baugewerbe

In Form eines Baustellentagebuchs führen Nutzer der App "Baubericht" digital und strukturiert "Buch" über alle angefallenen Tätigkeiten, die Arbeitssicherheit vor Ort, Mängel und Fortschritte sowie die Arbeitszeit. Dies ist über Checkboxen, die Texteingabe, Unterschriftenfelder und auch die Bilddokumentation möglich. Über die Durchschlagsfunktion können Auftraggeber wie auch Arbeitgeber über jeden vollendeten Bericht informiert werden und diesen als E-Mail erhalten.

Fazit: Das sind die Top 10 Apps 2019

Das sind sie also, die beliebtesten Business-Apps 2019. Ist Ihnen auch aufgefallen, dass vor allem die Fotodokumentation im Fokus steht? In der digitalisierten Welt sollten wir die Funktionen, die uns die mobilen Endgeräte bereits bieten, auch nutzen. Wer heutzutage noch mit Digitalkamera dokumentiert, nachträglich Fotos zu Aufträgen zuordnet, Daten in Exceltabellen abtippt und Papierformulare einscannt - der vertrödelt seine Zeit. Das muss man ganz klar so sagen! 

Aber nicht nur die schnell umzusetzende Zeitersparnis ist bemerkenswert. Auch der enorme Produktivitäts- und Motivationsschub bei den einzelnen Mitarbeitern ist wunderbar zu beobachten. Findige Kollegen basteln selbstständig Apps zusammen und optimieren Unternehmensprozesse aus dem Inneren. Ganz ohne langwierige IT-Projekte. Durch diese Lust am "Apps erstellen" sind schon die kuriosesten Vorlagen entstanden. Aber dazu gibt es bestimmt später einen weiteren Beitrag ;).

Jetzt sind erst einmal Sie dran!

Ihr Spieltrieb wurde geweckt?

Welche Apps wollen Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen? Sie haben eigene Ideen für produktive Apps? Sie möchten mehr über smapOne, die erfolgreiche Einführung von Apps in Unternehmen oder weitere Einsatzszenarien erfahren?

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[Infografik] Die beliebtesten Business-Apps 2019

Sven Zuschlag

CEO/Vorstand

Sven Zuschlag

Digitaler Vordenker und Vorstand der smapOne AG. Verantwortlich für Unternehmensstrategie, Märkte und Mitarbeiter. Macher und Brückenbauer innerhalb der digitalen Welt. Bis 2014 leitete er den Solution-Partner-Channel bei Microsoft. Als studierter Diplom-Betriebswirt mit über 21 Jahren Berufserfahrung in verschiedenen Unternehmen und Rollen kennt er die Trends und die Anforderungen von Unternehmen an moderne IT genau.

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