Papierlose Logistik: So machen Sie endlich Schluss mit der Zettelwirtschaft

Wie Sie die Prozesse im Wareneingang und -ausgang digitalisieren – ohne IT-Knowhow

Kann es eine Logistik ohne Zettelwirtschaft geben? Digitale Lieferscheine, digitale Frachtbriefe, alle Checklisten und Formulare in nutzerfreundliche Apps umwandeln – ist das realistisch?

Als Fachbereichsleiter kennen Sie das: Im Wareneingang und -ausgang stehen Sie jeden Tag in der Verantwortung für effiziente, reibungslose Prozesse – und dabei vor den verschiedensten Herausforderungen. Der Zeit- und Kostendruck ist enorm: Die Waren müssen schließlich schnellstmöglich für weitere Schritte verfügbar sein.

Das Papieraufkommen, mit dem Sie täglich kämpfen, ist extrem: Lieferscheine, Dokumentation von Transportschäden, Gefahrgut-Kontrollen, Liefernachweise – alles muss lückenlos dokumentiert werden. Verlorene Informationen und Fehler in der Qualitätsbewertung sind fatal.

Erschwerend kommt hinzu, dass es überall an Fachkräften mangelt und Mitarbeiter oft wechseln. Hohe körperliche Belastung und ermüdende, ineffektive Aufgaben wie händisches Nacharbeiten von handschriftlichen Dokumenten sorgen für wenig Motivation. Es entsteht ein herausfordernder Spagat zwischen Ansprüchen und Möglichkeiten – und das jeden Tag.

Akut spielt auch der Papiermangel eine wichtige Rolle. Aufgrund von Lieferengpässen, damit verbundenen Kostensteigerungen und einer rückläufigen Produktion von Druck- und Schreibpapier, ist es nicht mehr so einfach, kostengünstig an den Rohstoff zu kommen.

Für mehr Effizienz aber auch für mehr Nachhaltigkeit müssen Unternehmen schnell Papierprozesse abbauen. Am besten wäre es, ganz auf papierlose Logistik umzusteigen. Das Schlüsselwort heißt Digitalisierung. Digitale Prozesse benötigen kein Papier. Und auch sonst haben digitale Prozesse in der Logistik vielfältige Vorteile.

Am Beispiel des Wareneingang und -ausgangs zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Prozesse selbst digitalisieren können und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter mehr motivieren.

Digitale Prozesse im Warenein- und Warenausgang, erleichtern Ihre Arbeit erheblich: Daten können schneller und mit weniger Fehlern verarbeitet und leichter aufbereitet werden. Die Qualität wird automatisch verbessert und das alles in einem Bruchteil der Zeit, die Ihre bisherigen Prozesse beanspruchen. Gleichzeitig wären effiziente, digitale Prozesse zeitgemäß und machen Mitarbeitern, insbesondere den Digital Natives, mehr Spaß.

Klingt alles wunderbar – doch die Digitalisierung der Prozesse wäre ein langwieriges und teures Projekt, das Sie nur mit externer Unterstützung stemmen können? No-Code-Tools schaffen hier Abhilfe. Mit ihrer Hilfe können Sie sich die passenden Apps dafür selbst bauen! Um die althergebrachten Abläufe im Wareneingang und -ausgang in schlankere digitale Prozesse umzugestalten, müssen Sie nicht einmal selbst programmieren können. Tatsächlich ist es spielerisch einfach:

„Die Apps für unseren Wareneingang und -ausgang selbst zu bauen, war viel einfacher als gedacht. Die erste App hatten wir an einem Nachmittag fertig – komplett ohne Programmierkenntnisse.“ (Anton Meyer, Leiter Wareneingang Warenausgang eines mittelständischen deutschen Logistikunternehmens)

Folgende Prozesse des Wareneingangs und -ausgangs eignen sich perfekt, um sie mit einer Baukasten-App wie smapOne in kurzer Zeit zu digitalisieren:

• Warenannahme
• Erfassung des Warenbestands
• Wareneingangskontrolle
• Sperrlagerung und Warenfreigabe
• Eingang der Waren und buchhalterische Erfassung
• Einlagerung der Waren

Die fertigen Apps führen den zuständigen Mitarbeiter Schritt für Schritt durch die anstehenden Aufgaben. So wird automatisch sichergestellt, dass alle Haken gesetzt, alle Unterschriften geleistet und alle Dokumente am richtigen Ort abgespeichert sind.

Mithilfe des eines No-Code-App-Baukastens gestalten Sie für jeden Ihrer Prozesse eine passende Business -App. So kommen Sie auch ohne Programmierkenntnisse oder zusätzliche IT-Fachkräfte zur papierlosen Logistik.

Wie funktioniert das App-Bauen mit No-Code-Tools? Entweder, nutzen Sie die angebotenen App-Vorlagen. Oder Sie bauen sich im Drag-and-Drop-Verfahren mit verschiedenen, vordefinierten Bausteinen – zum Beispiel Barcodescanner, Textfeld, Skizze oder Positionsbestimmung – Ihre ganz eigene App. Dabei gibt es kein Limit: Ob eine oder hundert Apps erstellt werden müssen – alle Prozesse und Formulare aus dem Supply Chain Management können in individuelle Apps umgewandelt werden.

Aus einem Lieferschein auf Papier wird ein digitaler Lieferschein in der App. So entstehen effiziente und nachhaltige papierlose Logistik-Prozesse.

Als Nicht-IT-ler stellen Sie sich vielleicht die Frage, ob Sie Apps für Ihre Logistik-Prozesse wirklich selbst bauen und im Alltag einfach nutzen können. Die kurze Antwort lautet: ja. 

No-Code-Plattformen arbeiten mit vordefinierten Bausteinen, das bedeutet, Sie müssen nichts programmieren, keine Programmiersprachen beherrschen. Sie klicken einfach die benötigten Bausteine zusammen und fügen hier und da ein bisschen Logik hinzu. Apps bauen mit No Code ist im Grunde wie Lego: Auch komplett ohne Vorkenntnisse können Sie damit ein Haus bauen, spielerisch verbessern Sie Ihr Können mit jedem Bauwerk und Änderungen nehmen Sie in Sekundenschnelle vor.

Die Vorteile eines digitalisierten Warenein- und ausgangs in der Logistik sind klar:

• Arbeitsprozesse gestalten sich effizienter.
• Zeitaufwand wird deutlich reduziert.
• Produktivität steigt.
• Automatisch höhere Umsätze möglich.
• Arbeit wird attraktiver – auch für potenzielle Nachwuchskräfte.

Konkret auf die einzelnen Aufgaben und Arbeitsziele heruntergebrochen bedeutet das:

Mit No-Code-Tools wie smapOne erstellte Business Apps vereinfachen und beschleunigen die Dokumentation in der Wareneingangskontrolle enorm. Medienbrüche, unleserliche, verschmutzte oder “vergessene” Felder auf Formularen gehören der Vergangenheit an. Alle an den Logistik-Prozessen Beteiligten erhalten nachvollziehbarere, sauberere und vor allem vollständigere Daten. Außerdem sind engmaschigere Kontrollen möglich, denn der Abgang von Material und Lagerartikeln kann besser überwacht werden. Fehler und Folgefehler bei der digitalen Dokumentation werden so vermieden. Zusätzlich werden beim Qualitätsmanagement Schäden problemlos erfasst und lückenlos weitergeleitet.

„Mit Hilfe von smapOne können wir den gesamten Prozess bestehend aus Dateneingabe, Bildaufnahmen und digitaler Unterschrift in einer App abbilden. Damit sparen wir beim Erfassen wie beim Auswerten der Daten kostbare Zeit."
Jürgen Schaplow, Teamleiter Wareneingang & Reklamation (RAFI GmbH & Co. KG)

Digitale logistische Prozesse können miteinander vernetzt werden, das erleichtert die Zusammenarbeit mit Lieferanten, Kunden und anderen Abteilungen. Routine-Arbeiten mit Apps statt Klemmbrett und Stift motivieren zudem die Mitarbeitenden. No Code befähigt sie zusätzlich dazu, sich aktiv für die digitale Weiterentwicklung ihres Unternehmens einzusetzen.

„Wir wertschätzen die Perspektive der Mitarbeiter. Mit der Idee, dass man Gutes immer noch ein bisschen besser machen kann, sind wir immer auf der Suche nach Optimierung. Wir wollen, dass unser Team die Betriebsabläufe aktiv und konstruktiv mitgestaltet.“
Jürgen Schaplow (Teamleiter Wareneingang & Reklamation, RAFI)

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